Nota del Garante
sulla notificazione dei trattamenti da parte dei giornalisti

Garante per la protezione
dei dati personali

Roma, li 24 marzo 1998
Prot. n. 2978
Al Comitato di redazione del quotidiano "La Repubblica"
ROMA

Oggetto: quesito sulla notificazione dei trattamenti di dati da parte dei giornalisti.

E' pervenuto un quesito con il quale si chiede di conoscere se i giornalisti debbano notificare al Garante i trattamenti di dati personali e con quali modalità.

Al riguardo, occorre premettere alcune considerazioni di ordine generale anche al fine di evitare alcuni diffusi equivoci.

Anzitutto, la legge n. 675/1996 non si applica all'area in cui ciascun individuo apprende notizie e informazioni che rimangono utilizzate in una dimensione strettamente privata. La legge, infatti, tutela le persone alle quali si riferiscono i dati, ma rispetta anche la sfera personale di chi intenda esercitare la libertà di informarsi e di essere informato per perseguire scopi meramente personali.

Questa garanzia opera in favore di chiunque raccolga e conservi informazioni per uso puramente personale, anche nel caso in cui tale bagaglio conoscitivo serva ad accrescere il livello di informazione della persona in riferimento a suoi interessi di tipo professionale.

In questo quadro, la legge n. 675 deve ritenersi inapplicabile alle agende automatizzate e cartacee, alle rubriche, agli indirizzari, agli appunti e al materiale informativo (articoli, ritagli di giornale, CD-ROM, libri, documenti ottenuti anche via INTERNET) che chiunque (ivi compresi i giornalisti, i pubblicisti e gli autori di articoli o saggi o di altre manifestazioni del pensiero) è solito conservare nella propria sfera privata per soddisfare interessi culturali o altre normali esigenze della vita di relazione.

Di conseguenza, questo genere di documenti, benché contenga informazioni personali, non è soggetto all'obbligo di notificazione, anche quando sia eventualmente organizzato in maniera sistematica o sia utilizzato per comunicare episodicamente con altri (si pensi al caso in cui si invii un fax o un messaggio di posta elettronica, ovvero si fornisca un indirizzo a terzi).

E' peraltro possibile che la persona che tratta determinati dati per "fini esclusivamente personali" li destini alla diffusione o alla comunicazione sistematica a terzi (art. 3). In quest'ultimo caso, al contrario dell'ipotesi poc'anzi considerata, la legge n. 675/1996 si applica e in alcuni casi rende necessario effettuare una "notificazione" al Garante.

Soffermando ora l'attenzione sulla "notificazione", vanno anzitutto ribadite alcune osservazioni di fondo:

a) la notificazione non deriva da un'iniziativa del Garante o da intenti censori, né rappresenta una novità nell'ordinamento, in quanto qualunque detentore di archivi magnetici ha dovuto notificarne l'esistenza al Ministero dell'interno sin dal 1981 e fino allo scorso anno (nel quale è entrata in vigore la legge n. 675 che individua nel Garante il nuovo organo destinatario della notificazione). Al contrario, la nuova disciplina della notificazione prevista dalla legge n.675/1996 è resa necessaria dalla direttiva europea n. 95/46/CE del 24 ottobre 1995 (che l'Italia ha recepito per prima in Europa), la quale regola nei dettagli il contenuto della notificazione e delimita la possibilità di prevedere esoneri o forme semplificate. Piuttosto, il Garante ha cooperato attivamente con il Governo nel primo trimestre di applicazione della legge, al fine di prevedere un congruo numero di semplificazioni e di esoneri poi introdotti dal decreto legislativo n. 255 del 28 luglio 1997;

b) la notificazione è una dichiarazione con cui si descrivono le caratteristiche generali dell'attività di raccolta e di elaborazione delle informazioni, e non presuppone in alcun modo l'esposizione dei dati personali raccolti o dei nominativi dei relativi interessati. In altre parole, la notificazione non reca le generalità dei soggetti registrati negli archivi e banche dati, né, a maggior ragione, contiene altra documentazione di uso personale (art. 7);

c) la legge n. 675/1996 reca un'esplicita clausola di salvaguardia delle norme sul segreto professionale del giornalista, il quale può far valere la tutela della confidenzialità della fonte delle notizie qualora ciò sia richiesto dal relativo carattere fiduciario, in ogni circostanza e sede nella quale la legge n. 675/1996 trovi applicazione, anche nei confronti del Garante e del cittadino che intenda tutelare i propri diritti, (art. 13, c. 5, l. n. 675/1996; art. 2, terzo c., l. n.69/1993).

Esaminando ora la tematica della notificazione da parte dei giornalisti, occorre premettere che la legge-delega n. 676/1996 permetteva ai Governo di introdurre semplificazioni ed esoneri nei soli casi in cui i trattamenti di dati, "...in ragione delle relative modalità o della natura dei dati personali, non presentino rischi di un danno all'interessato,... ", e in particolare nei casi di trattamenti non automatizzati di dati diversi da quelli sensibili (art. 1, c. 1, lett. f) l. 676/1996).

Il decreto legislativo n. 255/1997 ha utilizzato questa facoltà ed ha esonerato dalla notificazione tutti coloro che raccolgono ed elaborano temporaneamente dati finalizzati alla pubblicazione o alla diffusione occasionale di articoli, saggi ed altre manifestazioni del pensiero (art. 7, c. 5-ter, lett. n) legge n. 675).

Questo esonero riduce ampiamente il numero delle notificazioni, in quanto solleva da tale adempimento gli innumerevoli soggetti che collaborano saltuariamente con quotidiani, collane e periodici - pubblicati anche per via telematica - o che sono autori di libri ed opere audiovisive. Ovviamente, la medesima ipotesi di esonero può essere utilizzata anche dagli editori e dai produttori che curano la materiale confezione delle pubblicazioni e delle espressioni letterarie ed artistiche.

Il decreto legislativo n. 255/1997 ha previsto una diversa soluzione per quanto riguarda i giornalisti, i pubblicisti e i praticanti, che sono stati autorizzati ad effettuare una notificazione in forma semplificata.

Il Garante, dando anticipata attuazione al regolamento sull'organizzazione del proprio ufficio, attualmente in fase di pubblicazione, ha poi approvato un modello, che può essere utilizzato sia per la notificazione "ordinaria" (compilandolo interamente), sia per quella semplificata (completando solo la prima parte).

Le peculiari modalità di svolgimento dell'attività giornalistica inducono ora ad esaminare idubbi emersi riguardo al soggetto tenuto alla notificazione semplificata.

Al riguardo, il Garante ritiene che la disposizione sulla notificazione da parte dei giornalisti, dei pubblicisti e dei praticanti soffermi l'accento sul piano funzionale e cioè sull'attività di raccolta e di elaborazione delle informazioni, anziché su tali soggetti in quanto tali (art. 7, c. 5-bis, lett. b), l. n. 675).

Il "titolare" del trattamento è, com'è noto, il soggetto cui competono le decisioni di fondo sulle finalità e sulle modalità del trattamento (art. 1 l. 675/1996).

Poiché le finalità perseguite in ambito giornalistico sono insite nell'essenza stessa della relativa attività, diviene decisivo appurare se le scelte di ordine generale sulle complessive modalità dei trattamenti di dati competano ai singoli giornalisti collaboratori o, piuttosto, all'editore.

Il Garante, prendendo spunto da un caso nel quale si è posto il problema dell'identificazione del "titolare" (caso in cui la persona interessata aveva chiesto all'editore - anziché ai singoli giornalisti - di modificare il trattamento di dati che la riguardava), ritiene corretto ed aderente alla realtà identificare nell'editore il "titolare" del complesso di dati che ruota attorno all'impresa editoriale e che è tenuto, di conseguenza, alla notificazione semplificata.

Questa conclusione deriva non tanto da una scelta arbitraria legata ad una mera esigenza di semplificazione delle procedure, quanto da un'analisi del modo di esplicazione dell'attività giornalistica e del rapporto giornalisti-editori, oggetto di riflessioni analoghe anche ad altri Paesi.

A questa stessa conclusione non è di ostacolo la prassi adottata per effetto del contratto di lavoro giornalistico concluso tra la Federazione italiana editori giornali (FIEG) e la Federazione nazionale della stampa italiana (FNSI), che anche nell'edizione più recente (1 ottobre 1995 - 30 settembre 1999) ribadisce alcuni principi a garanzia della "sfera soggettivo-professionale" del giornalista, già tutelata dalla legge n. 69 del 3 febbraio 1963 recante l'"Ordinamento della professione giornalistica".

Tale contratto (v. la voce relativa alle "Procedure e modalità di realizzazione dei piani") prevede "accessi di diverso livello agli archivi di servizio a seconda dei gradi di competenza" o la segretezza di testi "attraverso l'adozione di 'chiavi d'accesso' o la predisposizione di particolari zone di 'memoria' o altri tipi di accorgimenti tecnici". Queste circostanze, però, appaiono ininfluenti nel caso di specie, e risultano anzi fisiologiche in ogni struttura che elabori dati, anche di piccole o medie dimensioni, nella quale possono esistere fasce di dati riservati all'accesso di alcuni soggetti (si pensi ad una segreteria di sicurezza) senza che questo interrompa l'unitarietà di un complessivo trattamento di dati (ad esempio, posto in essere presso un Ministero).

Nel contratto figurano poi altre indicazioni che, pur salvaguardando opportunamente l'autonomia dei singoli giornalisti, non sembrano tali da inficiare l'identificazione nell'editore del "titolare" del complessivo trattamento di dati.

Infatti, l'obbligo contrattuale di adottare "procedure, metodologie ed accorgimenti tecnici atti a tutelare l'autonomia e le competenze proprie della professione giornalistica, nonché la segretezza dei testi fino al momento in cui il giornalista li mette a disposizione, secondo i gradi di competenza, della struttura redazionale", esprime un opportuno principio che valorizza l'autonomia e le capacità professionali del giornalista specie nella ricerca delle notizie, e che tutela, soprattutto, il risultato e la confidenzialità delle fonti.

Tuttavia, questo stesso principio non inficia la costruzione che fa ruotare attorno all'impresa editoriale il complesso delle attivati informative.

Al contrario, il contratto collettivo reca esso stesso altre indicazioni che confermano l'approccio seguito in questa sede. Si pensi, al riguardo, alle prescrizioni contrattuali che prevedono:

a) un ruolo decisivo dell'editore nel programmare l'"utilizzazione dei sistemi elettronici editoriali e di ogni altro supporto tecnologico da parte delle redazioni" al fine di favorire lo sviluppo del pluralismo, il miglioramento della qualità dell'informazione e l'economicità di gestione. Questi obiettivi, secondo il contratto (art. 42), devono essere realizzati attraverso l'ammodernamento degli impianti, investimenti e nuovi modelli di organizzazione del lavoro redazionale che favoriscano incrementi di produttività dell'impresa;

b) la temporanea segretezza dei testi non ancora messi a disposizione della struttura redazionale da parte del singolo giornalista non è l'unica peculiarità del trattamento di dati in ambito editoriale. Infatti, il contratto collettivo precisa un aspetto coerente con lalegge n. 675, e cioè che l'accesso alla memoria del sistema editoriale "è riservato al corpo redazionale", con esclusione di altre figure (ad esempio, amministrative) in servizio presso l'editore e che curano altri trattamenti di dati (es., quelli relativi all'attività contrattuale);

c) il giornalista, pur beneficiando temporaneamente della segretezza dei testi non ancora riversati nella struttura, deve pur sempre avvalersi del sistema editoriale, utilizzando"la zona di memoria a lui riservata per l'elaborazione e l'archiviazione di materiale giornalistico o comunque attinente la professione". Il giornalista deve inoltre operare tenendo conto che i piani per l'utilizzazione dei sistemi editoriali "devono prevedere procedure sull'intervento dei tecnici addetti alla manutenzione del sistema sugli archivi personali", che peraltro devono essere idonee a consentire al giornalista interessato di apprendere tempestivamente il motivo, il giorno e l'ora dell'intervento (v., su questi profili, l'allegato E del contratto).

In conclusione, deve ritenersi corretta la soluzione che individua nell'editore il soggetto che può notificare con un unico atto (e una tantum) l'insieme delle banche dati automatizzate e cartacee di cui e "titolare" e che sono utilizzate a scopi giornalistici, anche quando (come accade di regola) le informazioni sono frammentate in più archivi, computer o fascicoli posti in uno o più luoghi nella materiale disponibilità dei singoli giornalisti.

In altre parole, non spiega alcun ostacolo la circostanza che le informazioni possono essere riversate solo in parte in una banca dati comune e possono non essere condivise, quindi, da alcuni collaboratori.

La notificazione è infatti una dichiarazione generale che non si riferisce a singoli archivi, computer o schedari, ma attiene al complesso dell'attività di raccolta, di elaborazione e di diffusione delle informazioni, ed è inoltre dovuta "una sola volta", "a prescindere dal numero delle operazioni da svolgere, nonché dalla durata del trattamento".

Potendo riguardare più trattamenti aventi finalità correlate tra loro (art. 7 l. n. 675/1996), la notificazione in ambito giornalistico può senz'altro comprendere l'insieme delle basi di dati che ruotano attorno all'impresa editoriale e ai relativi collaboratori, e può quindi riassumere in una sola dichiarazione sia i trattamenti di dati finalizzati direttamente allo scopo giornalistico, sia quelli che l'impresa gestisce per finalità amministrative (es.: dati relativi al personale dipendente, attivati contabile e contrattuale, ecc.) o commerciali (es.: archivio clienti, marketing).

Tale soluzione semplifica notevolmente l'attività dei singoli collaboratori ed è attuabile sia nell'ambito delle imprese che curano la pubblicazione di quotidiani e periodici, sia da parte delle case editrici in riferimento all'insieme dei libri, delle collane e delle altre pubblicazioni da esse curate.

E' da osservare che la medesima soluzione semplifica anche l'attività dei giornalisti che operano senza un vincolo di subordinazione o che collaborano contemporaneamente a più quotidiani, periodici, ecc., in quanto la notificazione potrà essere effettuata pur sempre dalle imprese che si avvalgono della loro collaborazione.

Non può peraltro escludersi il caso del tutto residuale del giornalista che non si limiti a detenere le agende, le rubriche, gli indirizzari, gli appunti e l'altro materiale informativo al quale si è accennato in premessa, e che operi in una condizione di completa autonomia dall'editore al di fuori di quelle particolari modalità di lavoro previste dal contratto di lavoro collettivo con riferimento alla struttura editoriale. In tal caso, il giornalista che crea una distinta base di dati destinati alla diffusione assume la veste di "titolare del trattamento" e deve effettuare, per questa parte di attività, una notificazione una tantum al Garante.

Il principio della confidenzialità delle fonti, è bene ribadirlo, vige però anche in questo caso.

In definitiva, devono ritenersi infondate le preoccupazioni manifestate da alcuni giornalisti circa le reali finalità della notificazione ed il rischio di una limitazione della libertà di informare.

E' peraltro auspicabile che l'Ordine dei giornalisti, la FIEG e la FNSI diano ampia diffusione della presente nota che sarà loro trasmessa per doverosa conoscenza.

IL PRESIDENTE