Lo schema di testo unico sulla documentazione amministrativa, del quale parliamo da due mesi su queste pagine, è uno strumento fondamentale per adeguare il funzionamento degli uffici pubblici alla società dell'informazione. Infatti riunisce in un corpus unico la secolare stratificazione di norme che regolano il traffico di documenti, aggravata dalla continua emanazione di nuove regole scritte all'insegna della semplificazione.
Un testo unico ha la funzione di raccogliere e coordinare tutta la normativa esistente su una specifica materia, eliminando tutto ciò che non è coerente con il nuovo schema. Compito non facile, perché ci possono essere vecchie disposizioni che  non sono facilmente conciliabili con le più recenti, anche se non si verifica un contrasto formale.

Questo è il caso dell'articolo 6, che al primo comma recita:

Le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facoltà di sostituire, a tutti gli effetti, i documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o regolamento è prescritta la conservazione, con la corrispondente riproduzione fotografica o con altro mezzo idoneo a garantire la conformità agli originali [...]

C'è da rilevare, in primo luogo, che in tutto il testo unico non appare in primo piano l'archiviazione ottica, un elemento essenziale del nuovo schema dei flussi documentali; anche in questo comma l'argomento rientra nella definizione residuale di "altro mezzo idoneo a garantire la conformità agli originali". Inoltre manca il requisito essenziale (richiamato altrove nell'articolato) dell'inalterabilità della registrazione, possibile solo con il supporto ottico o con la firma digitale.
Ancora, la rubrica stessa dell'articolo appare inadeguata, perché parla di "riproduzione" e non anche di "conservazione" dei documenti.

Ma il vero problema sollevato da questa norma è la sopravvivenza della "riproduzione fotografica", in pratica la microfilmatura, dei documenti. Una tecnologia dispendiosa e poco flessibile, che mal si adatta alla gestione informatica dei flussi documentali, fondata sulla produzione e riproduzione digitale.

Si pensi, per esempio, alla differenza che c'è tra lo spedire la copia di un documento fotografico e quella di un documento digitale: nel primo caso occorre andare a cercare materialmente una microfiche nell'archivio, inserirla nel lettore, stamparla, chiuderla in una busta, scriverci sopra l'indirizzo e finalmente spedirla al destinatario. Nel secondo bastano pochi clic per trovare e aprire un file da un CD e farne un attach da spedire via e-mail. In più con questo sistema si può generare automaticamente la registrazione di protocollo, che nel caso della spedizione "fisica" è un'operazione aggiuntiva. Senza considerare, infine, la maggiore complicazione che si verifica se la copia deve essere validata: con un documento  informatico apporre la firma digitale è affare di pochi secondi.
Dunque, nell'insieme delle disposizioni che prevedono la progressiva totale informatizzazione dei flussi documentali, la riproduzione fotografica è un ingombrante zombie, un "morto vivente" per il quale sarebbe bene prevedere un termine di sepoltura definitiva.

(M. C.)