76. Quando non è necessario "firmare" un documento

Siamo un ufficio recentemente istituito dalla nostra amministrazione per far fronte ai compiti previsti dalla vigente normativa in materia di controllo degli impianti termici; dopo un invitabile periodo di preparazione ed organizzazione stiamo per partire effettivamente con le previste verifiche degli impianti esistenti nelle case dei cittadini. 
Per comunicare la data e l'orario della visita di controllo dei tecnici verrà spedita ad ogni utente una raccomandata a.r. e a regime stimiamo di superare le tremila lettere ogni anno; a questo proposito c'è l'intenzione di inserire la procedura di firma digitale di tale documento per snellire le operazioni quotidiane ripetitive (e anche, a cascata, quelle successive alla firma vera e propria della lettera da spedire).
Il quesito che ci siamo posti in ufficio, e che giriamo a voi quali esperti sull'argomento, è il seguente: posto che il nostro dirigente apponga la sua firma digitale (certificata, autenticata e quant'altro occorra a norma di legge) sulla versione informatica di ogni singola lettera e che tale documento resti memorizzato sul disco fisso del Server della rete di pc del nostro ufficio, verrà invece materialmente spedita via posta al cittadino la stampa su supporto cartaceo, debitamente imbustata; tale copia cartacea ha il valore dell'originale digitalmente firmato a fronte di una qualsiasi contestazione da parte di chi la riceve?
Anche se ci rendiamo conto di applicare "al contrario" un'innovazione tecnologica, concepita per giungere all'eliminazione del supporto cartaceo, spedendone una copia stampata (e quindi, per sua natura, alterabile) è importante per noi stabilirne il valore in assoluto per tutte le immaginabili conseguenze giuridiche ed economiche (iter sanzionatorio, ecc.) che eventuali contestazioni comporterebbero per il nostro ufficio.
E' anche venuta fuori la proposta di apporre una dicitura sulla lettera del tipo "L'originale della presente lettera è firmato digitalmente ed è conservata nell'archivio informatico dell'Ufficio ai sensi della vigente normativa in materia"; può essere un'alternativa percorribile a vostro giudizio? (Luca Menozzi)

Speriamo che ci perdoni la battuta, alla quale non sappiamo resistere: la vostra amministrazione ha anche istituito un "ufficio complicazione affari semplici"?
Si tratta di lettere prodotte da un sistema automatizzato. E quindi si applica l'art. 3 del DLgs 39/93 - Norme in materia di sistemi informativi automatizzati delle amministrazioni pubbliche, che al secondo comma recita:
Nell'ambito delle pubbliche amministrazioni l'immissione, la riproduzione su qualunque supporto e la trasmissione di dati, informazioni e documenti mediante sistemi informatici o telematici, nonché l'emanazione di atti amministrativi attraverso i medesimi sistemi, devono essere accompagnati dall'indicazione della fonte e del responsabile dell'immissione, riproduzione, trasmissione o emanazione. Se per la validità di tali operazioni e degli atti emessi sia prevista l'apposizione di firma autografa, la stessa è sostituita dall'indicazione a stampa, sul documento prodotto dal sistema automatizzato, del nominativo del soggetto responsabile.

Dunque, una volta prodotto il documento informatico firmato digitalmente (che soddisfa la prescrizione dell'indicazione della fonte e del responsabile), basta stampare in calce a ogni lettera il nominativo del responsabile stesso.

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