Aiuto! La firma digitale rivela le irregolarità

08.03.04

Chiede l'estensore della lettera: il problema ha una soluzione giuridica?
Il fatto è che le procedure descritte, comuni a molte amministrazioni di tutti i livelli, presentano gravi profili di illegittimità. La "soluzione giuridica" consiste nell'eliminare gli aspetti di illegittimità e non compiere quelli che in molti casi si possono configurare come dei veri e propri falsi, penalmente perseguibili.
Con la firma digitale - e con il protocollo informatico, che registra tutti i passaggi dell'iter di una "pratica" - il procedimento diventa trasparente e le irregolarità vengono alla luce.

La soluzione non è e non può essere trovata in "inghippi" aggiuntivi. E' nella "reingenierizzazione" dei processi: bisogna ripensare le procedure in funzione della loro gestione con gli strumenti informatici, in particolare la firma digitale e la marca temporale, oltre che il protocollo.
Difficile? Certamente nella fase iniziale. Poi, quando il nuovo sistema diventerà di uso quotidiano, ci si accorgerà non solo della maggiore efficienza, ma anche della maggiore tranquillità data dalla certezza di agire sempre nel rispetto delle norme.
Un'altra innovazione di cui si sente la necessità.

(M. C.)

Comune di ...........
Oggetto: Firma digitale determinazioni dei responsabili (Pubblica Amministrazione) - Quesito.

Le determinazioni dei responsabili del Comune di ............ da quest'anno sono trattate informaticamente, e quindi firmate digitalmente, attraverso l'utilizzo di un applicativo che, naturalmente, registra le fasi ed i passaggi dell'iter di formazione della determinazione.

Questa modalità di lavoro ha immediatamente evidenziato una problematica che intendo sottoporre alla Vostra cortese attenzione per cercarne le possibili soluzioni, soprattutto dal punto di vista giuridico e tutelare di conseguenza l'attività amministrativa.

Espongo il problema.

La determinazione viene predisposta dall'ufficio proponente, alla stessa vengono assegnate una data ed una numerazione e successivamente viene trasmessa al responsabile che la firma digitalmente.

Tra la prima fase e la fase della firma digitale possono, in questo modo, intercorre uno o più giorni.

La data dell'adozione non coincide pertanto con la data della sottoscrizione digitale!

Ciò avveniva normalmente con il supporto cartaceo, anch'esso firmato generalmente in un giorno diverso dalla data dell'atto, ma la non contestualità della data dell'atto e quella della sua firma non veniva palesata se non, ad esempio, attraverso l'annotazione di qualcuno (responsabile del procedimento o di servizio), su propri strumenti di lavoro (cartellina istruttoria, pro-memoria, ecc.)

Spesso poi il responsabile, all'atto della firma, individua correzioni o aggiunte che comportano la restituzione della determinazione al responsabile del procedimento/proponente per il perfezionamento e ciò senza, naturalmente, revocare la determinazione già numerata in una data precedente per riadattarne una nel testo corretto.

Con ciò differenziando ulteriormente la data di adozione con quella della sottoscrizione!

Poiché poi l'esecutività delle determinazioni decorre dalla data del visto di copertura finanziaria da parte del responsabile del servizio finanziario, a volte, in questa fase successiva all'esistenza dell'atto, altre correzioni possono essere richieste dal suddetto responsabile in relazione ad esempio ad errori di imputazione della spesa.

Utilizzando il supporto cartaceo, non essendo la determinazione ancora pubblicata, si poteva tranquillamente rifarla introducendo le correzioni richieste, rimandarla alla firma del responsabile del servizio competente, trasmetterla al responsabile del servizio finanziario per il visto di copertura finanziaria ed, infine, pubblicarla nella sua stesura, a questo punto, definitiva.

Ciò senza adottare ad ogni correzione un atto di revoca dell'atto precedente, poiché formalmente il documento cartaceo finale, corretto e riveduto magari più volte ed in tempi successivi, aveva una data e recava una sottoscrizione e non vi era traccia dell'iter e del percorso a volte tortuoso subito dallo stesso per la sua formazione.

Il trattamento informatico dell'iter delle determinazioni, invece, registra tutti i passaggi e li rende sempre e comunque rintracciabili e ricostruibili.

Questo significa che un procedimento come quello delle determinazioni sia ingestibile informaticamente?
Il rispetto della contestualità della data della sottoscrizione con la firma digitale con quella di registrazione della determinazione è infatti pressoché impossibile per i seguenti motivi che sintetizzano quanto sopra detto:

1) perché bisognerebbe partire dal presupposto che tutte le determinazioni siano redatte nella prima versione in maniera perfetta e ciò è impossibile (una percentuale di errore più o meno alta è normalmente presente nell'attività dell'uomo);
2) perché una determinazione dovrebbe essere redatta dal responsabile del procedimento nella versione definitiva solo se lo stesso ha la garanzia che il suo responsabile sia in quel momento presente e che la sottoscriva;
3) perché anche se l'atto dovesse essere registrato dall'applicativo al momento della firma del responsabile, e ciò impedirebbe di assumere quelle determinazioni urgenti che ha volte comportano la prenotazione di un numero ed il perfezionamento formale dell'atto stesso nei giorni successivi (con il supporto cartaceo, questo rappresenta la prassi), spesso al momento del controllo della copertura finanziaria, vengono rilevati errori e la determinazione viene restituita al responsabile per la sua correzione.

Personalmente penso che la gestione informatica dei procedimenti, resa peraltro oramai obbligatoria dall'evoluzione della tecnologia e della normativa al riguardo, non debba comportare un irrigidimento ed un appesantimento dei procedimenti stessi, ciò andrebbe contro il principio della semplificazione introdotto dalla legge 241/1990.

Il problema ha una soluzione giuridica?

Per quanto riguarda le deliberazioni della Giunta e del Consiglio, il problema, in base alle mie conoscenze, non si pone poiché l'atto di tali organi è adottato al momento della votazione che lo approva e la sua verbalizzazione in un documento può avvenire a cura del segretario in momenti successivi senza compromettere la decorrenza dell'atto stesso e l'esplicazione degli effetti della sua efficacia nel caso, ad esempio di deliberazione resa immediatamente eseguibile.

L'atto di un organo monocratico che prevede la forma scritta, invece, esiste dal momento della sua sottoscrizione (eseguita magari successivamente alla data attribuita all'atto, l'importante è che non si veda).

Non so se ci sono soluzioni giuridiche al problema esposto.

Non vorremmo sentirci dire che l'informatica fornendo indubbi vantaggi sotto alcuni aspetti (per esempio quello della rintracciabilità dei documenti in ogni momento) richieda in cambio di adeguarsi ad alcuni limiti perché nel caso prospettato tali limiti sarebbero veramente molti e comporterebbero un appesantimento del procedimento se posto in relazione a quello su supporto cartaceo.

Allora sarebbe meglio non gestire informaticamente l'iter, tutt'al più gestirlo informaticamente fino alla stampa dell'originale sul cartaceo da far sottoscrivere al responsabile competente. L'atto originale su cartaceo avrebbe una sua data ed una sottoscrizione che corrisponderebbe a quella data (abbiamo salvato la forma prevista dall'ordinamento giuridico). La versione informatica (non originale perché non firmata digitalmente) sarebbe presente nel sistema e potrebbe essere rintracciata in ogni momento. Ma ciò non mi pare possa considerarsi la soluzione del problema.

Anche la soluzione di non rendere visibile in una maschera del programma l'iter del procedimento delle determinazioni non impedirebbe comunque la rintracciabilità dell'iter stesso nello strumento informatico.

Ringrazio per l'attenzione e resto in attesa di conoscere le Vostre considerazioni al riguardo

Il Responsabile d'Area .......................