In questa serie di articoli compiremo un percorso tematico, partendo dall'illustrazione relativa alla gestione della documentazione contabile e commerciale, considerando le novità introdotte dai processi di e-procurement, per poi descrivere le modalità di tenuta degli archivi digitali, dei sistemi di gestione documentale, integrati a soluzioni di firma digitale e concludersi con la descrizione delle nuove soluzioni telematiche per la dichiarazione dei redditi.
Fra le procedure di natura amministrativa porremo attenzione all'analisi dei documenti contabili e commerciali, che definiscono l'acquisizione di beni o servizi da parte dello Stato, e all'analisi della documentazione fiscale. In questi ambiti si stanno sperimentando le più evolute tecnologie, utili all'elaborazione ed alla gestione informatizzata dei documenti.

Per quanto riguarda la gestione dei documenti contabili e commerciali, in Francia si può fare riferimento a due provvedimenti normativi. Il Regolamento di contabilità per le pubbliche amministrazioni, 99.03 del 29 aprile 1999, che fissa le regole generali per la registrazione e la gestione della documentazione contabile, ed il decreto 62-1587, del 29 dicembre 1962 che definisce le modalità di formazione e tenuta del bilancio.

Il regolamento di contabilità impone alle amministrazioni pubbliche di elaborare un manuale di gestione, da sottoporre all'approvazione del Ministero dell'economia e delle finanze ma prevede anche la possibilità di gestire tutta la documentazione per mezzo di sistemi informatizzati. In ogni caso, l'amministrazione francese, pur essendo fortemente centralizzata dal punto di vista della gestione finanziaria, per quanto riguarda le modalità di rappresentazione della documentazione contabile, lascia un certo margine d'autonomia agli organi che contribuiscono alla formazione del bilancio. Proprio a causa dell'autonomia accordata alle varie amministrazioni il processo di integrazione ed automazione dei procedimenti di carattere economico-finanziario, ed in particolare il processo di smaterializzazione dei documenti commerciali e contabili, risulta più complesso da attuare in relazione a conseguenti problematiche d'interoperabilità.

L'organizzazione dei sistemi informativi del Ministero dell'economia e delle finanze presenta un quadro frammentato, per cui le sei direzioni più importanti gestiscono autonomamente i propri sistemi informativi, mentre le altre direzioni si avvalgono del supporto della Direzione del Personale e della Modernizzazione della pubblica amministrazione. Per ovviare a tale frammentazione il Ministero dell'economia e delle finanze ha promosso una serie di progetti d'integrazione organizzativa e procedurale. I due progetti più importanti sono il progetto "COPERNICO", volto ad armonizzare i processi operativi ed informativi della Direzione generale per la contabilità pubblica e della Direzione generale delle imposte, ed il progetto interministeriale "ACCORD", per l'integrazione delle procedure di formazione e gestione del bilancio pubblico.

Le procedure di carattere commerciale nonché la produzione e la gestione della relativa documentazione sono in larga misura regolamentate dal nuovo Codice degli appalti pubblici, perfettamente rispondente a quanto previsto dalla direttiva 92/50/CEE.
Secondo quanto previsto dall'articolo 11 del Codice sono documenti costitutivi della gare d'appalto:
- la richiesta d'offerta;
- i capitolati d'onere;
- le offerte dei candidati.

Sulla base di quanto stabilito dall'articolo 56 del codice, tutta la documentazione di gara prodotta da un ente promotore di una procedura d'appalto può essere pubblicata, trasmessa o ricevuta per via telematica, mentre le offerte di gara inviate dai concorrenti, salvo diversa indicazione esplicitata nel bando, possono essere spedite per via telematica. L'organo promotore ed i concorrenti, possono conservare i documenti di gara in formato elettronico.

L'Agenzia per le tecnologie informatiche e della comunicazione nell'amministrazione (ATICA) ha dettato una serie di regole per la conservazione della documentazione, per cui i dati salvati su specifici supporti non potranno essere suscettibili di trasformazioni, revisioni o aggiornamenti successivi alla registrazione. In riferimento ai formati, l'ATICA ha emanato una circolare, in data 23 maggio 2001, in cui elenca le tipologie di formato adeguate al salvataggio, alla conservazione ed all'archiviazione dei dati prodotti e scambiati fra le amministrazioni pubbliche, a seconda del tipo di informazione contenuta nei documenti.

L'amministrazione francese ha già provveduto a smaterializzare la pubblicazione dei bandi di gara e della relativa documentazione su un sito Internet, il Portale degli appalti pubblici. Il Ministero delle infrastrutture, dei trasporti e della casa ed il Ministero della difesa hanno realizzato, in via sperimentale, dei propri siti Internet attraverso i quali le imprese possono visionare l'elenco delle gare d'appalto in corso e scaricare la relativa documentazione:
- Ministero delle infrastrutture
- Ministero della difesa

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