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Decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n.
428
Regolamento recante norme
per la gestione del protocollo informatico da parte delle amministrazioni
pubbliche
(Abrogato e sostituito dal DPR 445/2000)
IL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA
Visto l'articolo 87 della Costituzione;
Visto il regio decreto 27 maggio 1875, n. 2552;
Visto il regio decreto 25 gennaio 1900, n.35;
Vista la legge 7 agosto 1990, n. 241;
Visto il decreto legislativo 3 febbraio 1993,
n.29;
Visto il decreto legislativo 12 febbraio 1993,
n.39;
Vista la legge 15 marzo 1997, n. 59;
Visto l'articolo 17, comma 1, della legge 23
agosto 1988, n.400;
Sentita l'Autorità per l'informatica nella
pubblica amministrazione;
Consultato il Garante per la protezione dei dati
personali;
Udito il parere del Consiglio di Stato, espresso
dalla Sezione consultiva per gli atti normativi nella adunanza del 14 settembre
1998;
Vista la deliberazione del Consiglio dei Ministri
adottata nella riunione del 16 ottobre 1998;
Sulla proposta del Presidente del Consiglio dei
Ministri e del Ministro per la funzione pubblica e gli affari regionali;
E M A N A
Il seguente regolamento:
Sezione prima
Disposizioni sul protocollo informatico
Art. 1
- Definizioni
1. Ai fini del presente regolamento s'intende:
- per "amministrazioni", le pubbliche
amministrazioni indicate dall'articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 3
febbraio 1993, n. 29;
- per "gestione dei documenti",
l'insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla
classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti
amministrativi (o, in forma abbreviata, "documenti"), formati o
acquisiti dalle amministrazioni, nell'ambito del sistema di classificazione
d'archivio adottato;
-
- per "sistema di protocollo
informatico" o, in forma abbreviata, "sistema", l'insieme delle
risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle
procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei
documenti;
-
- per "segnatura di protocollo" l'apposizione
o l'associazione, all'originale del documento, in forma permanente e non
modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso.
Art. 2
- Gestione dei documenti con sistemi informativi automatizzati
1. La gestione dei documenti è effettuata
mediante sistemi informativi automatizzati.
2. Ciascuna amministrazione individua,
nell'ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini
della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative
omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione,
nonché di comunicazione interna tra le aree stesse.
3. In sede di prima applicazione le
amministrazioni centrali dello Stato provvedono alla gestione informatica dei
documenti presso gli uffici di registrazione di protocollo già esistenti presso
le direzioni generali e le grandi ripartizioni che a queste corrispondono, i
dipartimenti, gli uffici centrali di bilancio, le segreterie di gabinetto.
Art. 3
- Requisiti del sistema di protocollo informatico
1. Il sistema di protocollo informatico deve:
- garantire la sicurezza e l'integrità dei dati;
- garantire la corretta e puntuale registrazione
di protocollo dei documenti in entrata e in uscita;
- fornire informazioni sul collegamento esistente
tra ciascun documento ricevuto dall'amministrazione e i documenti dalla stessa
formati nell'adozione dei provvedimenti finali;
- consentire il reperimento delle informazioni
riguardanti i documenti registrati;
- consentire, in condizioni di sicurezza,
l'accesso alle informazioni da parte dei soggetti interessati, nel
rispetto delle disposizioni della legge 31 dicembre 1996, n. 675, in materia di
tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati
personali;
- garantire la corretta organizzazione dei
documenti nell'ambito del sistema di classificazione d'archivio adottato.
Art. 4
- Registrazione di protocollo
1. La registrazione di protocollo per ogni
documento ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni è effettuata
mediante la memorizzazione in un archivio informatico delle seguenti
informazioni:
- numero di protocollo del documento generato
automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;
- data di registrazione di protocollo assegnata
automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;
- mittente per i documenti ricevuti o, in
alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati
in forma non modificabile;
- oggetto del documento, registrato in forma non
modificabile;
- data e protocollo del documento ricevuto, se
disponibili;
- l'impronta del documento informatico, se
trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in
grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non
modificabile.
- Il sistema deve consentire la produzione del
registro giornaliero di protocollo, costituito dall'elenco delle informazioni
inserite con l'operazione di registrazione di protocollo nell'arco di uno
stesso giorno.
- L'assegnazione delle informazioni nelle
operazioni di registrazione di protocollo è effettuata dal sistema in unica
soluzione, con esclusione di interventi intermedi, anche indiretti, da parte
dell'operatore, garantendo la completezza dell'intera operazione di modifica
o registrazione dei dati.
- Con decreto del Presidente del Consiglio dei
Ministri, su proposta dell'Autorità per l'informatica nella pubblica
amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubblica, da
adottare entro centottanta giorni dalla data di entrata in vigore del presente
regolamento, sono specificate le regole tecniche, i criteri e le specifiche
delle informazioni previste nelle operazioni di registrazione di protocollo.
- Sono esclusi dalla registrazione di protocollo:
gazzette ufficiali, bollettini ufficiali e notiziari della pubblica
amministrazione, note di ricezione delle circolari e altre disposizioni,
materiali statistici, atti preparatori interni, giornali, riviste, libri,
opuscoli, depliant, materiali pubblicitari, inviti a manifestazioni e tutti i
documenti già soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione.
Art. 5
- Informazioni annullate o modificate
1. Le informazioni annullate, in conformità alle
disposizioni del presente regolamento, devono rimanere memorizzate nella base di
dati per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura. La
procedura per indicare l'annullamento riporta, secondo i casi, una dicitura o
un segno in posizione sempre visibile e tale, comunque, da consentire la lettura
di tutte le informazioni originarie, poi annullate, unitamente alla data, all'identificativo
dell'operatore ed agli estremi del provvedimento d'autorizzazione.
2. Le informazioni non modificabili sono
annullabili con la procedura del comma 1 del presente articolo.
Art. 6
- Segnatura di protocollo
1. Le informazioni da apporre od associare ad
ogni documento attraverso l'operazione di segnatura di protocollo consentono
di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Le informazioni minime
previste sono:
- il progressivo di protocollo, secondo il formato
disciplinato all'articolo 8;
- la data di protocollo;
- l'identificazione in forma sintetica dell'amministrazione
o dell'area organizzativa individuata ai sensi dell'art. 2, comma 2, del
presente regolamento.
2. L'operazione di segnatura di protocollo va
effettuata contemporaneamente all'operazione di registrazione di protocollo.
3. L'operazione di segnatura di protocollo può
includere il codice identificativo dell'ufficio cui il documento e'
assegnato o il codice dell'ufficio che ha prodotto il documento, l'indice di
classificazione del documento e ogni altra informazione utile o necessaria,
qualora tali informazioni siano disponibili già al momento della registrazione
di protocollo.
4. Quando il documento è indirizzato ad altre
amministrazioni ed è formato e trasmesso con strumenti informatici, la
segnatura di protocollo può includere tutte le informazioni registrate sul
documento. L'amministrazione che riceve il documento informatico può utilizzare
tali informazioni per automatizzare le operazioni di registrazione di protocollo
del documento ricevuto.
5. Con Decreto del Presidente del Consiglio dei
Ministri, su proposta dell'Autorità per l'informatica nella pubblica
Amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubblica, da emanare
entro centottanta giorni dall'entrata in vigore del presente regolamento, sono
stabiliti il formato e la struttura delle informazioni associate al documento
informatico ai sensi del comma 4.
Art. 7
- Operazioni ed Informazioni minime
1. Le operazioni di registrazione indicate all'articolo
4 e le operazioni di segnatura di protocollo di cui all'articolo 6 del
presente regolamento nonché le operazioni di classificazione costituiscono
operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del protocollo informatico da
parte delle pubbliche amministrazioni.
Art. 8
- Formato del progressivo di protocollo
1. Il progressivo di protocollo è un numero
ordinale costituito da sette cifre numeriche. La numerazione è rinnovata ogni
anno solare.
2. Il progressivo di protocollo, apposto o
associato al documento mediante l'operazione di segnatura di protocollo, può
essere composto da un numero di cifre inferiore a sette. In tal caso il numero
ordinale progressivo si ottiene anteponendo al numero specificato nella
segnatura una successione di simboli zero.
Sezione seconda
Accesso alle informazioni
Art. 9
- Funzioni di accesso alle informazioni
1. L'accesso ai dati da parte degli utenti
appartenenti all'Amministrazione, nonché la ricerca, la visualizzazione e la
stampa di tutte le informazioni relative alla gestione dei documenti sono
disciplinati dai criteri di abilitazione stabiliti dal responsabile della tenuta
del protocollo.
2. La ricerca delle informazioni è effettuata
secondo criteri di selezione basati su tutti i tipi di informazioni registrate.
I criteri di selezione possono essere costituiti da espressioni semplici o da
combinazioni di espressioni legate tra loro per mezzo di operatori logici. Per
le informazioni costituite da testi deve essere possibile la specificazione
delle condizioni di ricerca sulle singole parole o parti di parole contenute nel
testo.
3. Il sistema deve offrire la possibilità di
elaborazioni statistiche sulle informazioni registrate allo scopo di favorire le
attività di controllo interno di gestione.
Art. 10
- Accesso esterno
1. Per l'esercizio del diritto di accesso ai
documenti, di cui al capo V della legge 7 agosto 1990, n. 241, possono essere
utilizzate tutte le informazioni del protocollo informatico anche mediante l'impiego
di procedure applicative operanti al di fuori del sistema e strumenti che
consentono l'acquisizione diretta delle informazioni da parte dell'interessato.
2. A tal fine le pubbliche amministrazioni
determinano, nel rispetto delle disposizioni di cui alla legge 31 dicembre 1996,
n. 675 e successive modifiche ed integrazioni, e nell'ambito delle misure
organizzative previste dall'articolo 22, comma 3, della legge 8 agosto 1990,
n. 241, i criteri tecnici ed organizzativi per l'impiego, anche per via
telematica, del sistema di protocollo informatico per il reperimento, la
visualizzazione e la stampa delle informazioni.
3. Nel caso di accesso effettuato mediante
strumenti che consentono l'acquisizione diretta delle informazioni da parte
dell'interessato, le misure organizzative e le norme tecniche indicate al
comma 2 determinano, altresì, le modalità di identificazione del soggetto
anche mediante l'impiego di strumenti informatici per la firma digitale del
documento informatico, come disciplinati dall'articolo 15, comma 2, della
legge 15 marzo 1997, n. 59, dal decreto del Presidente della Repubblica 10
novembre 1997, n. 513 e dai relativi regolamenti di attuazione.
4. Nel caso di accesso effettuato da soggetti non
appartenenti alla pubblica amministrazione possono utilizzarsi le funzioni di
ricerca e di visualizzazione delle informazioni messe a disposizione - anche
per via telematica - attraverso gli uffici relazioni col pubblico di cui all'articolo
12 del decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29.
Art. 11
- Accesso effettuato dalle pubbliche amministrazioni
1. Le pubbliche amministrazioni che, mediante
proprie applicazioni informatiche, accedono al sistema di protocollo informatico
dell'area organizzativa omogenea di cui al comma 2 dell'articolo 2, adottano
le modalità di interconnessione stabilite nell'ambito delle norme e dei
criteri tecnici emanati per la realizzazione della rete unitaria delle pubbliche
amministrazioni.
1. Le pubbliche amministrazioni che accedono ai
sistemi di protocollo informatico attraverso la rete unitaria delle pubbliche
amministrazioni utilizzano funzioni minime e comuni di accesso per ottenere le
seguenti informazioni:
- numero e data di registrazione di protocollo dei
documenti, ottenuti attraverso l'indicazione alternativa o congiunta dell'oggetto,
della data di spedizione, del mittente, del destinatario;
- numero e data di registrazione di protocollo del
documento ricevuto, ottenuti attraverso l'indicazione della data e del numero
di protocollo attribuiti dall'amministrazione al documento spedito.
2. Le funzioni minime di accesso di cui al comma
1 sono fornite dalla pubblica amministrazione che gestisce il sistema di
protocollo informatico.
3. Ai fini del presente articolo, le pubbliche
amministrazioni provvedono autonomamente, con riferimento al proprio ordinamento
e sulla base delle indicazioni fornite dall'Autorità per l'informatica nella
pubblica amministrazione, alla determinazione dei criteri tecnici ed
organizzativi per l'accesso alle informazioni del protocollo informatico.
Sezione terza
Archiviazione e conservazione delle registrazioni
Art. 12
- Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi
documentali e degli archivi
1. Ciascuna amministrazione istituisce un
servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi
documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee
individuate ai sensi dell'art. 2 del presente regolamento. Il servizio è
posto alle dirette dipendenze della stessa area organizzativa omogenea.
2. Al servizio è preposto un dirigente ovvero un
funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di
professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di
formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente.
3. Il servizio svolge i seguenti compiti:
- attribuisce il livello di autorizzazione per l'accesso
alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione
e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle informazioni;
- garantisce che le operazioni di registrazione e
di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del
presente regolamento;
- garantisce la corretta produzione e la
conservazione del registro giornaliero di protocollo di cui all'articolo 4;
- cura che le funzionalità del sistema in caso di
guasti o anomalie siano ripristinate entro 24 ore dal blocco delle attività e,
comunque, nel più breve tempo possibile;
- conserva le copie di cui agli articoli 13 e 14,
in luoghi sicuri e differenti;
- garantisce il buon funzionamento degli strumenti
e dell'organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di
gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di
accesso di cui agli articoli 10 e 11 e le attività di gestione degli archivi di
cui agli articoli 18, 19 e 20;
- autorizza le operazioni di annullamento di cui
all'articolo 5;
- vigila sull'osservanza delle disposizioni del
presente regolamento da parte del personale autorizzato e degli incaricati.
Art. 13
- Procedure di salvataggio e archiviazione dei dati
Il responsabile per la tenuta del protocollo
informatico dispone per la corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio
dei dati su supporto informatico rimovibile.
È consentito il trasferimento su supporto
informatico rimovibile delle informazioni di protocollo relative ai fascicoli
che fanno riferimento a procedimenti conclusi.
Le informazioni trasferite sono sempre
consultabili. A tal fine, il responsabile per la tenuta del protocollo
informatico dispone, in relazione all'evoluzione delle conoscenze scientifiche
e tecnologiche, con cadenza almeno quinquennale, la riproduzione delle
informazioni del protocollo informatico su nuovi supporti informatici.
Le informazioni del protocollo informatico
costituiscono parte integrante del sistema di indicizzazione e di organizzazione
dei documenti che sono oggetto di procedure di archiviazione ottica sostitutiva.
Art. 14
- Registro di emergenza
1. Il responsabile del servizio per la tenuta del
protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi
autorizza lo svolgimento manuale delle operazioni di registrazione di protocollo
su un registro di emergenza, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile
utilizzare la procedura informatica. Sul registro di emergenza sono riportate la
causa, la data e l'ora di inizio dell'interruzione nonché la data e l'ora del
ripristino della funzionalità del sistema.
2. Qualora l'impossibilità di utilizzare la
procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di
eccezionale gravità, il responsabile per la tenuta del protocollo può
autorizzare l'uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più
di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del
provvedimento di autorizzazione.
3. Per ogni giornata di registrazione manuale è
riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate
manualmente.
4. Il primo documento protocollato manualmente
per l'impossibilità di utilizzare la procedura informatica acquisisce il
numero di protocollo successivo all'ultimo generato automaticamente. La
numerazione del protocollo riprende, al ripristino delle funzionalità del
sistema informatico, dal numero successivo all'ultimo registrato manualmente.
4. Le informazioni relative ai documenti
protocollati manualmente sono inserite nel sistema informatico, utilizzando
un'apposita funzione di recupero dei dati, entro cinque giorni dal ripristino
delle funzionalità del sistema.
Sezione Quarta
Disposizioni sulla gestione dei flussi documentali
Art. 15
- Gestione dei flussi documentali
1. La gestione dei flussi documentali è
finalizzata al miglioramento dei servizi e al potenziamento dei supporti
conoscitivi delle amministrazioni secondo i criteri di economicità, di
efficacia dell'azione amministrativa e di pubblicità stabiliti dalla legge.
2. Le pubbliche amministrazioni adottano sistemi
per la gestione dei procedimenti amministrativi mediante sistemi informativi
automatizzati, valutando i relativi progetti in termini di rapporto tra costi e
benefici, sulla base delle indicazioni fornite dall'Autorità per
l'informatica nella pubblica amministrazione.
3. Il sistema per la gestione dei flussi
documentali include il sistema di protocollo informatico.
4. Le amministrazioni determinano autonomamente e
in modo coordinato per le aree organizzative omogenee, le modalità di
attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi
procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione d'archivio per tutti
i documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione di protocollo.
Art. 16
- Requisiti del sistema per la gestione dei flussi documentali
1. Oltre ai requisiti indicati all'articolo 3, il
sistema per la gestione dei flussi documentali deve :
- fornire informazioni sul legame esistente tra
ciascun documento registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento cui esso
è associato;
- consentire il rapido reperimento delle
informazioni riguardanti i fascicoli, il procedimento ed il relativo
responsabile, nonché la gestione delle fasi del procedimento;
- fornire informazioni statistiche sull'attività
dell'ufficio;
- consentire lo scambio di informazioni con
sistemi per la gestione dei flussi documentali di altre amministrazioni al fine
di determinare lo stato e l'iter dei procedimenti complessi.
Art. 17
- Specificazione delle informazioni previste dal sistema di gestione dei flussi
documentali
1. Con decreto del Presidente del Consiglio dei
Ministri, su proposta dell'Autorità per l'informatica nella pubblica
amministrazione di concerto con il Ministro della funzione pubblica, da adottare
entro centottanta giorni dall'entrata in vigore del presente regolamento, sono
specificate le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni
previste, delle operazioni di registrazione e del formato dei dati relativi ai
sistemi informatici per la gestione dei flussi documentali.
Sezione Quinta
Disposizioni sugli archivi
Art. 18
- Trasferimento dei documenti all'archivio di deposito
1. Almeno una volta ogni anno il responsabile del
servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede a
trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in un
apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna amministrazione.
2. Il trasferimento deve essere attuato
rispettando l'organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell'archivio
corrente.
Art. 19
- Disposizioni per la conservazione degli archivi
1. Il servizio per la gestione dei flussi
documentali e degli archivi elabora ed aggiorna il piano di conservazione degli
archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la definizione dei
criteri di organizzazione dell'archivio, di selezione periodica e di
conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle disposizioni
contenute nel D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409, e successive modificazioni ed
integrazioni.
2. Dei documenti prelevati dagli archivi dev'essere
tenuta traccia del movimento effettuato e della richiesta di prelevamento.
3. Si applicano in ogni caso, per l'archiviazione
e la custodia dei documenti contenenti dati personali, le disposizioni della
legge 31 dicembre 1996, n. 675, e dei relativi regolamenti di attuazione.
Art. 20
- Archivi storici
1. I documenti selezionati per la conservazione
permanente sono trasferiti, contestualmente agli strumenti che ne garantiscono l'accesso,
negli Archivi di Stato competenti per territorio o nella separata sezione di
archivio secondo quanto previsto dal decreto del Presidente della Repubblica 30
settembre 1963, n. 1409.
Sezione Sesta
Attuazione ed aggiornamento dei sistemi
Art. 21
- Attuazione dei sistemi
1. Entro il 31 marzo 1999 le pubbliche
amministrazioni introducono nei piani di sviluppo dei sistemi informativi
automatizzati progetti per la realizzazione di sistemi di protocollo informatico
in attuazione delle disposizioni del presente regolamento.
2. Entro il 31 dicembre 1999, le pubbliche
amministrazioni predispongono appositi progetti esecutivi per la sostituzione
dei registri di protocollo cartacei con sistemi informatici conformi alle
disposizioni del presente regolamento.
3. Le pubbliche amministrazioni provvedono, entro
5 anni, a partire dal 1° gennaio 1999, a realizzare o revisionare sistemi
informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e
dei procedimenti amministrativi in conformità alle disposizioni del presente
regolamento ed alle disposizioni della legge 31 dicembre 1996, n. 675, nonché
dell'articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59, e dei relativi
regolamenti di attuazione.
Art. 22
- Aggiornamenti del sistema
1. Le pubbliche amministrazioni devono
assicurare, per ogni aggiornamento del sistema, il pieno recupero e la
riutilizzazione delle informazioni acquisite con le versioni precedenti.
Art. 23
- Abrogazioni
1. Sono abrogate le norme regolamentari
incompatibili con il presente regolamento e, in particolare, le disposizioni del
regio decreto 25 gennaio 1900, n. 35.
Il presente decreto, munito del sigillo di Stato,
sarà inserito nella raccolta ufficiale degli atti normativi della Repubblica
italiana. È fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo o di farlo osservare.
Dato a Roma, addì 20 ottobre 1998
SCÀLFARO
Prodi, Presidente del Consiglio dei Ministri
Bassanini, Ministro per la funzione pubblica e
per gli affari regionali
Visto, il Guardasigilli: Diliberto
Registrato alla Corte dei conti il 9 dicembre 1998
Atti di Governo, registro n. 115, foglio n. 3
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