Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445
Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in
materia di documentazione amministrativa
(S. O. alla G. U. n. 42 del 20 febbraio 2001)
1. Ai fini del presente testo unico si intende per:
a) DOCUMENTO AMMINISTRATIVO ogni rappresentazione, comunque formata, del
contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque,
utilizzati ai fini dell'attività amministrativa. Le relative modalità di
trasmissione sono quelle indicate al capo II, sezione III del presente testo
unico.
b) DOCUMENTO INFORMATICO la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati
giuridicamente rilevanti.
c) DOCUMENTO DI RICONOSCIMENTO ogni documento munito di fotografia del titolare
e rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico, da una pubblica
amministrazione italiana o di altri Stati, che consente l' identificazione
personale del titolare.
d) DOCUMENTO D'IDENTITÀ la carta di identità ed ogni altro documento munito
di fotografia rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico, dall'amministrazione
competente dello Stato italiano o di altri Stati, con la finalità prevalente di
dimostrare l'identità personale del suo titolare.
e) DOCUMENTO D'IDENTITÀ ELETTRONICO il documento analogo alla carta d'identità
elettronica rilasciato dal comune fino al compimento del quindicesimo anno di
età.
f) CERTIFICATO il documento rilasciato da una amministrazione pubblica
avente funzione di ricognizione, riproduzione e partecipazione a terzi di stati,
qualità personali e fatti contenuti in albi, elenchi o registri pubblici o
comunque accertati da soggetti titolari di funzioni pubbliche.
g) DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI CERTIFICAZIONE il documento, sottoscritto dall'interessato,
prodotto in sostituzione dei certificati di cui alla lettera f).
h) DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI ATTO DI NOTORIETA' il documento, sottoscritto
dall'interessato, concernente stati, qualità personali e fatti, che siano a
diretta conoscenza di questi, resa nelle forme previste dal presente testo
unico.
i) AUTENTICAZIONE DI SOTTOSCRIZIONE l'attestazione, da parte di un pubblico
ufficiale, che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza, previo
accertamento dell'identità della persona che sottoscrive.
l) LEGALIZZAZIONE DI FIRMA l'attestazione ufficiale della legale
qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed
estratti, nonché dell'autenticità della firma stessa.
m) LEGALIZZAZIONE DI FOTOGRAFIA l'attestazione, da parte di una pubblica
amministrazione competente, che un'immagine fotografica corrisponde alla
persona dell'interessato.
n) FIRMA DIGITALE il risultato della procedura informatica (validazione) basata
su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che
consente al sottoscrittore tramite la chiave privata e al destinatario tramite
la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la
provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di
documenti informatici.
o) AMMINISTRAZIONI PROCEDENTI le amministrazioni e, nei rapporti con l'utenza,
i gestori di pubblici servizi che ricevono le dichiarazioni sostitutive di cui
alle lettere g) e h) o provvedono agli accertamenti d'ufficio ai sensi dell'art.
43.
p) AMMINISTRAZIONI CERTIFICANTI le amministrazioni e i gestori di pubblici
servizi che detengono nei propri archivi le informazioni e i dati contenuti
nelle dichiarazioni sostitutive, o richiesti direttamente dalle amministrazioni
procedenti ai sensi degli articoli 43 e 71.
q) GESTIONE DEI DOCUMENTI l'insieme delle attività finalizzate alla
registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione
e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle
amministrazioni, nell'ambito del sistema di classificazione d'archivio adottato;
essa è effettuata mediante sistemi informativi automatizzati.
r) SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI l'insieme delle risorse di
calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure
informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti.
s) SEGNATURA DI PROTOCOLLO l'apposizione o l'associazione, all'originale
del documento, in forma permanente e non modificabile delle informazioni
riguardanti il documento stesso.
1. Le norme del presente testo unico disciplinano la formazione, il rilascio,
la tenuta e la conservazione, la gestione, la trasmissione di atti e documenti
da parte di organi della pubblica amministrazione; disciplinano altresì la
produzione di atti e documenti agli organi della pubblica amministrazione
nonché ai gestori di pubblici servizi, nei rapporti con l'utenza, e ai
privati che vi consentono. Le norme concernenti i documenti informatici e la
firma digitale, contenute nel capo II, si applicano anche nei rapporti tra
privati come previsto dall'articolo 15, comma 2 della legge 15 marzo 1997, n.
59.
1. Le disposizioni del presente testo unico si applicano ai cittadini
italiani e dell'Unione europea, alle persone giuridiche, alle società di
persone, alle pubbliche amministrazioni e agli enti, alle associazioni e ai
comitati aventi sede legale in Italia o in uno dei Paesi dell'Unione europea. (R)
2. I cittadini di Stati non appartenenti all'Unione regolarmente
soggiornanti in Italia, possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive di cui
agli articoli 46 e 47 limitatamente agli stati, alle qualità personali e ai
fatti certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici italiani, fatte
salve le speciali disposizioni contenute nelle leggi e nei regolamenti
concernenti la disciplina dell'immigrazione e la condizione dello straniero. (R)
3. Al di fuori dei casi previsti al comma 2, i cittadini di Stati non
appartenenti all'Unione autorizzati a soggiornare nel territorio dello Stato
possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 nei
casi in cui la produzione delle stesse avvenga in applicazione di convenzioni
internazionali fra l'Italia ed il Paese di provenienza del dichiarante. (R)
4. Al di fuori dei casi di cui ai commi 2 e 3 gli stati, le qualità
personali e i fatti, sono documentati mediante certificati o attestazioni
rilasciati dalla competente autorità dello Stato estero, corredati di
traduzione in lingua italiana autenticata dall'autorità consolare italiana
che ne attesta la conformità all'originale, dopo aver ammonito l'interessato
sulle conseguenze penali della produzione di atti o documenti non veritieri.
1. La dichiarazione di chi non sa o non può firmare è raccolta dal pubblico
ufficiale previo accertamento dell'identità del dichiarante. Il pubblico
ufficiale attesta che la dichiarazione è stata a lui resa dall'interessato in
presenza di un impedimento a sottoscrivere. (R)
2. La dichiarazione nell'interesse di chi si trovi in una situazione di
impedimento temporaneo, per ragioni connesse allo stato di salute, è sostituita
dalla dichiarazione, contenente espressa indicazione dell'esistenza di un
impedimento, resa dal coniuge o, in sua assenza, dai figli o, in mancanza di
questi, da altro parente in linea retta o collaterale fino al terzo grado, al
pubblico ufficiale, previo accertamento dell'identità del dichiarante. (R)
3. Le disposizioni del presente articolo non si applicano in materia di
dichiarazioni fiscali. (R)
1. Se l'interessato è soggetto alla potestà dei genitori, a tutela, o a
curatela, le dichiarazioni e i documenti previsti dal presente testo unico sono
sottoscritti rispettivamente dal genitore esercente la potestà, dal tutore, o
dall'interessato stesso con l'assistenza del curatore.
1. Le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facoltà di sostituire, a
tutti gli effetti, i documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la
corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o regolamento è prescritta la
conservazione, con la corrispondente riproduzione fotografica o con altro mezzo
idoneo a garantire la conformità agli originali.Con decreto del Presidente del
Consiglio dei Ministri sono stabiliti i limiti di tale facoltà, nonché le
modalità tecniche della riproduzione e dell'autenticazione. (L)
2. Gli obblighi di
conservazione ed esibizione dei documenti di cui al comma 1 si intendono
soddisfatti, sia ai fini amministrativi che probatori, anche se realizzati su
supporto ottico quando le procedure utilizzate sono conformi alle regole
tecniche dettate dall'Autorità per l'informatica nella pubblica
amministrazione. (L)
3.
I limiti e le modalità tecniche della riproduzione e dell'autenticazione dei
documenti di cui al comma 1, su supporto fotografico o con altro mezzo tecnico
idoneo a garantire la conformità agli originali, sono stabiliti con decreto del
Presidente del Consiglio dei Ministri.
4. Sono fatti salvi i poteri di controllo del Ministero per i beni e le
attività culturali sugli archivi delle amministrazioni pubbliche e sugli
archivi privati dichiarati di notevole interesse storico, ai sensi delle
disposizioni del Capo II del decreto legislativo 29 ottobre 1999, n. 490.
Articolo 7 (L)
Redazione e stesura di atti pubblici
1. I decreti, gli atti ricevuti dai notai, tutti gli altri atti pubblici, e
le certificazioni sono redatti, anche promiscuamente, con qualunque mezzo
idoneo, atto a garantirne la conservazione nel tempo.
2. Il testo degli atti pubblici comunque redatti non deve contenere lacune,
aggiunte, abbreviazioni, correzioni, alterazioni o abrasioni. Sono ammesse
abbreviazioni, acronimi, ed espressioni il lingua straniera, di uso
comune.Qualora risulti necessario apportare variazioni al testo, si provvede in
modo che la precedente stesura resti leggibile.
SEZIONE II
DOCUMENTO INFORMATICO
Articolo 8 (R)
Documento informatico
1. Il documento informatico da chiunque formato, la registrazione su supporto
informatico e la trasmissione con strumenti telematici, sono validi e rilevanti
a tutti gli effetti di legge, se conformi alle disposizioni del presente testo
unico.
2. Le regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione,
la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei
documenti informatici sono definite con decreto del Presidente del Consiglio dei
Ministri sentite l'Autorità per l'informatica nella pubblica
amministrazione e il Garante per la protezione dei dati personali. Esse sono
adeguate alle esigenze dettate dall'evoluzione delle conoscenze scientifiche e
tecnologiche, con cadenza almeno biennale.
3. Con il medesimo decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri sono
definite le misure tecniche, organizzative e gestionali volte a garantire
l'integrità, la disponibilità e la riservatezza delle informazioni contenute
nel documento informatico anche con riferimento all'eventuale uso di chiavi
biometriche di cui all'articolo 22, lettera e).
4. Restano ferme le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei
dati personali.
Articolo 9 (R)
Documenti informatici delle pubbliche amministrazioni
1. Gli atti formati con strumenti informatici, i dati e i documenti
informatici delle pubbliche amministrazioni, costituiscono informazione primaria
ed originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto,
riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.
2. Nelle operazioni riguardanti le attività di produzione, immissione,
conservazione, riproduzione e trasmissione di dati, documenti ed atti
amministrativi con sistemi informatici e telematici, ivi compresa l'emanazione
degli atti con i medesimi sistemi, devono essere indicati e resi facilmente
individuabili sia i dati relativi alle amministrazioni interessate sia il
soggetto che ha effettuato l'operazione.
3. Le pubbliche amministrazioni provvedono a definire e a rendere disponibili
per via telematica moduli e formulari elettronici validi ad ogni effetto di
legge.
4. Le regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti
informatici delle pubbliche amministrazioni sono definite dall'Autorità per
l'informatica nella pubblica amministrazione d'intesa con l'amministrazione
degli archivi di Stato e, per il materiale classificato, con le Amministrazioni
della difesa, dell'interno e delle finanze, rispettivamente competenti.
Articolo 10 (R)
Forma ed efficacia del documento informatico
1. Il documento informatico ha l'efficacia probatoria prevista
dall'articolo 2712 del codice civile, riguardo ai fatti ed alle cose
rappresentate.
2. Il documento informatico, sottoscritto con firma elettronica, soddisfa
il requisito legale della forma scritta. Sul piano probatorio il documento
stesso è liberamente valutabile, tenuto conto delle sue caratteristiche
oggettive di qualità e sicurezza. Esso inoltre soddisfa l'obbligo previsto
dagli articoli 2214 e seguenti del codice civile e da ogni altra analoga
disposizione legislativa o regolamentare.
3. Il documento informatico, quando è sottoscritto con firma digitale o
con un altro tipo di firma elettronica avanzata, e la firma è basata su di un
certificato qualificato ed è generata mediante un dispositivo per la creazione
di una firma sicura, fa inoltre piena prova, fino a querela di falso, della
provenienza delle dichiarazioni da chi l'ha sottoscritto.
4. Al documento informatico, sottoscritto con firma elettronica, in ogni
caso non può essere negata rilevanza giuridica né ammissibilità come mezzo di
prova unicamente a causa del fatto che è sottoscritto in forma elettronica
ovvero in quanto la firma non è basata su di un certificato qualificato oppure
non è basata su di un certificato qualificato rilasciato da un certificatore
accreditato o, infine, perché la firma non è stata apposta avvalendosi di un
dispositivo per la creazione di una firma sicura.
5. Le disposizioni del presente articolo si applicano anche se la firma
elettronica è basata su di un certificato qualificato rilasciato da un
certificatore stabilito in uno Stato non facente parte dell'Unione europea,
quando ricorre una delle seguenti condizioni:
a) il certificatore possiede i requisiti di cui alla direttiva 1999/93/CE del
Parlamento europeo e del Consiglio, del 13 dicembre 1999, ed è accreditato in
uno Stato membro;
b) il certificato qualificato è garantito da un certificatore stabilito nella
Comunità europea, in possesso dei requisiti di cui alla medesima direttiva;
c) il certificato qualificato, o il certificatore, è riconosciuto in forza di
un accordo bilaterale o multilaterale tra la Comunità e Paesi terzi o
organizzazioni internazionali.
6. Gli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro
riproduzione su diversi tipi di supporto sono assolti secondo le modalità
definite con decreto del Ministro dell'economia e delle finanze.
Articolo 11 (R)
Contratti stipulati con strumenti informatici o per via telematica
1. I contratti stipulati con strumenti informatici o per via telematica
mediante l'uso della firma digitale secondo le disposizioni del presente testo
unico sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge.
2. Ai contratti indicati al comma 1 si applicano le vigenti disposizioni in
materia di contratti negoziati al di fuori dei locali commerciali.
Articolo 12 (R)
Pagamenti informatici
1. Il trasferimento elettronico dei pagamenti tra privati, pubbliche
amministrazioni e tra queste e soggetti privati è effettuato secondo le regole
tecniche definite col decreto di cui all'articolo 8, comma 2.
Articolo 13 (R)
Libri e scritture
1. I libri, i repertori e le scritture, ivi compresi quelli previsti dalla
legge sull'ordinamento del notariato e degli archivi notarili di cui sia
obbligatoria la tenuta possono essere formati e conservati su supporti
informatici in conformità alle disposizioni del presente regolamento e secondo
le regole tecniche definite col decreto di cui all'articolo 8, comma 2.
SEZIONE III
TRASMISSIONE DI DOCUMENTI
Articolo 14 (R)
Trasmissione del documento informatico
1. Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende inviato e
pervenuto al destinatario, se trasmesso all'indirizzo elettronico da questi
dichiarato.
2. La data e l'ora di formazione, di trasmissione o di ricezione di un
documento informatico, redatto in conformità alle disposizioni del presente
testo unico e alle regole tecniche di cui agli articoli 8, comma 2 e 9, comma 4,
sono opponibili ai terzi.
3. La trasmissione del documento informatico per via telematica, con
modalità che assicurino l'avvenuta consegna, equivale alla notificazione per
mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge.
Articolo 15 (L)
Trasmissione dall'estero di atti agli uffici di stato civile
1. In materia di trasmissione di atti o copie di atti di stato civile o di
dati concernenti la cittadinanza da parte delle rappresentanze diplomatiche e
consolari italiane, si osservano le disposizioni speciali sulle funzioni e sui
poteri consolari.
Articolo 16 (R)
Riservatezza dei dati personali contenuti nei documenti trasmessi
1. Al fine di tutelare la riservatezza dei dati personali di cui agli
articoli 22 e 24 della legge 31 dicembre 1996, n. 675, i certificati ed i
documenti trasmessi ad altre pubbliche amministrazioni possono contenere
soltanto le informazioni relative a stati, fatti e qualità personali previste
da legge o da regolamento e strettamente necessarie per il perseguimento delle
finalità per le quali vengono acquisite.
2. Ai fini della dichiarazione di nascita il certificato di assistenza al
parto è sempre sostituito da una semplice attestazione contenente i soli dati
richiesti nei registri di nascita.
3. Ai fini statistici, i direttori sanitari inviano copia del certificato di
assistenza al parto, privo di elementi identificativi diretti delle persone
interessate, ai competenti enti ed uffici del Sistema statistico nazionale,
secondo modalità preventivamente concordate. L'Istituto nazionale di
statistica, sentito il Ministero della sanità e il Garante per la protezione
dei dati personali, determina nuove modalità tecniche e procedure per la
rilevazione dei dati statistici di base relativi agli eventi di nascita e per
l'acquisizione dei dati relativi ai nati affetti da malformazioni e ai nati
morti nel rispetto dei princìpi contenuti nelle disposizioni di legge sulla
tutela della riservatezza dei dati personali.
Articolo 17 (R)
Segretezza della corrispondenza trasmessa per via telematica
1. Gli addetti alle operazioni di trasmissione per via telematica di atti,
dati e documenti formati con strumenti informatici non possono prendere
cognizione della corrispondenza telematica, duplicare con qualsiasi mezzo o
cedere a terzi a qualsiasi titolo informazioni anche in forma sintetica o per
estratto sull'esistenza o sul contenuto di corrispondenza, comunicazioni o
messaggi trasmessi per via telematica, salvo che si tratti di informazioni per
loro natura o per espressa indicazione del mittente destinate ad essere rese
pubbliche.
2. Agli effetti del presente testo unico, gli atti, i dati e i documenti
trasmessi per via telematica si considerano, nei confronti del gestore del
sistema di trasporto delle informazioni, di proprietà del mittente sino a che
non sia avvenuta la consegna al destinatario.
SEZIONE IV
COPIE AUTENTICHE, AUTENTICAZIONE DI SOTTOSCRIZIONI
Articolo 18 (L-R) Copie autentiche
1. Le copie autentiche, totali o parziali, di atti e documenti possono essere
ottenute con qualsiasi procedimento che dia garanzia della riproduzione fedele e
duratura dell'atto o documento. Esse possono essere validamente prodotte in
luogo degli originali. (L)
2. L'autenticazione delle copie può essere fatta dal pubblico ufficiale dal
quale è stato emesso o presso il quale è depositato l'originale, o al quale
deve essere prodotto il documento, nonché da un notaio, cancelliere, segretario
comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco. Essa consiste
nell'attestazione di conformità con l'originale scritta alla fine della copia,
a cura del pubblico ufficiale autorizzato, il quale deve altresì indicare la
data e il luogo del rilascio, il numero dei fogli impiegati, il proprio nome e
cognome, la qualifica rivestita nonché apporre la propria firma per esteso ed
il timbro dell'ufficio. Se la copia dell'atto o documento consta di più fogli
il pubblico ufficiale appone la propria firma a margine di ciascun foglio
intermedio. Per le copie di atti e documenti informatici si applicano le
disposizioni contenute nell'articolo 20. (L)
3. Nei casi in cui l'interessato debba presentare alle amministrazioni o ai
gestori di pubblici servizi copia autentica di un documento, l'autenticazione
della copia può essere fatta dal responsabile del procedimento o da qualsiasi
altro dipendente competente a ricevere la documentazione, su esibizione
dell'originale e senza obbligo di deposito dello stesso presso l'amministrazione
procedente. In tal caso la copia autentica può essere utilizzata solo nel
procedimento in corso. (R)
Articolo 19 (R)
Modalità alternative all'autenticazione di copie
1. La dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà di cui all'articolo
47 può riguardare anche il fatto che la copia di un atto o di un documento
conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione, la copia di una
pubblicazione ovvero la copia di titoli di studio o di servizio sono conformi
all'originale. Tale dichiarazione può altresì riguardare la conformità all'originale
della copia dei documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati
dai privati.
Articolo 20 (R)
Copie di atti e documenti informatici
1. I duplicati, le copie, gli estratti del documento informatico, anche se
riprodotti su diversi tipi di supporto, sono validi a tutti gli effetti di legge
se conformi alle disposizioni del presente testo unico.
2. I documenti informatici contenenti copia o riproduzione di atti pubblici,
scritture private e documenti in genere, compresi gli atti e documenti
amministrativi di ogni tipo, spediti o rilasciati dai depositari pubblici
autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno piena efficacia, ai sensi degli
articoli 2714 e 2715 del codice civile, se ad essi è apposta o associata la
firma digitale di colui che li spedisce o rilascia, secondo le disposizioni del
presente testo unico.
3. Le copie su supporto informatico di documenti, formati in origine su
supporto cartaceo o, comunque, non informatico, sostituiscono, ad ogni effetto
di legge, gli originali da cui sono tratte se la loro conformità all'originale
è autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato,
con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le
regole tecniche di cui all'articolo 8, comma 2.
4. La spedizione o il rilascio di copie di atti e documenti di cui al comma 2
esonera dalla produzione e dalla esibizione dell'originale formato su supporto
cartaceo quando richieste ad ogni effetto di legge.
5. Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti previsti dalla
legislazione vigente si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a
mezzo di documenti informatici, se le procedure utilizzate sono conformi alle
regole tecniche dettate nell'articolo 8, comma 2.
Articolo 21 (R)
Autenticazione delle sottoscrizioni.
1. L'autenticità della sottoscrizione di qualsiasi istanza o dichiarazione
da produrre agli organi della pubblica amministrazione, nonché ai gestori di
servizi pubblici è garantita con le modalità di cui all'art. 38, comma 2 e
comma 3. (R)
2. Se l'istanza o la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà è
presentata a soggetti diversi da quelli indicati al comma 1 o a questi ultimi al
fine della riscossione da parte di terzi di benefici economici, l'autenticazione
è redatta da un notaio, cancelliere, segretario comunale, dal dipendente
addetto a ricevere la documentazione o altro dipendente incaricato dal Sindaco;
in tale ultimo caso, l'autenticazione è redatta di seguito alla
sottoscrizione e il pubblico ufficiale, che autentica, attesta che la
sottoscrizione è stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell'identità
del dichiarante, indicando le modalità di identificazione, la data ed il luogo
di autenticazione, il proprio nome, cognome e la qualifica rivestita, nonché
apponendo la propria firma e il timbro dell'ufficio. (R)
SEZIONE V
FIRMA DIGITALE
Articolo 22 (R)
Definizioni
1. Ai fini del presente Testo unico si intende:
a) per sistema di validazione, il sistema informatico e crittografico in grado
di generare ed apporre la firma digitale o di verificarne la validità;
b) per chiavi asimmetriche, la coppia di chiavi crittografiche, una privata
ed una pubblica, correlate tra loro, da utilizzarsi nell'ambito dei sistemi di
validazione o di cifratura di documenti informatici;
c) per chiave privata, l'elemento della coppia di chiavi asimmetriche,
destinato ad essere conosciuto soltanto dal soggetto titolare, mediante il quale
si appone la firma digitale sul documento informatico o si decifra il documento
informatico in precedenza cifrato mediante la corrispondente chiave pubblica.
d) per chiave pubblica, l'elemento della coppia di chiavi asimmetriche destinato
ad essere reso pubblico, con il quale si verifica la firma digitale apposta sul
documento informatico dal titolare delle chiavi asimmetriche o si cifrano i
documenti informatici da trasmettere al titolare delle predette chiavi;
e) per chiave biometrica, la sequenza di codici informatici utilizzati nell'ambito
di meccanismi di sicurezza che impiegano metodi di verifica dell'identità
personale basati su specifiche caratteristiche fisiche dell'utente;
f) per certificazione, il risultato della procedura informatica, applicata
alla chiave pubblica e rilevabile dai sistemi di validazione, mediante la quale
si garantisce la corrispondenza biunivoca tra chiave pubblica e soggetto
titolare cui essa appartiene, si identifica quest'ultimo e si attesta il periodo
di validità della predetta chiave ed il termine di scadenza del relativo
certificato, in ogni caso non superiore a tre anni;
g) per validazione temporale, il risultato della procedura informatica, con
cui si attribuiscono, ad uno o più documenti informatici, una data ed un orario
opponibili ai terzi;
h) per indirizzo elettronico, l'identificatore di una risorsa fisica o
logica in grado di ricevere e registrare documenti informatici;
i) per certificatore, il soggetto pubblico o privato che effettua la
certificazione, rilascia il certificato della chiave pubblica, lo pubblica
unitamente a quest'ultima, pubblica ed aggiorna gli elenchi dei certificati
sospesi e revocati;
l) per revoca del certificato, l'operazione con cui il certificatore
annulla la validità del certificato da un dato momento, non retroattivo, in
poi;
m) per sospensione del certificato, l'operazione con cui il certificatore
sospende la validità del certificato per un determinato periodo di tempo;
n) per validità del certificato, l'efficacia, e l'opponibilità al titolare
della chiave pubblica, dei dati in esso contenuti;
o) per regole tecniche, le specifiche di carattere tecnico, ivi compresa ogni
disposizione che ad esse si applichi.
Articolo 23 (R)
Firma digitale
1. A ciascun documento informatico, o a un gruppo di documenti informatici,
nonché al duplicato o copia di essi, può essere apposta, o associata con
separata evidenza informatica, una firma digitale.
2. L'apposizione o l'associazione della firma digitale al documento
informatico equivale alla sottoscrizione prevista per gli atti e documenti in
forma scritta su supporto cartaceo.
3. La firma digitale deve riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto ed
al documento o all'insieme di documenti cui è apposta o associata.
4. Per la generazione della firma digitale deve adoperarsi una chiave privata
la cui corrispondente chiave pubblica non risulti scaduta di validità ovvero
non risulti revocata o sospesa ad opera del soggetto pubblico o privato che l'ha
certificata.
5. L'uso della firma apposta o associata mediante una chiave revocata,
scaduta o sospesa equivale a mancata sottoscrizione. La revoca o la sospensione,
comunque motivate, hanno effetto dal momento della pubblicazione, salvo che il
revocante, o chi richiede la sospensione, non dimostri che essa era già a
conoscenza di tutte le parti interessate.
6. L'apposizione di firma digitale integra e sostituisce, ad ogni fine
previsto dalla normativa vigente, l'apposizione di sigilli, punzoni, timbri,
contrassegni e marchi di qualsiasi genere.
7. Attraverso la firma digitale devono potersi rilevare nei modi e con le
tecniche definiti con il decreto di cui all'articolo 8, comma 2, gli elementi
identificativi del soggetto titolare della firma, del soggetto che l'ha
certificata e del registro su cui essa è pubblicata per la consultazione.
Articolo 24 (R)
Firma digitale autenticata
1. Si ha per riconosciuta, ai sensi dell'articolo 2703 del codice civile, la
firma digitale, la cui apposizione è autenticata dal notaio o da altro pubblico
ufficiale autorizzato.
2. L'autenticazione della firma digitale consiste nell'attestazione, da parte
del pubblico ufficiale, che la firma digitale è stata apposta in sua presenza
dal titolare, previo accertamento della sua identità personale, della validità
della chiave utilizzata e del fatto che il documento sottoscritto risponde alla
volontà della parte e non è in contrasto con l'ordinamento giuridico ai
sensi dell'articolo 28, primo comma, n. 1 della legge 6 febbraio 1913, n. 89.
3. L'apposizione della firma digitale da parte del pubblico ufficiale integra
e sostituisce ad ogni fine di legge la apposizione di sigilli, punzoni, timbri,
contrassegni e marchi comunque previsti.
4. Se al documento informatico autenticato deve essere allegato altro
documento formato in originale su altro tipo di supporto, il pubblico ufficiale
può allegare copia informatica autenticata dell'originale, secondo le
disposizioni dell'articolo 20, comma 3.
5. Ai fini e per gli effetti della presentazione di istanze agli organi della
pubblica amministrazione si considera apposta in presenza del dipendente addetto
la firma digitale inserita nel documento informatico presentato o depositato
presso pubbliche amministrazioni.
6. La presentazione o il deposito di un documento per via telematica o su
supporto informatico ad una pubblica amministrazione sono validi a tutti gli
effetti di legge se vi sono apposte la firma digitale e la validazione temporale
a norma del presente testo unico.
Articolo 25 (R)
Firma di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni
1. In tutti i documenti informatici delle pubbliche amministrazioni la firma
autografa o la firma, comunque prevista, è sostituita dalla firma digitale, in
conformità alle norme del presente testo unico.
2. L'uso della firma digitale integra e sostituisce ad ogni fine di legge
l'apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi comunque
previsti.
Articolo 26 (R)
Deposito della chiave privata
1. Il titolare della coppia di chiavi asimmetriche può ottenere il deposito
in forma segreta della chiave privata presso un notaio o altro pubblico
depositario autorizzato.
2. La chiave privata di cui si richiede il deposito può essere registrata su
qualsiasi tipo di supporto idoneo a cura del depositante e deve essere
consegnata racchiusa in un involucro sigillato in modo che le informazioni non
possano essere lette, conosciute od estratte senza rotture od alterazioni.
3. Le modalità del deposito sono regolate dalle disposizioni dell'articolo
605 del codice civile, in quanto applicabili.
Articolo 27 (R)
Certificazione delle chiavi
1. Chiunque intenda utilizzare un sistema di chiavi asimmetriche di cifratura
con gli effetti di cui all'articolo 8, comma 1 deve munirsi di una idonea coppia
di chiavi e rendere pubblica una di esse mediante la procedura di
certificazione.
2. Le chiavi pubbliche di cifratura sono custodite per un periodo non
inferiore a dieci anni a cura del certificatore e, dal momento iniziale della
loro valutabilità, sono consultabili in forma telematica.
3. Salvo quanto previsto dall'articolo 29, le attività di certificazione
sono effettuate da certificatori inclusi, sulla base di una dichiarazione
anteriore all'inizio dell'attività, in apposito elenco pubblico, consultabile
in via telematica, predisposto tenuto e aggiornato a cura dell'Autorità per
l'informatica nella pubblica amministrazione, e dotati dei seguenti requisiti,
specificati con il decreto di cui all'articolo 8, comma 2:
a) forma di società per azioni e capitale sociale non inferiore a quello
necessario ai fini dell'autorizzazione all'attività bancaria, se soggetti
privati;
b) possesso da parte dei rappresentanti legali e dei soggetti preposti
all'amministrazione, dei requisiti di onorabilità richiesti ai soggetti che
svolgono funzioni di amministrazione, direzione e controllo presso banche;
c) affidamento che, per competenza ed esperienza, i responsabili tecnici del
certificatore
e il personale addetto all'attività di certificazione siano in grado di
rispettare le norme del presente regolamento e le regole tecniche di cui all'articolo
8, comma 2;
d) qualità dei processi informatici e dei relativi prodotti, sulla base di
standard riconosciuti a livello internazionale.
4. La procedura di certificazione di cui al comma 1 può essere svolta anche
da un certificatore operante sulla base di licenza o autorizzazione rilasciata
da altro Stato membro dell'Unione europea o dello Spazio economico europeo,
sulla base di equivalenti requisiti.
Articolo 28 (R)
Obblighi dell'utente e del certificatore
1. Chiunque intenda utilizzare un sistema di chiavi asimmetriche o della
firma digitale, è tenuto ad adottare tutte le misure organizzative e tecniche
idonee ad evitare danno ad altri.
2. Il certificatore è tenuto a:
a) identificare con certezza la persona che fa richiesta della certificazione;
b) rilasciare e rendere pubblico il certificato avente le caratteristiche
fissate con il decreto di cui all'articolo 8, comma 2;
c) specificare, su richiesta dell'istante, e con il consenso del terzo
interessato, la sussistenza dei poteri di rappresentanza o di altri titoli
relativi all'attività professionale o a cariche rivestite;
d) attenersi alle regole tecniche di cui all'articolo 8, comma 2;
e) informare i richiedenti, in modo compiuto e chiaro, sulla procedura di
certificazione e sui necessari requisiti tecnici per accedervi;
f) attenersi alle misure minime di sicurezza per il trattamento dei dati
personali, emanate ai sensi dell'articolo 15, comma 2 della legge 31 dicembre
1996, n. 675;
g) non rendersi depositario di chiavi private;
h) procedere tempestivamente alla revoca od alla sospensione del certificato in
caso di richiesta da parte del titolare o del terzo dal quale derivino i poteri
di quest'ultimo, di perdita del possesso della chiave, di provvedimento
dell'autorità, di acquisizione della conoscenza di cause limitative della
capacità del titolare, di sospetti abusi o falsificazioni;
i) dare immediata pubblicazione della revoca e della sospensione della coppia di
chiavi asimmetriche;
l) dare immediata comunicazione all'Autorità per l'informatica nella pubblica
amministrazione ed agli utenti, con un preavviso di almeno sei mesi, della
cessazione dell'attività e della conseguente rilevazione della documentazione
da parte di altro certificatore o del suo annullamento.
Art. 28-bis (L)
Responsabilità del certificatore
1. Il certificatore che rilascia al pubblico un certificato qualificato o
che garantisce al pubblico l'affidabilità del certificato è responsabile, se
non prova d'aver agito senza colpa, del danno cagionato a chi abbia fatto
ragionevole affidamento:
a) sull'esattezza delle informazioni in esso contenute alla data del rilascio e
sulla loro completezza rispetto ai requisiti fissati per i certificati
qualificati;
b) sulla garanzia che al momento del rilascio del certificato il firmatario
detenesse i dati per la creazione della firma corrispondenti ai dati per la
verifica della firma riportati o identificati nel certificato;
c) sulla garanzia che i dati per la creazione e per la verifica della firma
possano essere usati in modo complementare, nei casi in cui il certificatore
generi entrambi.
2. Il certificatore che rilascia al pubblico un certificato qualificato è
responsabile, nei confronti dei terzi che facciano ragionevole affidamento sul
certificato stesso, dei danni provocati per effetto della mancata registrazione
della revoca o sospensione del certificato, salvo che provi d'aver agito senza
colpa.
3. Il certificatore può indicare, in un certificato qualificato, i limiti
d'uso di detto certificato ovvero un valore limite per i negozi per i quali può
essere usato il certificato stesso, purché i limiti d'uso o il valore limite
siano riconoscibili da parte dei terzi. Il certificatore non è responsabile dei
danni derivanti dall'uso di un certificato qualificato che ecceda i limiti posti
dallo stesso o derivanti dal superamento del valore limite.
Articolo 29 (R)
Chiavi di cifratura della pubblica amministrazione
1. Le pubbliche amministrazioni provvedono autonomamente, con riferimento al
proprio ordinamento, alla generazione, alla conservazione, alla certificazione
ed all'utilizzo delle chiavi pubbliche di competenza.
2. Con il decreto di cui all'articolo 8 sono disciplinate le modalità di
formazione, di pubblicità, di conservazione, certificazione e di utilizzo delle
chiavi pubbliche delle pubbliche amministrazioni.
3. Le chiavi pubbliche dei pubblici ufficiali non appartenenti alla pubblica
amministrazione sono certificate e pubblicate autonomamente in conformità alle
leggi ed ai regolamenti che definiscono l'uso delle firme autografe nell'ambito
dei rispettivi ordinamenti giuridici.
4. Le chiavi pubbliche di ordini ed albi professionali legalmente
riconosciuti e dei loro legali rappresentanti sono certificate e pubblicate a
cura del Ministro di grazia e giustizia o suoi delegati.
SEZIONE VI
LEGALIZZAZIONE DI FIRME E DI FOTOGRAFIE.
Articolo 30 (L)
Modalità per la legalizzazione di firme
1. Nelle legalizzazioni devono essere indicati il nome e il cognome di colui
la cui firma si legalizza. Il pubblico ufficiale legalizzante deve indicare la
data e il luogo della legalizzazione, il proprio nome e cognome, la qualifica
rivestita, nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro
dell'ufficio.
Articolo 31 (L)
Atti non soggetti a legalizzazione
1. Salvo quanto previsto negli articoli 32 e 33, non sono soggette a
legalizzazione le firme apposte da pubblici funzionari o pubblici ufficiali su
atti, certificati, copie ed estratti dai medesimi rilasciati. Il funzionario o
pubblico ufficiale deve indicare la data e il luogo del rilascio, il proprio
nome e cognome, la qualifica rivestita, nonché apporre la propria firma per
esteso ed il timbro dell'ufficio.
Articolo 32 (L)
Legalizzazione di firme di capi di scuole parificate o legalmente
riconosciute
1. Le firme dei capi delle scuole parificate o legalmente riconosciute sui
diplomi originali o sui certificati di studio da prodursi ad uffici pubblici
fuori della provincia in cui ha sede la scuola sono legalizzate dal provveditore
agli studi.
Articolo 33 (L)
Legalizzazione di firme di atti da e per l'estero
1. Le firme sugli atti e documenti formati nello Stato e da valere all'estero
davanti ad autorità estere sono, ove da queste richiesto, legalizzate a cura
dei competenti organi, centrali o periferici, del Ministero competente, o di
altri organi e autorità delegati dallo stesso.
2. Le firme sugli atti e documenti formati all'estero da autorità estere e
da valere nello Stato sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o
consolari italiane all'estero. Le firme apposte su atti e documenti dai
competenti organi delle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane o dai
funzionari da loro delegati non sono soggette a legalizzazione. Si osserva
l'articolo 31.
3. Agli atti e documenti indicati nel comma precedente, redatti in lingua
straniera, deve essere allegata una traduzione in lingua italiana certificata
conforme al testo straniero dalla competente rappresentanza diplomatica o
consolare, ovvero da un traduttore ufficiale.
4. Le firme sugli atti e documenti formati nello Stato e da valere nello
Stato, rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente
nello Stato, sono legalizzate a cura delle prefetture.
5. Sono fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione e della
traduzione stabilite da leggi o da accordi internazionali.
Articolo 34 (L)
Legalizzazione di fotografie
1. Le amministrazioni competenti per il rilascio di documenti personali sono
tenute a legalizzare le prescritte fotografie presentate personalmente dall'interessato.
Su richiesta di quest'ultimo le fotografie possono essere, altresì,
legalizzate dal dipendente incaricato dal Sindaco.
2. La legalizzazione delle fotografie prescritte per il rilascio dei
documenti personali non è soggetta all'obbligo del pagamento dell'imposta di
bollo.
SEZIONE VII
DOCUMENTI DI RICONOSCIMENTO E DI IDENTITA'
Articolo 35 (L -R)
Documenti di identità e di riconoscimento
1. In tutti i casi in cui nel presente testo unico viene richiesto un
documento di identità, esso può sempre essere sostituito dal documento di
riconoscimento equipollente ai sensi del comma 2. (R)
2. Sono equipollenti alla carta di identità il passaporto, la patente di
guida, la patente nautica, il libretto di pensione, il patentino di abilitazione
alla conduzione di impianti termici, il porto d'armi, le tessere di
riconoscimento, purché munite di fotografia e di timbro o di altra segnatura
equivalente, rilasciate da un'amministrazione dello Stato. (R)
3. Nei documenti d'identità e di riconoscimento non è necessaria l'indicazione
o l'attestazione dello stato civile, salvo specifica istanza del richiedente. (L)
Articolo 36 (L)
Carta d'identità e documenti elettronici
1. Le caratteristiche e le modalità per il rilascio della carta
d'identità elettronica, del documento d'identità elettronico e della carta
nazionale dei servizi sono definite con decreto del Presidente del Consiglio dei
Ministri, adottato su proposta del Ministro dell'interno, di concerto con il
Ministro per la funzione pubblica, con il Ministro per l'innovazione e le
tecnologie e con il Ministro dell'economia e delle finanze, sentito il Garante
per la protezione dei dati personali.
2. La carta d'identità elettronica e l'analogo documento, rilasciato a
seguito o della denuncia di nascita e prima del compimento del quindicesimo
anno, devono contenere:
a) i dati identificativi della persona;
b) il codice fiscale;
3. La carta d'identità e il documento elettronico possono contenere:
a) l'indicazione del gruppo sanguigno;
b) le opzioni di carattere sanitario previste dalla legge;
c) i dati biometrici indicati col decreto di cui al comma 1, con esclusione, in
ogni caso, del DNA;
d) tutti gli altri dati utili al fine di razionalizzare e semplificare l'azione
amministrativa e i servizi resi al cittadino, anche per mezzo dei portali, nel
rispetto della normativa in materia di riservatezza;
e) le procedure informatiche e le informazioni che possono o debbono essere
conosciute dalla pubblica amministrazione e da altri soggetti, occorrenti per la
firma elettronica.
4. La carta d'identità elettronica e la carta nazionale dei servizi
possono essere utilizzate ai fini dei pagamenti tra soggetti privati e pubbliche
amministrazioni, secondo le modalità stabilite con decreto del Presidente del
Consiglio dei Ministri o, per sua delega, del Ministro per l'innovazione e le
tecnologie, di concerto con il Ministro dell'economia e delle finanze, sentita
la Banca d'Italia.
5. Con decreto del Ministro dell'interno, del Ministro per l'innovazione e
le tecnologie e del Ministro dell'economia e delle finanze, sentiti il Garante
per la protezione dei dati personali e la Conferenza Stato-città ed autonomie
locali, sono dettate le regole tecniche e di sicurezza relative alle tecnologie
e ai materiali utilizzati per la produzione della carta di identità
elettronica, del documento di identità elettronico e della carta nazionale dei
servizi.
6. Nel rispetto della disciplina generale fissata dai decreti di cui al
presente articolo e delle vigenti disposizioni in materia di protezione dei dati
personali, le pubbliche amministrazioni, nell'ambito dei rispettivi
ordinamenti, possono sperimentare modalità di utilizzazione dei documenti di
cui al presente articolo per l'erogazione di ulteriori servizi o
utilità.
7. La carta di identità, ancorché su supporto cartaceo, può essere
rinnovata a decorrere dal centottantesimo giorno precedente la scadenza.
SEZIONE VIII
REGIME FISCALE
Articolo 37 (L)
Esenzioni fiscali
1. Le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 sono esenti dall'imposta
di bollo.
2. L'imposta di bollo non è dovuta quando per le leggi vigenti sia esente da
bollo l'atto sostituito ovvero quello nel quale è apposta la firma da
legalizzare.
CAPO III
SEMPLIFICAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA
SEZIONE I
ISTANZE E DICHIARAZIONI DA PRESENTARE ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
Articolo 38 (L-R)
Modalità di invio e sottoscrizione delle istanze
1. Tutte le istanze e le dichiarazioni da presentare alla pubblica
amministrazione o ai gestori o esercenti di pubblici servizi possono essere
inviate anche per fax e via telematica. (L)
2. Le istanze e le dichiarazioni inviate per via telematica sono valide:
a) se sottoscritte mediante la firma digitale, basata su di un certificato
qualificato, rilasciato da un certificatore accreditato, e generata mediante un
dispositivo per la creazione di una firma sicura;
b) ovvero quando l'autore è identificato dal sistema informatico con l'uso
della carta d'identità elettronica o della carta nazionale dei servizi. (L)
3. Le istanze e le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà da
produrre agli organi della amministrazione pubblica o ai gestori o esercenti di
pubblici servizi sono sottoscritte dall'interessato in presenza del dipendente
addetto ovvero sottoscritte e presentate unitamente a copia fotostatica non
autenticata di un documento di identità del sottoscrittore. La copia
fotostatica del documento è inserita nel fascicolo. Le istanze e la copia
fotostatica del documento di identità possono essere inviate per via
telematica; nei procedimenti di aggiudicazione di contratti pubblici, detta
facoltà è consentita nei limiti stabiliti dal regolamento di cui all'articolo
15, comma 2 della legge 15 marzo 1997, n. 59. (L)
Articolo 39 (L)
Domande per la partecipazione a concorsi pubblici
1. La sottoscrizione delle domande per la partecipazione a selezioni per
l'assunzione, a qualsiasi titolo, in tutte le pubbliche amministrazioni, nonché
ad esami per il conseguimento di abilitazioni, diplomi o titoli culturali non è
soggetta ad autenticazione.
SEZIONE II
CERTIFICATI
Articolo 40 (L)
Certificazioni contestuali
1. Le certificazioni da rilasciarsi da uno stesso ufficio in ordine a stati,
qualità personali e fatti, concernenti la stessa persona, nell'ambito del
medesimo procedimento, sono contenute in un unico documento.
Articolo 41 (L)
Validità dei certificati
1. I certificati rilasciati dalle pubbliche amministrazioni attestanti stati,
qualità personali e fatti non soggetti a modificazioni hanno validità
illimitata. Le restanti certificazioni hanno validità di sei mesi dalla data di
rilascio se disposizioni di legge o regolamentari non prevedono una validità
superiore.
2. I certificati anagrafici, le certificazioni dello stato civile, gli
estratti e le copie integrali degli atti di stato civile sono ammessi dalle
pubbliche amministrazioni nonché dai gestori o esercenti di pubblici servizi
anche oltre i termini di validità nel caso in cui l'interessato dichiari, in
fondo al documento, che le informazioni contenute nel certificato stesso non
hanno subìto variazioni dalla data di rilascio. Il procedimento per il quale
gli atti certificativi sono richiesti deve avere comunque corso, una volta
acquisita la dichiarazione dell'interessato. Resta ferma la facoltà di
verificare la veridicità e la autenticità delle attestazioni prodotte. In caso
di falsa dichiarazione si applicano le disposizioni di cui all'articolo
76.
Articolo 42 (R)
Certificati di abilitazione
1. Tutti i titoli di abilitazione rilasciati al termine di corsi di
formazione o di procedimenti autorizzatori all'esercizio di determinate
attività, ancorché definiti "certificato", sono denominati
rispettivamente "diploma" o "patentino".
SEZIONE III
ACQUISIZIONE DIRETTA DI DOCUMENTI
Articolo 43 (L-R)
Accertamenti d'ufficio
1. Le amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi non possono
richiedere atti o certificati concernenti stati, qualità personali e fatti che
risultino elencati all'art. 46, che siano attestati in documenti già in loro
possesso o che comunque esse stesse siano tenute a certificare. In luogo di tali
atti o certificati i soggetti indicati nel presente comma sono tenuti ad
acquisire d'ufficio le relative informazioni, previa indicazione, da parte
dell'interessato, dell'amministrazione competente e degli elementi
indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati richiesti,
ovvero ad accettare la dichiarazione sostitutiva prodotta dall'interessato. (R)
2. Fermo restando il divieto di accesso a dati diversi da quelli di cui è
necessario acquisire la certezza o verificare l'esattezza, si considera
operata per finalità di rilevante interesse pubblico ai fini del decreto
legislativo 11 maggio 1999, n. 135 la consultazione diretta, da parte di una
pubblica amministrazione o di un gestore di pubblico servizio, degli archivi
dell'amministrazione certificante, finalizzata all'accertamento d'ufficio
di stati, qualità e fatti ovvero al controllo sulle dichiarazioni sostitutive
presentate dai cittadini. Per l'accesso diretto ai propri archivi l'amministrazione
certificante rilascia all'amministrazione procedente apposita autorizzazione
in cui vengono indicati i limiti e le condizioni di accesso volti ad assicurare
la riservatezza dei dati personali ai sensi della normativa vigente. (L)
3. Quando l'amministrazione procedente opera l'acquisizione d'ufficio
ai sensi del precedente comma, può procedere anche per fax e via telematica. (R)
4. Al fine di agevolare l'acquisizione d'ufficio di informazioni e dati
relativi a stati, qualità personali e fatti, contenuti in albi, elenchi o
pubblici registri, le amministrazioni certificanti sono tenute a consentire alle
amministrazioni procedenti, senza oneri, la consultazione per via telematica dei
loro archivi informatici, nel rispetto della riservatezza dei dati personali. (R)
5. In tutti i casi in cui l'amministrazione procedente acquisisce
direttamente informazioni relative a stati, qualità personali e fatti presso l'amministrazione
competente per la loro certificazione, il rilascio e l'acquisizione del
certificato non sono necessari e le suddette informazioni sono acquisite con
qualunque mezzo idoneo ad assicurare la certezza della loro fonte di
provenienza. (R)
6. I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione tramite
fax, o con altro mezzo telematico o informatico idoneo ad accertarne la fonte di
provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione
non deve essere seguita da quella del documento originale. (R)
Articolo 44 (R)
Acquisizione di estratti degli atti dello stato civile
1. Gli estratti degli atti di stato civile sono richiesti esclusivamente per
i procedimenti che riguardano il cambiamento di stato civile e, ove formati o
tenuti dagli uffici dello stato civile in Italia o dalle autorità consolari
italiane all'estero, vengono acquisiti d'ufficio.
2. Al di fuori delle ipotesi di cui al comma 1 le amministrazioni possono
provvedere all'acquisizione d'ufficio degli estratti solo quando ciò sia
indispensabile.
SEZIONE IV
ESIBIZIONE DI DOCUMENTO
Articolo 45 (L-R)
Documentazione mediante esibizione
1. I dati relativi a cognome, nome, luogo e data di nascita, la cittadinanza,
lo stato civile e la residenza attestati in documenti di identità o di
riconoscimento in corso di validità, possono essere comprovati mediante
esibizione dei documenti medesimi. È fatto divieto alle amministrazioni
pubbliche ed ai gestori o esercenti di pubblici servizi, nel caso in cui
all'atto della presentazione dell'istanza sia richiesta l'esibizione di un
documento di identità o di riconoscimento, di richiedere certificati attestanti
stati o fatti contenuti nel documento esibito. È, comunque, fatta salva per le
amministrazioni pubbliche ed i gestori e gli esercenti di pubblici servizi la
facoltà di verificare, nel corso del procedimento, la veridicità dei dati
contenuti nel documento di identità o di riconoscimento. (L)
2. Nei casi in cui l'amministrazione procedente acquisisce informazioni
relative a stati, qualità personali e fatti attraverso l'esibizione da parte
dell'interessato di un documento di identità o di riconoscimento in corso di
validità, la registrazione dei dati avviene attraverso l'acquisizione della
copia fotostatica non autenticata del documento stesso. (R)
3. Qualora l'interessato sia in possesso di un documento di identità o di
riconoscimento non in corso di validità, gli stati, le qualità personali e i
fatti in esso contenu ti possono essere comprovati mediante esibizione dello
stesso, purché l'interessato dichiari, in calce alla fotocopia del documento,
che i dati contenuti nel documento non hanno subito variazioni dalla data del
rilascio. (R)
SEZIONE V
NORME IN MATERIA DI DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE
Articolo 46 (R)
Dichiarazioni sostitutive di certificazioni
1. Sono comprovati con dichiarazioni, anche contestuali all'istanza,
sottoscritte dall'interessato e prodotte in sostituzione delle normali
certificazioni i seguenti stati, qualità personali e fatti:
a) data e il luogo di nascita;
b) residenza;
c) cittadinanza;
d) godimento dei diritti civili e politici;
e) stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;
f) stato di famiglia;
g) esistenza in vita;
h) nascita del figlio, decesso del coniuge, dell'ascendente o discendente;
i) iscrizione in albi, registri o elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni;
l) appartenenza a ordini professionali;
m) titolo di studio, esami sostenuti;
n) qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di
abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica;
o) situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei
benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali;
p) assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione
dell'ammontare corrisposto;
q) possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato
presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria;
r) stato di disoccupazione;
s) qualità di pensionato e categoria di pensione;
t) qualità di studente;
u) qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore,
di curatore e simili;
v) iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;
z) tutte le situazioni relative all'adempimento degli obblighi militari, ivi
comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio;
aa) di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di
provvedimenti che riguardano l'applicazione di misure di prevenzione, di
decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario
giudiziale ai sensi della vigente normativa;
bb) di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali;
cc) qualità di vivenza a carico;
dd) tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri
dello stato civile;
ee) di non traversi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver
presentato domanda di concordato. (R)
Articolo 47 (R)
Dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà
1. L'atto di notorietà concernente stati, qualità personali o fatti che
siano a diretta conoscenza dell'interessato è sostituito da dichiarazione resa
e sottoscritta dal medesimo con la osservanza delle modalità di cui all'articolo
38. (R)
2. La dichiarazione resa nell'interesse proprio del dichiarante può
riguardare anche stati, qualità personali e fatti relativi ad altri soggetti di
cui egli abbia diretta conoscenza. (R)
3. Fatte salve le eccezioni espressamente previste per legge, nei rapporti
con la pubblica amministrazione e con i concessionari di pubblici servizi, tutti
gli stati, le qualità personali e i fatti non espressamente indicati
nell'articolo 46 sono comprovati dall'interessato mediante la dichiarazione
sostitutiva di atto di notorietà. (R)
4. Salvo il caso in cui la legge preveda espressamente che la denuncia all'Autorità
di Polizia Giudiziaria è presupposto necessario per attivare il procedimento
amministrativo di rilascio del duplicato di documenti di riconoscimento o
comunque attestanti stati e qualità personali dell'interessato, lo
smarrimento dei documenti medesimi è comprovato da chi ne richiede il duplicato
mediante dichiarazione sostitutiva. (R)
Articolo 48 (R)
Disposizioni generali in materia di dichiarazioni sostitutive
1. Le dichiarazioni sostitutive hanno la stessa validità temporale degli
atti che sostituiscono.
2. Le singole amministrazioni predispongono i moduli necessari per la
redazione delle dichiarazioni sostitutive, che gli interessati hanno facoltà di
utilizzare. Nei moduli per la presentazione delle dichiarazioni sostitutive le
amministrazioni inseriscono il richiamo alle sanzioni penali previste
dall'articolo 76, per le ipotesi di falsità in atti e dichiarazioni mendaci ivi
indicate. Il modulo contiene anche l'informativa di cui all'articolo 10 della
legge 31 dicembre 1996, n. 675.
3. In tutti i casi in cui sono ammesse le dichiarazioni sostitutive, le
singole amministrazioni inseriscono la relativa formula nei moduli per le
istanze.
Articolo 49 (R)
Limiti di utilizzo delle misure di semplificazione
1. I certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CE,
di marchi o brevetti non possono essere sostituiti da altro documento, salvo
diverse disposizioni della normativa di settore.
2. Tutti i certificati medici e sanitari richiesti dalle istituzioni
scolastiche ai fini della pratica non agonistica di attività sportive da parte
dei propri alunni sono sostituiti con un unico certificato di idoneità alla
pratica non agonistica di attività sportive rilasciato dal medico di base con
validità per l'intero anno scolastico.
CAPO IV
SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI
SEZIONE I
DISPOSIZIONI SULLA GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI
Articolo 50 (R)
Attuazione dei sistemi
1. Le pubbliche amministrazioni provvedono ad introdurre nei piani di
sviluppo dei sistemi informativi automatizzati progetti per la realizzazione di
sistemi di protocollo informatico in attuazione delle disposizioni del presente
testo unico.
2. Le pubbliche amministrazioni predispongono appositi progetti esecutivi per
la sostituzione dei registri di protocollo cartacei con sistemi informatici
conformi alle disposizioni del presente testo unico.
3. Le pubbliche amministrazioni provvedono entro il 1° gennaio 2004 a
realizzare o revisionare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla
gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi in
conformità alle disposizioni del presente testo unico ed alle disposizioni di
legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali, nonché dell'articolo
15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59 e dei relativi regolamenti di
attuazione.
4. Ciascuna amministrazione individua, nell'ambito del proprio ordinamento,
gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei
documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi
di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree
stesse.
5. Le amministrazioni centrali dello Stato provvedono alla gestione
informatica dei documenti presso gli uffici di registrazione di protocollo già
esistenti alla data di entrata in vigore del presente testo unico presso le
direzioni generali e le grandi ripartizioni che a queste corrispondono, i
dipartimenti, gli uffici centrali di bilancio, le segreterie di gabinetto.
Articolo 51(R)
Sviluppo dei sistemi informativi delle pubbliche amministrazioni
1. Le pubbliche amministrazioni adottano un piano di sviluppo dei sistemi
informativi automatizzati in attuazione delle disposizioni del presente testo
unico e secondo le norme tecniche definite dall'Autorità per l'informatica
della pubblica amministrazione.
2. Le pubbliche amministrazioni provvedono a realizzare o revisionare sistemi
informativi finalizzati alla totale automazione delle fasi di produzione,
gestione, diffusione ed utilizzazione dei propri dati, documenti, procedimenti
ed atti in conformità alle disposizioni del presente testo unico ed alle
disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.
3. Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e
benefìci il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti
cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono
alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi
cartacei con archivi informatici.
Articolo 52 (R)
Il sistema di gestione informatica dei documenti.
1. Il sistema di gestione informatica dei documenti, in forma abbreviata
"sistema" deve:
a) garantire la sicurezza e l'integrità del sistema;
b) garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in
entrata e in uscita;
c) fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento
ricevuto dall'amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell'adozione
dei provvedimenti finali;
d) consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti
registrati;
e) consentire, in condizioni di sicurezza, l'accesso alle informazioni del
sistema da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni in
materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei
dati personali;
f) garantire la corretta organizzazione dei documenti nell'ambito del sistema
di classificazione d'archivio adottato.
Articolo 53 (R)
Registrazione di protocollo
1. La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle
pubbliche amministrazioni è effettuata mediante la memorizzazione delle
seguenti informazioni:
a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e
registrato in forma non modificabile;
b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e
registrata in forma non modificabile;
c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i
destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile;
d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
e) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;
f) l'impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica,
costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne
univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile.
2. Il sistema deve consentire la produzione del registro giornaliero di
protocollo, costituito dall'elenco delle informazioni inserite con
l'operazione di registrazione di protocollo nell'arco di uno stesso giorno.
3. L'assegnazione delle informazioni nelle operazioni di registrazione di
protocollo è effettuata dal sistema in unica soluzione, con esclusione di
interventi intermedi, anche indiretti, da parte dell'operatore, garantendo la
completezza dell'intera operazione di modifica o registrazione dei dati.
4. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell'Autorità
per l'informatica nella pubblica amministrazione di concerto con il Ministro
per la funzione pubblica, sono specificate le regole tecniche, i criteri e le
specifiche delle informazioni previste nelle operazioni di registrazione di
protocollo.
5. Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti
dall'amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le
gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica
amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i
materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i
libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti
già soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione.
Articolo 54 (R)
Informazioni annullate o modificate
1. Le informazioni non modificabili di cui all'articolo 53 lett. a), b),
c), d), e) e f) sono annullabili con la procedura di cui al presente articolo.
Le informazioni annullate devono rimanere memorizzate nella base di dati per
essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura.
2. La procedura per indicare l'annullamento riporta, secondo i casi, una
dicitura o un segno in posizione sempre visibile e tale, comunque, da consentire
la lettura di tutte le informazioni originarie unitamente alla data, all'identificativo
dell'operatore ed agli estremi del provvedimento d'autorizzazione.
Articolo 55 (R)
Segnatura di protocollo
1. La segnatura di protocollo è l'apposizione o l'associazione all'originale
del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni
riguardanti il documento stesso. Essa consente di individuare ciascun documento
in modo inequivocabile. Le informazioni minime previste sono:
a) il progressivo di protocollo, secondo il formato disciplinato all'articolo
57;
b) la data di protocollo;
c) l'identificazione in forma sintetica dell'amministrazione o dell'area
organizzativa individuata ai sensi dell'articolo 50, comma 4.
2. L'operazione di segnatura di protocollo va effettuata contemporaneamente
all'operazione di registrazione di protocollo.
3. L'operazione di segnatura di protocollo può includere il codice
identificativo dell'ufficio cui il documento è assegnato o il codice dell'ufficio
che ha prodotto il documento, l'indice di classificazione del documento e ogni
altra informazione utile o necessaria, qualora tali informazioni siano
disponibili già al momento della registrazione di protocollo.
4. Quando il documento è indirizzato ad altre amministrazioni ed è formato
e trasmesso con strumenti informatici, la segnatura di protocollo può includere
tutte le informazioni di registrazione del documento. L'amministrazione che
riceve il documento informatico può utilizzare tali informazioni per
automatizzare le operazioni di registrazione di protocollo del documento
ricevuto.
5. Con Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell'Autorità
per l'informatica nella pubblica Amministrazione di concerto con il Ministro
per la funzione pubblica, sono stabiliti il formato e la struttura delle
informazioni associate al documento informatico ai sensi del comma 4.
Articolo 56 (R)
Operazioni ed informazioni minime del sistema di gestione informatica dei
documenti
1. Le operazioni di registrazione indicate all'articolo 53 e le operazioni
di segnatura di protocollo di cui all'articolo 55 nonché le operazioni di
classificazione costituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta
del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche
amministrazioni.
Articolo 57 (R)
Numero di protocollo
1. Il numero di protocollo è progressivo e costituito da almeno sette cifre
numeriche. La numerazione è rinnovata ogni anno solare.
SEZIONE SECONDA
ACCESSO AI DOCUMENTI E ALLE INFORMAZIONI DEL SISTEMA
Articolo 58 (R)
Funzioni di accesso ai documenti e alle informazioni del sistema
1. L'accesso al sistema da parte degli utenti appartenenti
all'Amministrazione, nonché la ricerca, la visualizzazione e la stampa di tutte
le informazioni relative alla gestione dei documenti sono disciplinati dai
criteri di abilitazione stabiliti dal responsabile della tenuta del servizio di
cui all'articolo 61.
2. La ricerca delle informazioni del sistema è effettuata secondo criteri di
selezione basati su tutti i tipi di informazioni registrate. I criteri di
selezione possono essere costituiti da espressioni semplici o da combinazioni di
espressioni legate tra loro per mezzo di operatori logici. Per le informazioni
costituite da testi deve essere possibile la specificazione delle condizioni di
ricerca sulle singole parole o parti di parole contenute nel testo.
3. Il sistema deve offrire la possibilità di elaborazioni statistiche sulle
informazioni registrate allo scopo di favorire le attività di controllo.
Articolo 59 (R)
Accesso esterno
1. Per l'esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi,
possono essere utilizzate tutte le informazioni del sistema di gestione
informatica dei documenti anche mediante l'impiego di procedure applicative
operanti al di fuori del sistema e strumenti che consentono l'acquisizione
diretta delle informazioni da parte dell'interessato.
2. A tal fine le pubbliche amministrazioni determinano, nel rispetto delle
disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali, e nell'ambito
delle misure organizzative volte ad assicurare il diritto di accesso ai
documenti amministrativi i criteri tecnici ed organizzativi per l'impiego,
anche per via telematica, del sistema di gestione informatica dei documenti per
il reperimento, la visualizzazione e la stampa delle informazioni e dei
documenti.
3. Nel caso di accesso effettuato mediante strumenti che consentono l'acquisizione
diretta delle informazioni e dei documenti da parte dell'interessato, le
misure organizzative e le norme tecniche indicate al comma 2 determinano,
altresì, le modalità di identificazione del soggetto anche mediante l'impiego
di strumenti informatici per la firma digitale del documento informatico, come
disciplinati dal presente testo unico.
4. Nel caso di accesso effettuato da soggetti non appartenenti alla pubblica
amministrazione possono utilizzarsi le funzioni di ricerca e di visualizzazione
delle informazioni e dei documenti messe a disposizione - anche per via
telematica - attraverso gli uffici relazioni col pubblico.
Articolo 60 (R)
Accesso effettuato dalle pubbliche amministrazioni
1. Le pubbliche amministrazioni che, mediante proprie applicazioni
informatiche, accedono al sistema di gestione informatica dei documenti delle
grandi aree organizzative omogenee di cui al comma 4 dell'articolo 50,
adottano le modalità di interconnessione stabilite nell'ambito delle norme e
dei criteri tecnici emanati per la realizzazione della rete unitaria delle
pubbliche amministrazioni.
2. Le pubbliche amministrazioni che accedono ai sistemi di gestione
informatica dei documenti attraverso la rete unitaria delle pubbliche
amministrazioni utilizzano funzioni minime e comuni di accesso per ottenere le
seguenti informazioni:
a) numero e data di registrazione di protocollo dei documenti, ottenuti
attraverso l'indicazione alternativa o congiunta dell'oggetto, della data di
spedizione, del mittente, del destinatario;
b) numero e data di registrazione di protocollo del documento ricevuto, ottenuti
attraverso l'indicazione della data e del numero di protocollo attribuiti dall'amministrazione
al documento spedito.
3. Ai fini del presente articolo, le pubbliche amministrazioni provvedono
autonomamente, sulla base delle indicazioni fornite dall'Autorità per
l'informatica nella pubblica amministrazione, alla determinazione dei criteri
tecnici ed organizzativi per l'accesso ai documenti e alle informazioni del
sistema di gestione informatica dei documenti.
SEZIONE TERZA
TENUTA E CONSERVAZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE DEI DOCUMENTI
Articolo 61 (R)
Servizio per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali
e degli archivi
1. Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del
protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi in
ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee individuate ai sensi dell'articolo
50. Il servizio è posto alle dirette dipendenze della stessa area organizzativa
omogenea.
2. Al servizio è preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in
possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico
archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le
procedure prescritte dalla disciplina vigente.
3. Il servizio svolge i seguenti compiti:
a) attribuisce il livello di autorizzazione per l'accesso alle funzioni della
procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni
all'inserimento e alla modifica delle informazioni;
b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si
svolgano nel rispetto delle disposizioni del presente testo unico;
c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero
di protocollo di cui all'articolo 53;
d) cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano
ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel
più breve tempo possibile;
e) conserva le copie di cui agli articoli 62 e 63, in luoghi sicuri differenti;
f) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle
attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi
documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli articoli 59 e 60 e
le attività di gestione degli archivi di cui agli articoli 67, 68 e 69;
g) autorizza le operazioni di annullamento di cui all'articolo 54;
h) vigila sull'osservanza delle disposizioni del presente regolamento da parte
del personale autorizzato e degli incaricati.
Articolo 62 (R)
Procedure di salvataggio e conservazione delle informazioni del sistema
1. Il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei
documenti dispone per la corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio dei
dati su supporto informatico rimovibile.
2. E' consentito il trasferimento su supporto informatico rimovibile delle
informazioni di protocollo relative ai fascicoli che fanno riferimento a
procedimenti conclusi.
3. Le informazioni trasferite sono sempre consultabili. A tal fine, il
responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti
dispone, in relazione all'evoluzione delle conoscenze scientifiche e
tecnologiche, con cadenza almeno quinquennale, la riproduzione delle
informazioni del protocollo informatico su nuovi supporti informatici.
4. Le informazioni relative alla gestione informatica dei documenti
costituiscono parte integrante del sistema di indicizzazione e di organizzazione
dei documenti che sono oggetto delle procedure di conservazione sostitutiva.
Articolo 63 (R)
Registro di emergenza
1. Il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico,
della gestione dei flussi documentali e degli archivi autorizza lo svolgimento
anche manuale delle operazioni di registrazione di protocollo su uno o più
registri di emergenza, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile
utilizzare la normale procedura informatica. Sul registro di emergenza sono
riportate la causa, la data e l'ora di inizio dell'interruzione nonché la data
e l'ora del ripristino della funzionalità del sistema. (R)
2. Qualora l'impossibilità di utilizzare la procedura informatica si
prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il
responsabile per la tenuta del protocollo può autorizzare l'uso del registro
di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana. Sul registro
di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione. (R)
3. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro
di emergenza il numero totale di operazioni registrate manualmente. (R)
4. La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a
seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l'identificazione
univoca dei documenti registrati nell'ambito del sistema documentario dell'area
organizzativa omogenea. (R)
5. Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono
inserite nel sistema informatico, utilizzando un'apposita funzione di recupero
dei dati, senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema. Durante
la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene
attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che
provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in
emergenza. (R)
SEZIONE QUARTA
SISTEMA DI GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI
Articolo 64(R)
Sistema di gestione dei flussi documentali
1. Le pubbliche amministrazioni provvedono in ordine alla gestione dei
procedimenti amministrativi mediante sistemi informativi automatizzati,
valutando i relativi progetti in termini di rapporto tra costi e benefici, sulla
base delle indicazioni fornite dall'Autorità per l'informatica nella pubblica
amministrazione.
2. I sistemi per la gestione dei flussi documentali che includono i
procedimenti amministrativi di cui al comma 1 è finalizzata al miglioramento
dei servizi e al potenziamento dei supporti conoscitivi delle amministrazioni
secondo i criteri di economicità, di efficacia dell'azione amministrativa e di
pubblicità stabiliti dalla legge.
3. Il sistema per la gestione dei flussi documentali include il sistema di
gestione informatica dei documenti.
4. Le amministrazioni determinano autonomamente e in modo coordinato per le
aree organizzative omogenee, le modalità di attribuzione dei documenti ai
fascicoli che li contengono e ai relativi procedimenti, definendo adeguati piani
di classificazione d'archivio per tutti i documenti, compresi quelli non
soggetti a registrazione di protocollo.
Articolo 65 (R)
Requisiti del sistema per la gestione dei flussi documentali
1. Oltre a possedere i requisiti indicati all'articolo 52, il sistema per la
gestione dei flussi documentali deve:
a) fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato,
il fascicolo ed il singolo procedimento cui esso è associato;
b) consentire il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i fascicoli,
il procedimento ed il relativo responsabile, nonché la gestione delle fasi del
procedimento;
c) fornire informazioni statistiche sull'attività dell'ufficio;
d) consentire lo scambio di informazioni con sistemi per la gestione dei flussi
documentali di altre amministrazioni al fine di determinare lo stato e l'iter
dei procedimenti complessi.
Articolo 66 (R)
Specificazione delle informazioni previste dal sistema di gestione dei
flussi documentali
1. Le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste,
delle operazioni di registrazione e del formato dei dati relativi ai sistemi
informatici per la gestione dei flussi documentali sono specificate con decreto
del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell'Autorità per l'informatica
nella pubblica amministrazione di concerto con il Ministro della funzione
pubblica.
SEZIONE QUINTA
DISPOSIZIONI SUGLI ARCHIVI
Articolo 67 (R)
Trasferimento dei documenti all'archivio di deposito
1. Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio per la gestione
dei flussi documentali e degli archivi provvede a trasferire fascicoli e serie
documentarie relativi a procedimenti conclusi in un apposito archivio di
deposito costituito presso ciascuna amministrazione. (R)
2. Il trasferimento deve essere attuato rispettando l'organizzazione che i
fascicoli e le serie avevano nell'archivio corrente. (R)
3. Il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e
degli archivi deve formare e conservare un elenco dei fascicoli e delle serie
trasferite nell'archivio di deposito. (R)
Articolo 68 (R)
Disposizioni per la conservazione degli archivi
1. Il servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi elabora
ed aggiorna il piano di conservazione degli archivi, integrato con il sistema di
classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione dell'archivio,
di selezione periodica e di conservazione permanente dei documenti, nel rispetto
delle vigenti disposizioni contenute in materia di tutela dei beni culturali e
successive modificazioni ed integrazioni.
2. Dei documenti prelevati dagli archivi deve essere tenuta traccia del
movimento effettuato e della richiesta di prelevamento.
3. Si applicano in ogni caso, per l'archiviazione e la custodia dei
documenti contenenti dati personali, le disposizioni di legge sulla tutela della
riservatezza dei dati personali.
Articolo 69 (R)
Archivi storici
1. I documenti selezionati per la conservazione permanente sono trasferiti
contestualmente agli strumenti che ne garantiscono l'accesso, negli Archivi di
Stato competenti per territorio o nella separata sezione di archivio secondo
quanto previsto dalle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni
culturali.
SEZIONE SESTA
ATTUAZIONE ED AGGIORNAMENTO DEI SISTEMI
Articolo 70 (R)
Aggiornamenti del sistema
1. Le pubbliche amministrazioni devono assicurare, per ogni aggiornamento del
sistema, il pieno recupero e la riutilizzazione delle informazioni acquisite con
le versioni precedenti.
CAPO V
CONTROLLI
Articolo 71 (R)
Modalità dei controlli
1. Le amministrazioni procedenti sono tenute ad effettuare idonei controlli,
anche a campione, e in tutti i casi in cui sorgono fondati dubbi, sulla
veridicità delle dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47. (R)
2. I controlli riguardanti dichiarazioni sostitutive di certificazione sono
effettuati dall'amministrazione procedente con le modalità di cui all'articolo
43 consultando direttamente gli archivi dell'amministrazione certificante
ovvero richiedendo alla medesima, anche attraverso strumenti informatici o
telematici, conferma scritta della corrispondenza di quanto dichiarato con le
risultanze dei registri da questa custoditi. (R)
3. Qualora le dichiarazioni di cui agli articoli 46 e 47 presentino delle
irregolarità o delle omissioni rilevabili d'ufficio, non costituenti
falsità, il funzionario competente a ricevere la documentazione dà notizia all'interessato
di tale irregolarità. Questi è tenuto alla regolarizzazione o al completamento
della dichiarazione; in mancanza il procedimento non ha seguito. (R)
4. Qualora il controllo riguardi dichiarazioni sostitutive presentate ai
privati che vi consentono di cui all'articolo 2, l'amministrazione
competente per il rilascio della relativa certificazione, previa definizione di
appositi accordi, è tenuta a fornire, su richiesta del soggetto privato
corredata dal consenso del dichiarante, conferma scritta, anche attraverso l'uso
di strumenti informatici o telematici, della corrispondenza di quanto dichiarato
con le risultanze dei dati da essa custoditi. (R)
Articolo 72(R)
Responsabilità dei controlli
1. Ai fini dei controlli di cui all'articolo 71 le amministrazione
certificanti individuano e rendono note le misure organizzative adottate per l'efficiente,
efficace e tempestiva esecuzione dei controlli medesimi e le modalità per la
loro esecuzione. (R)
2. La mancata risposta alle richieste di controllo entro trenta giorni
costituisce violazione dei doveri d'ufficio. (R)
CAPO VI
SANZIONI
Articolo 73 (L)
Assenza di responsabilità della pubblica amministrazione
1. Le pubbliche amministrazioni e i loro dipendenti, salvi i casi di dolo o
colpa grave, sono esenti da ogni responsabilità per gli atti emanati, quando l'emanazione
sia conseguenza di false dichiarazioni o di documenti falsi o contenenti dati
non più rispondenti a verità, prodotti dall'interessato o da terzi.
Articolo 74 (L-R)
Violazione dei doveri d'ufficio
1. Costituisce violazione dei doveri d'ufficio la mancata accettazione
delle dichiarazioni sostitutive di certificazione o di atto di notorietà rese a
norma delle disposizioni del presente testo unico; (L)
2. Costituiscono altresì violazioni dei doveri d'ufficio:
a) la richiesta di certificati o di atti di notorietà nei casi in cui, ai sensi
dell'articolo 43, ci sia l'obbligo del dipendente di accettare la
dichiarazione sostitutiva; (R)
b) il rifiuto da parte del dipendente addetto di accettare l'attestazione
di stati, qualità personali e fatti mediante l'esibizione di un documento di
riconoscimento; (R)
c) la richiesta e la produzione, da parte rispettivamente degli ufficiali di
stato civile e dei direttori sanitari, del certificato di assistenza al parto ai
fini della formazione dell'atto di nascita. (R).
Articolo 75 (R)
Decadenza dai benefici
1. Fermo restando quanto previsto dall'articolo 76, qualora dal controllo di
cui all'articolo 71 emerga la non veridicità del contenuto della
dichiarazione, il dichiarante decade dai benefici eventualmente conseguenti al
provvedimento emanato sulla base della dichiarazione non veritiera.
Articolo 76 (L)
Norme penali
1. Chiunque rilascia dichiarazioni mendaci, forma atti falsi o ne fa uso nei
casi previsti dal presente testo unico è punito ai sensi del codice penale e
delle leggi speciali in materia.
2. L'esibizione di un atto contenente dati non più rispondenti a verità
equivale ad uso di atto falso.
3. Le dichiarazioni sostitutive rese ai sensi degli articoli 46 e 47 e le
dichiarazioni rese per conto delle persone indicate nell'articolo 4, comma 2,
sono considerate come fatte a pubblico ufficiale.
4. Se i reati indicati nei commi 1, 2 e 3 sono commessi per ottenere la
nomina ad un pubblico ufficio o l'autorizzazione all'esercizio di una
professione o arte, il giudice, nei casi più gravi, può applicare
l'interdizione temporanea dai pubblici uffici o dalla professione e arte.
CAPO VII
DISPOSIZIONI FINALI
Articolo 77 (L-R)
Norme abrogate
1. Dalla data di entrata in vigore del presente testo unico sono abrogati: la
legge 4 gennaio 1968 n.15; l'articolo 2, comma 15, primo periodo della legge
24 dicembre 1993 n. 537; l'articolo 2 commi 3, 4, 7, 9 e 10 e l'articolo 3
commi 1, 4, 5, e 11 come sostituito dall'articolo 2, comma 10 della legge 16
giugno 1998, n. 191, della legge 15 maggio 1997 n. 127; l'articolo 2, comma 11
della citata legge 16 giugno 1998 n. 191; gli articoli 2 e 3 della legge 24
novembre 2000, n. 340; l'articolo 55, comma 3 della legge 21 novembre 2000, n.
342. (L)
2. Sono altresì abrogati: il D.P.R. 10 novembre 1997, n. 513; il D.P.R. 20
ottobre 1998 n. 403; il D.P.R. 20 ottobre 1998, n. 428; i commi 2 e 3
dell'articolo 37 del D.P.R. 30 maggio 1989, n. 223. (R)
Articolo 78 (L-R)
Norme che rimangono in vigore
1. Dalla data di entrata in vigore del presente testo unico restano comunque
in vigore:
a) le vigenti disposizioni legislative e regolamentari in materia di
trasmissione delle dichiarazioni fiscali di cui al D.P.R. 22 luglio 1998, n.
322, al D.P.R. 14 ottobre 1999, n. 542, al D.P.R. 10 marzo 2000, n. 100, al
decreto direttoriale 31 luglio 1998, al decreto direttoriale 29 marzo 2000, al
D.M. 31 maggio 1999, n. 164, e le disposizioni di cui al decreto legislativo 31
marzo 1998, n. 109 concernenti la dichiarazione sostitutiva unica per la
determinazione dell'indicatore della situazione economica equivalente dei
soggetti che richiedono prestazioni sociali agevolate;
b) il D.P.R. 26 ottobre 1972 n. 642 in materia di imposta di bollo;
c) gli articoli 18 e 30 della legge 7 agosto 1990 n. 241;
d ) l'articolo 2, comma 15, secondo periodo della legge 24 dicembre 1993 n.
537;
e) le disposizioni in materia di dati personali di cui alla legge 31 dicembre
1996, n. 675 e ai decreti legislativi adottati in attuazione delle leggi 31
dicembre 1996, n. 676 e 6 ottobre 1998, n. 344;
f) fino alla loro sostituzione, i regolamenti ministeriali, le direttive e i
decreti ministeriali a contenuto generale, nonché le regole tecniche già
emanate alla data di entrata in vigore del presente testo unico;
g) tutte le disposizioni legislative in materia di conservazione di beni
archivistici di cui al capo II del d.Lgs. 29 ottobre 1999, n. 490.
2. Per le forze di polizia, restano in vigore, con riferimento agli articoli
43, comma 4, 59 e 60, le particolari disposizioni di legge e di regolamento
concernenti i trattamenti di dati personali da parte delle forze dell'ordine,
ai sensi dell'articolo 4 legge 31 dicembre 1996, n. 675.