1.1. L'archivio ottico

Nell'ambito dell'archiviazione ottica, per "documento informatico" intendiamo sia il documento nato in origine sul supporto informatico, quindi un documento elettronico, sia un documento inizialmente cartaceo e poi convertito su supporto elettronico. Il riferimento attuale è la deliberazione del 30 luglio n° 24 del 1998 emanata dall'AIPA che definisce le regole tecniche, gestionali e comportamentali per l'organizzazione ed il mantenimento di un archivio ottico valido ai sensi di legge.

La deliberazione si apre con una dettagliata serie di definizioni. Vediamo le più importanti in alcuni passaggi dell'articolo 1:

1. Ai fini della presente deliberazione si intende per:
a) Archivio: l'insieme costituito da uno o più supporti di memorizzazione, univocamente identificati, contenenti un insieme di documenti registrati. Esso può inoltre contenere informazioni di qualsiasi tipo utili per la gestione dei documenti.
b) Supporto di memorizzazione: il mezzo fisico atto a registrare permanentemente informazioni rappresentate in modo digitale, su cui l'operazione di scrittura comporti una modifica permanente ed irreversibile delle caratteristiche del supporto stesso.
c) Classe di supporti di memorizzazione: l'insieme di supporti di memorizzazione aventi caratteristiche simili dal punto di vista meccanico, della capacità, delle prestazioni e del costo.

Da qui passiamo direttamente alle definizioni dei vari tipi di registrazione:

r) Tipo di una registrazione è una informazione che ne specifica il ruolo nell'archivio. I valori possibili sono:

1. Archiviazione normale: la registrazione contiene la versione iniziale della prima istanza di un documento registrato.
2. Archiviazione sostitutiva: la registrazione ne sostituisce un'altra risultata non corretta; essa perciò contiene la versione iniziale di una nuova istanza del documento registrato, che sostituisce l'istanza precedente.
3. Archiviazione cancellata: la registrazione contiene una rappresentazione digitale del documento che è risultata imperfetta ed ha perciò dato origine ad una archiviazione sostitutiva. Essa contiene la versione iniziale di una istanza del documento archiviato.
4. Riversamento diretto: la registrazione ne duplica un'altra presente nell'archivio e pertanto contiene la medesima versione della medesima istanza presente nella registrazione sorgente.
5. Riversamento sostitutivo: la registrazione deriva da un riversamento con modifica della rappresentazione digitale del documento, quindi contiene la versione successiva dell'istanza presente nella registrazione sorgente.

La registrazione normale è sostanzialmente la prima registrazione del documento. Se questa registrazione è corretta si conclude qui il procedimento di registrazione, altrimenti se il soggetto che opera la registrazione nota in fase di acquisizione dell'immagine un errore si procede ad una registrazione sostitutiva che sostituisce la precedente che viene definita cancellata. Ovviamente la storia di tutte queste registrazioni deve essere mantenuta incancellabile nel supporto di memorizzazione. Anche se una registrazione è sbagliata, e quindi in questo caso cancellata, non se ne può perdere traccia, deve comunque essere mantenuta leggibile e accessibile in qualsiasi momento nel supporto di memorizzazione in quanto comunque facente parte del procedimento di archiviazione.

Questo aspetto prelude al concetto di riversamento che può essere diretto o sostitutivo. Vediamo la definizione:

l) Riversamento di un documento registrato è un'operazione che, a partire da una registrazione, ne genera una nuova sul medesimo oppure su di un altro supporto di memorizzazione, contenuto nello stesso archivio. L'operazione può avvenire con o senza modifica della rappresentazione digitale del documento archiviato. Nel secondo caso il riversamento opera una semplice duplicazione, nel primo viceversa produce una nuova versione per l'istanza del documento contenuta nella registrazione sorgente.

Dunque la copia del contenuto del supporto di memorizzazione può avvenire con o senza modifica a seconda che il processo di riversamento si esaurisca in una semplice duplicazione del contenuto od implichi una variazione di contenuto. Supponiamo che il formato del documento registrato sia obsoleto per cui sia necessario cambiarlo. In questo caso è necessario effettuare un riversamento con modifica, permettendo così di assolvere a tutte le diverse esigenze del soggetto che è responsabile dell'archiviazione in relazione anche allo sviluppo tecnologico dei differenti supporti e formati.

1.2. Istanza, versione e presentazione

Il documento registrato (definito al punto d) è un documento formato da una o più pagine di cui si effettua l'archiviazione. A questo punto si introducono i concetti di istanza e versione, così definiti, sempre nell'articolo 1:

f) Istanza di un documento registrato è il risultato di una operazione di archiviazione effettuata a fronte del corrispondente documento d'origine. Ciascuna istanza di un documento registrato è individuata, nell'ambito di questo, dal numero d'ordine con cui è stata generata.
g) Versione di una istanza di documento registrato è l'insieme costituito dalla rappresentazione digitale del documento e da una serie di informazioni di controllo necessarie per garantire la sua integrità e reperibilità. Si hanno versioni differenti quando le rappresentazioni digitali del documento in esse contenute non coincidono. La versione iniziale è generata dall'archiviazione, quelle successive sono prodotte da operazioni di riversamento in cui viene modificata la rappresentazione digitale del documento. Ciascuna versione è individuata, nell'ambito della medesima istanza, dal numero d'ordine con cui è stata generata.

Per capire meglio possiamo individuare due casi esplicativi: abbiamo due istanze differenti di una medesima versione se in fase di registrazione si è verificato un errore di acquisizione per cui l'immagine non è venuta bene (ad esempio è storta) o comunque c'è un errore di registrazione, per cui si deve operare una seconda registrazione sulla stessa immagine. Viceversa si ha una variazione di versione se in fase di registrazione si deve effettuare una variazione del formato (per esempio, da TIFF ad un altro divenuto standard). Ovviamente le operazioni di questo ultimo tipo saranno molto limitate, per l'uso di formati standardizzati, universalmente riconosciuti e diffusi. Però nulla vieta che un formato oggi standard diventi domani obsoleto, per cui sarà necessario effettuare un riversamento e quindi generare una nuova versione della medesima istanza.

Segue una serie di punti sulla funzione di presentazione:

m) Presentazione di un documento registrato è l'operazione che consente di visualizzare il documento originale, nonché di ottenerne copia anche su supporto cartaceo.
n) Presentabilità di una versione: una versione è presentabile se è possibile effettuare la presentazione del documento registrato a partire dalla rappresentazione digitale del documento in essa contenuta.
o) Accessibilità di una versione: una versione è accessibile se è possibile recuperare dal supporto di memorizzazione la rappresentazione digitale del documento e verificarne la congruenza con la marca di controllo ad essa associata.
p) Presentabilità di una istanza: un'istanza è presentabile solo se nell'archivio esiste almeno una sua versione presentabile.
q) Accessibilità di una istanza: un'istanza è accessibile solo se tutte le sue versioni presenti nell'archivio sono accessibili.

In sostanza la presentazione è un'operazione che deve essere garantita in qualsiasi momento nel supporto di memorizzazione per tutte le sue parti, directory, sotto directory e tutti i file registrati. Si distingue fra presentabilità ed accessibilità di una versione o di una istanza a seconda che sia possibile visualizzare la sola immagine del documento registrato o accedere alla sequenza di simboli binari che rappresentano questo documento, senza però averne necessariamente visualizzata l'immagine nello schermo.

Le definizioni successive sono correlate all'attività di certificazione. Ne parleremo nel prossimo articolo.