In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vicepresidente, del prof. Ugo De Siervo e dell'ing. Claudio Manganelli, componenti, e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive modificazioni ed integrazioni, in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;

Visto, in particolare, l'art. 22, comma 1, della citata legge n. 675/1996, il quale individua come "sensibili" i dati personali idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale;

Visto l'art. 22, comma 3 e comma 3 bis, della medesima legge, rispettivamente modificato e introdotto dall'art. 5 del decreto legislativo 11 maggio 1999, n. 135;

Considerato che i soggetti privati e gli enti pubblici economici possono trattare tali dati solo previa autorizzazione di questa Autorità e con il consenso scritto degli interessati;

Considerato che il Garante può rilasciare le autorizzazioni, anche d'ufficio, nei confronti di singoli titolari o, con provvedimenti generali, di determinate categorie di titolari o di trattamenti (art. 41, comma 7, legge n. 675/1996, come sostituito dall'art. 4, comma 1, del decreto legislativo 9 maggio 1997, n. 123);

Vista l'autorizzazione del Garante adottata il 29 settembre 1999 relativa al trattamento dei dati "sensibili" nei rapporti di lavoro, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana il 2 ottobre 1999 e avente efficacia fino al 30 settembre 2000;

Visti i risultati positivi conseguiti con le autorizzazioni generali rilasciate negli anni precedenti, che sono risultate uno strumento idoneo per prescrivere ed uniformare le misure e gli accorgimenti a garanzia degli interessati, tenendo conto dei diritti e degli interessi meritevoli di tutela degli operatori che verrebbero penalizzati dalla necessaria richiesta di singoli provvedimenti autorizzatori;

Ritenuto, pertanto, opportuno rilasciare nuove autorizzazioni generali anche al fine di proseguire la semplificazione degli adempimenti che la legge n. 675/1996 pone a carico di determinate categorie di titolari, nonché di assicurare una migliore funzionalità dell'Ufficio del Garante e di armonizzare le prescrizioni da impartire con le autorizzazioni, alla luce dell'esperienza maturata;

Ritenuto opportuno che tali nuove autorizzazioni provvisorie siano a tempo determinato, in conformità anche a quanto previsto dal regolamento concernente l'organizzazione e il funzionamento dell'Ufficio di questa Autorità emanato con d. P. R. 31 marzo 1998, n. 501;

Ritenuta la necessità che anche le nuove autorizzazioni prendano in considerazione le finalità dei trattamenti, le categorie di dati, di interessati e di destinatari della comunicazione e della diffusione, nonché il periodo di conservazione dei dati stessi, in quanto la disciplina di tali aspetti è prevista dalla legge n. 675/1996 ai fini dell'applicazione delle norme sull'esonero dall'obbligo della notificazione e sulla notificazione semplificata (art. 7, comma 5-quater);

Considerata la necessità di garantire il rispetto di alcuni princìpi volti a ridurre al minimo i rischi di danno o di pericolo che i trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le libertà fondamentali, nonché per la dignità delle persone, specie per quanto riguarda la riservatezza e l'identità personale, princìpi valutati anche sulla base delle raccomandazioni adottate in materia dal Consiglio d'Europa;

Considerato che un elevato numero di trattamenti di dati sensibili è effettuato ai fini dell'adempimento di obblighi contabili, retributivi, previdenziali, assistenziali, fiscali e assicurativi nell'ambito dei rapporti di lavoro, e che è pertanto necessario che tali trattamenti formino oggetto di un'autorizzazione generale ai sensi dell'art. 41, comma 7, della legge n. 675/1996;

Visto l'art. 35 della legge n. 675/1996 che sanziona penalmente la violazione delle prescrizioni della presente autorizzazione;

Visto il regolamento recante norme sulle misure minime di sicurezza previsto dall'art. 15, comma 2, della legge n. 675/1996 e adottato con d. P. R. 28 luglio 1999, n. 318;

Visto l'art. 14 del d. P. R. 31 marzo 1998, n. 501;

Visti gli atti d'ufficio;

Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000 adottato con deliberazione n. 15 del 28 giugno 2000 e pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana n. 162 del 13 luglio 2000;

Relatore il prof. Stefano Rodotà;

Autorizza

il trattamento dei dati sensibili di cui all'art. 22, comma 1, della legge n. 675/1996, finalizzato alla gestione dei rapporti di lavoro, alle condizioni di seguito indicate.

1) Ambito di applicazione.

La presente autorizzazione è rilasciata senza richiesta di parte:

a) alle persone fisiche e giuridiche, alle imprese, agli enti, alle associazioni e agli organismi che sono parte di un rapporto di lavoro o che utilizzano prestazioni lavorative anche atipiche, parziali o temporanee ai sensi della legge 24 giugno 1997, n. 196, o che comunque conferiscono un incarico professionale alle figure indicate al successivo punto 2, lett. b) e c);

b) ad organismi paritetici e ad altri organismi che gestiscono osservatori in materia di lavoro, previsti dalla normativa comunitaria, dalle leggi, dai regolamenti o dai contratti collettivi anche aziendali.

L'autorizzazione riguarda anche l'attività svolta dal medico competente in materia di igiene e di sicurezza del lavoro, in qualità di libero professionista o di dipendente dei soggetti di cui alla lettera a) o di strutture convenzionate.

2) Interessati ai quali i dati si riferiscono.

Il trattamento può riguardare i dati sensibili attinenti:

3) Finalità del trattamento.

Il trattamento dei dati sensibili deve essere necessario:

4) Categorie di dati.

Il trattamento può avere per oggetto i dati strettamente pertinenti agli obblighi, ai compiti o alle finalità di cui al punto 3), e in particolare:

5) Modalità di trattamento.

Fermi restando gli obblighi previsti dagli articoli 9, 15 e 17 della legge n. 675/1996 e dal d. P.R. n. 318/1999, concernenti i requisiti dei dati personali, la sicurezza e i limiti posti ai trattamenti automatizzati volti a definire il profilo o la personalità degli interessati, il trattamento dei dati sensibili deve essere effettuato unicamente con logiche e mediante forme di organizzazione dei dati strettamente correlate agli obblighi, ai compiti o alle finalità di cui al punto 3).

La comunicazione di dati all'interessato deve avvenire di regola direttamente a quest'ultimo o a un suo delegato, in plico chiuso o con altro mezzo idoneo a prevenire la conoscenza da parte di soggetti non autorizzati, anche attraverso la previsione di distanze di cortesia.

Restano inoltre fermi gli obblighi di acquisire il consenso scritto dell'interessato e di informare l'interessato medesimo, in conformità a quanto previsto dagli articoli 10 e 22 della legge n. 675/1996.

6) Conservazione dei dati.

Nel quadro del rispetto dell'obbligo previsto dall'art. 9, comma 1, lett. e) della legge n. 675/1996, i dati sensibili possono essere conservati per un periodo non superiore a quello necessario per adempiere agli obblighi o ai compiti di cui al punto 3), ovvero per perseguire le finalità ivi menzionate. A tal fine, anche mediante verifiche periodiche, deve essere verificata costantemente la stretta pertinenza e la non eccedenza dei dati rispetto al rapporto, alla prestazione o all'incarico in corso, da instaurare o cessati.

7) Comunicazione e diffusione dei dati.

I dati sensibili possono essere comunicati e, ove necessario diffusi, nei limiti strettamente pertinenti agli obblighi, ai compiti o alle finalità di cui al punto 3), a soggetti pubblici o privati, ivi compresi organismi sanitari, casse e fondi di previdenza ed assistenza sanitaria integrativa anche aziendale, agenzie di intermediazione, associazioni di datori di lavoro, liberi professionisti, società esterne titolari di un autonomo trattamento di dati e familiari dell'interessato.

Ai sensi dell'art. 23, comma 4, della legge n. 675/1996, i dati idonei a rivelare lo stato di salute possono essere diffusi, solo se necessario per finalità di prevenzione, accertamento o repressione dei reati, con l'osservanza delle norme che regolano la materia.

I dati idonei a rivelare la vita sessuale non possono essere diffusi.

8) Richieste di autorizzazione.

I titolari dei trattamenti che rientrano nell'ambito di applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a presentare una richiesta di autorizzazione a questa Autorità, qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle prescrizioni suddette.

Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche successivamente alla data di adozione del presente provvedimento, devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento medesimo.

Il Garante non prenderà in considerazione richieste di autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformità alle prescrizioni del presente provvedimento, salvo che il loro accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto particolari o da situazioni eccezionali non considerate nella presente autorizzazione.

Restano fermi gli obblighi previsti da norme di legge o di regolamento, ovvero dalla normativa comunitaria, che stabiliscono divieti o limiti in materia di trattamento di dati personali e, in particolare, dalle disposizioni contenute:

La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1° ottobre 2000, fino al 31 dicembre 2001.

La presente autorizzazione sarà pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.

Roma, lì 20 settembre 2000