G. Rognetta - L'informatica nello studio legale

Com'è romantica la figura dell'Avvocato che, animato da tenace volontà e commovente passione, si consuma gli occhi e le dita tra gli indici e le pagine di polverose riviste giuridiche, in una interminabile ricerca di leggi, sentenze e dottrine! Alfine l'esausto ricercatore, brandendo la sua fidata ed insostituibile penna, annota l'esito del suo greve lavoro, ed arricchisce con esso un laborioso atto processuale, affidandone la stesura olografa ad una solerte segretaria la quale, con la grazia della sua silente pazienza, si impegna prima nella traduzione di strani segni calligrafici, cancellature crudeli e incomponibili richiami, e poi nella conclusiva ed agognata battitura meccanica. Finalmente l'atto è pronto! Confezionato però, a voler essere pignoli, con una non del tutto perfetta perizia, nonostante la lodevole professionalità della segretaria: com'è irritante quell'errore nell'esposizione del fatto, e quell'altro proprio nell'indicazione di quei dati giuridici così faticosamente individuati!
Oggi, fortunatamente, l'evoluzione dell'informatica ci consente di accogliere con un sorriso il ricordo di metodi di lavoro così artigianali: dopo la fase del predominio delle ormai obsolete macchine da videoscrittura, in ogni studio legale troneggia almeno un computer, circondato da sentimenti eterogenei, variabili dall'amore più ardente all'odio più feroce dei suoi proprietari. Anche il più anziano e conservatore degli avvocati ha dovuto fare i conti, prima o poi, con quella misteriosa scatoletta contenente diavolerie di nome Dos, Windows, file, cd rom e quant'altro, instaurando con essa un rapporto di conflittualità sfociato in felici matrimoni o insanabili divorzi. Quante imprecazioni echeggiano tra le solenni mura degli studi forensi, allorché quell'ospite invadente non vuole saperne di rispondere ai comandi! E quale angoscia attanaglia il timoroso Avvocato nel veder scorrere sul monitor una cascata di parole in una lingua incomprensibile, quali tremori affliggono le sue dita sulla tastiera, quasi che il premere un tasto sbagliato possa fare esplodere quel prepotente ordigno! Accompagnato da siffatti alterni travagli, il computer si avvia ad essere componente imprescindibile del lavoro dell'Avvocato: quest'ultimo, però, non può saldare il suo debito con il progresso informatico limitandosi ad acquistare un computer: si impongono, sul punto, alcune brevi riflessioni.
Innanzitutto l'evoluzione informatica è così rapida da condurre alla seguente affermazione: non ogni computer è veramente utile, ma soltanto quello dotato di sufficienti caratteristiche tecniche, tali da poter sfruttare in modo almeno soddisfacente le potenzialità di un elaboratore operante nel mondo giuridico. Quali sono, in concreto, tali caratteristiche? Per quanto concerne l'hardware, il computer dell'Avvocato deve avere, come configurazione minima, un processore 486 di classe superiore; 8 Mb RAM; 540 HD; cd rom; stampante a getto d'inchiostro. La dotazione software deve comprendere un buon word processor (= trattamento testi) per poter soddisfare le esigenze anche estetiche di battitura degli atti; esistono diversi software in grado di assicurare una estrema professionalità del lavoro, ma è consigliabile scegliere un programma compatibile con il nuovo sistema operativo Windows 95, che è in grado, tra l'altro, di riconoscere i nomi di file lunghi fino a 255 caratteri: ciò consente all'Avvocato di memorizzare i propri atti con le più esaustive indicazioni, senza dover ricorrere più ai drammatici rompicapo del passato per distinguere fantasiose abbreviazioni ristrette nello spazio di 8 caratteri. È possibile, pertanto, creare un ordinato formulario elettronico dei propri atti, in modo da poter recuperare velocemente gli atti memorizzati in base al contenuto risultante dai nuovi nomi di file. Inoltre è possibile scegliere tra i vari software esistenti sul mercato per eventuale opzioni di parcellazione, archivio, agenda, gestione dello studio in generale.
La seconda considerazione è che l'acquisto di un computer con le caratteristiche tecniche sopra indicate non è ancora sufficiente: occorre infatti che le potenzialità della macchina vengano sfruttate efficacemente ai fini della riduzione dei tempi di lavoro: non è producente che l'Avvocato scriva l'atto su un triste foglio di carta per poi passarlo alla segretaria affinché venga memorizzato sull'elaboratore e stampato: in questo modo vi è un'inutile duplicazione di fasi lavorative che può essere evitata qualora l'Avvocato, anche se privo delle sufficienti cognizioni informatiche, digiti su word processor lo schema rudimentale dell'atto che, immediatamente dopo, verrà aggraziato nella sua esposizione estetica dal collaboratore (o segretaria), nonché ordinatamente memorizzato e catalogato in un archivio di file distinto per materia, in modo da poter facilmente riprodurre gli atti a contenuto ripetitivo. Ovviamente, se l'Avvocato dispone di tempo e cognizioni sufficienti, può provvedere da sè alla digitazione, memorizzazione e stampa dei suoi atti, velocizzando al massimo i tempi di lavoro.
Tuttavia un corretto processo di informatizzazione del lavoro dell'Avvocato implica, nella prospettiva di un effettivo risparmio di tempi, che la rapidità non sia soltanto nella digitazione e memorizzazione dell'atto, ma anche nella redazione del suo contenuto. Se, in altri termini, si digita e si memorizza l'atto in pochi minuti, ma si arriva alla preparazione del suo contenuto attraverso lunghe ed imperfette ricerche giuridiche, il processo informatico sarà irrimediabilmente viziato alla base: per evitare ciò, è d'uopo una mirata ricerca elettronica del dato giuridico. È proprio questa la funzione primaria dell'informatica nello studio legale: consentire all'Avvocato di individuare, con l'ausilio di cd rom, i dati giuridici di volta in volta necessari, con modalità di ricerca rapide e al tempo stesso precise. Quindi si impone una ulteriore considerazione: per l'Avvocato non è sufficiente disporre di un buon computer e di banche dati giuridiche, occorrendo anche una utilizzazione appropriata delle informazioni contenute nelle banche stesse. È inutile acquistare un cd rom con centinaia di migliaia di dati, quando poi non se ne trae che una minima parte, a causa di difettosi processi di ricerca. Se l'Avvocato vuole conoscere l'orientamento della Cassazione su una questione, e, sedutosi al computer, ricava un centinaio di sentenze dalla sua ricerca, non può certo ritenersi entusiasta del suo lavoro; e così nel caso in cui, viceversa, non riesca a trovare che pochissime o addirittura nessuna sentenza: nel primo caso egli avrà prodotto una ricerca rumorosa, nel secondo silenziosa. Ciò accade perchè l'Avvocato, quando non può fondare la sua ricerca su estremi numerici, non utilizza correttamente i cosiddetti operatori booleani, che consentono, tramite la combinazione logica di due o più termini, di ampliare o restringere la ricerca a seconda delle esigenze dell'utente: solo così può giungersi ad un risultato ottimale, che garantisce l'efficacia e la rapidità del lavoro.
Negli studi legali sono nettamente prevalenti le banche dati off line di editori privati quali Giuffrè, Utet, De Agostini, Zanichelli. L'accesso on line al Centro elettronico di documentazione della Corte di Cassazione, tramite il sistema Italgiure-find, è invece privilegio di una minoranza disposta ad affrontare i costi del collegamento e la complessità del sistema di ricerca: d'altro canto questa banca dati è assolutamente sconsigliabile a chi pretende di accedervi senza una adeguata preparazione informatica. Pertanto è opportuna una breve analisi, in questa sede, di alcune banche dati private, se non altro a cagione della loro diffusione, attraverso un esame comparato Giuffrè (Juris Data) - Utet.
La differenza più evidente confrontando la prima videata dei due sistemi è quella che deriva dalla diversa impostazione standard del software di ricerca della giurisprudenza massimata. Nell'Utet appare infatti già dalla prima schermata una sorta di menu dove è possibile orientarsi con l'ausilio dei tasti freccia e inserire immediatamente le voci che interessano. Nello Juris Data invece, a parte la possibilità di digitare immediatamente un'espressione di ricerca, occorre agire sui tasti funzione per aprire le corrispondenti finestre ed accedere alle relative funzioni. Ciò sembra testimoniare una diversa filosofia dell'Utet, ispirata a conferire un maggiore ordine sistematico alla rappresentazione dei dati. Nel guardare le schermate Utet si ha l'impressione di trovarsi di fronte, da un punto di vista estetico, ad un data base tradizionale, con i campi incolonnati e la possibilità di muoversi tra essi con identiche modalità. Nello Juris Data, viceversa, l'impostazione della schermata sembra voler costringere l'utente ad una ricerca più "pensata" che "guardata", poiché non esiste funzione che sia simultaneamente percepibile a video ed eseguibile: è necessario prima aprire una finestra. Si potrebbe immaginare l'utente Giuffrè come un libero pensatore della ricerca computerizzata: infatti l'operatore "duro" non si abbasserà mai a perdere le frazioni di secondo necessarie ad aprire le varie finestre, ma preferirà ricordare i vari percorsi ed utilizzerà prevalentemente la funzione $$ per raffinare le sue ricerche. Il sistema Utet si addice invece all'utente "geometrico", che pretende di avere continuamente sul video il maggior numero di informazioni possibili e nella migliore disposizione. E'intollerabile, per lui, non avere sempre sotto gli occhi un menu che lo rassicuri sulla funzionalità del sistema: preferisce i campi bene ordinati, i rettangolini luminosi che gli indichino dove inserire i suoi dati. Questa impressione di maggiore armonia dell'Utet è confermata dall'archivio dottrinale: qui è possibile una ricerca per autore che fornisce ordinatamente le indicazioni più interessanti. Invece nello Juris Data, a parte il fatto che non è consentita una ricerca per autore, le informazioni dottrinali su un determinato argomento vengono videate su elenchi per lo più lunghissimi, disordinati e non ripartibili per singole voci.
Oltre queste diversità stilistiche, non esistono differenze sostanziali tra i due sistemi, se si eccettua che la banca dati Giuffrè consente di risalire fino al 1979, cioè due anni in più rispetto alla Utet, dato, quest'ultimo, non trascurabile.
Bisogna anche precisare che la comune caratteristica off line di tutte le banche dati private si sta, col tempo, attenuando, nel senso che gli aggiornamenti tendono ad essere sempre più frequenti: si è passati, in tempi relativamente brevi, dagli aggiornamenti annuali a quelli semestrali, poi trimestrali e bimestrali; la De Agostini ha praticamente già inaugurato i collegamenti on line garantendo, ovviamente a costi più elevati, un aggiornamento dei dati ogni sette giorni.
Un'ultima notazione riguarda la recentissima introduzione dell'interfaccia grafica, compatibile con il sistema Windows, che la Giuffrè ha finalmente regalato ai suoi utenti, e che ci si augura costituisca lo stimolo per tutti gli editori privati a migliorare le proprie banche dati offrendo a chi non sopporta le orride interfacce tradizionali la possibilità di lavorare in un ambiente più confortevole.
In conclusione, può affermarsi che il computer rappresenta un insostituibile strumento di lavoro per l'Avvocato solo con il concorso delle condizioni sopra accennate, e cioè sufficienti caratteristiche hardware e software, nonchè corretta utilizzazione delle stesse.

(03.09.97)

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