Garante per la protezione dei
dati personali
Autorizzazione n. 3/2000 al trattamento dei dati sensibili da parte degli organismi di tipo associativo e delle fondazioni
In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano
Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vicepresidente, del prof.
Ugo De Siervo e dell'ing. Claudio Manganelli, componenti, e del dott. Giovanni
Buttarelli, segretario generale;
Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive
modificazioni ed integrazioni, in materia di tutela delle persone e di altri
soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;
Visto, in particolare, l'articolo 22, comma 1, della citata
legge n. 675/1996, il quale individua come "sensibili" i dati personali idonei a
rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o
di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati,
associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o
sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la
vita sessuale;
Visto l'art. 22, comma 3 e comma 3 bis, della medesima
legge, rispettivamente modificato e introdotto dall'art. 5 del decreto
legislativo 11 maggio 1999, n. 135;
Considerato che i soggetti privati e gli enti pubblici
economici possono trattare tali dati solo previa autorizzazione di questa
Autorità e con il consenso scritto degli interessati;
Considerato che il Garante può rilasciare le autorizzazioni
anche d'ufficio, nei confronti di singoli titolari oppure, con provvedimenti
generali, di determinate categorie di titolari o di trattamenti (articolo 41,
comma 7, della legge n. 675/1996, modificato dall'articolo 4, comma 1, del
decreto legislativo 9 maggio 1997, n. 123);
Vista l'autorizzazione del Garante rilasciata il 29 settembre
1999 relativa al trattamento dei dati sensibili da parte degli organismi di tipo
associativo e delle fondazioni, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della
Repubblica italiana il 2 ottobre 1999 e avente efficacia fino al 30 settembre
2000;
Visti i risultati positivi conseguiti con le autorizzazioni
generali rilasciate negli anni precedenti, che sono risultate uno strumento
idoneo per prescrivere ed uniformare le misure e gli accorgimenti a garanzia
degli interessati, tenendo conto dei diritti e degli interessi meritevoli di
tutela degli operatori che verrebbero penalizzati dalla necessaria richiesta di
singoli provvedimenti autorizzatori;
Ritenuto, pertanto, opportuno rilasciare nuove
autorizzazioni generali anche al fine di proseguire la semplificazione degli
adempimenti che la legge n. 675/1996 pone a carico di determinate categorie di
titolari, nonché di assicurare una migliore funzionalità dell'Ufficio del
Garante e di armonizzare le prescrizioni da impartire con le autorizzazioni,
alla luce dell'esperienza maturata;
Vista la legge 5 febbraio 1999, n. 25 che stabilisce il termine
del 27 febbraio 2000 per l'emanazione di alcuni decreti legislativi finalizzati
a completare la disciplina sulla protezione dei dati personali in attuazione
della direttiva comunitaria n. 95/46/CE e ritenuto pertanto opportuno che tali
nuove autorizzazioni provvisorie siano a tempo determinato, in conformità a
quanto previsto dal regolamento concernente l'organizzazione e il funzionamento
dell'Ufficio di questa Autorità emanato con d. P. R. 31 marzo 1998, n. 501;
Ritenuta, tuttavia, la necessità che anche le nuove
autorizzazioni prendano anch'esse in considerazione le finalità dei trattamenti,
le categorie di dati, di interessati e di destinatari della comunicazione e
della diffusione, nonché il periodo di conservazione dei dati stessi, in quanto
la disciplina di questi aspetti è prevista dalla legge n. 675/1996 ai fini
dell'applicazione delle norme sull'esonero dall'obbligo della notificazione e
sulla notificazione semplificata (articolo 7, comma 5-quater);
Considerata la necessità di garantire il rispetto di alcuni
princìpi volti a ridurre al minimo i rischi di danno o di pericolo che i
trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le libertà fondamentali,
nonché per la dignità delle persone, specie per quanto riguarda la riservatezza
e l'identità personale, princìpi valutati anche sulla base delle raccomandazioni
adottate in materia dal Consiglio d'Europa;
Considerato che un numero elevato di trattamenti di dati
sensibili è effettuato da enti ed organizzazioni di tipo associativo e da
fondazioni, per la realizzazione di scopi determinati e legittimi individuati
dall'atto costitutivo, dallo statuto o da un contratto collettivo e che è
pertanto necessario che tali trattamenti formino oggetto di un'autorizzazione
generale ai sensi dell'articolo 41, comma 7, della legge n. 675/1996;
Visto l'art. 35 della legge n. 675/1996 che sanziona penalmente
la violazione delle prescrizioni della presente autorizzazione;
Visto il regolamento recante norme sulle misure minime di
sicurezza previsto dall'art. 15, comma 2, della legge n. 675/1996 e adottato con
d. P. R. 28 luglio 1999, n. 318;
Visto l'art. 14 del d. P. R. 31 marzo 1998, n. 501;
Visti gli atti d'ufficio;
Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario
generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000 adottato
con deliberazione n. 15 del 28 giugno 2000 e pubblicato nella Gazzetta Ufficiale
della Repubblica Italiana n. 162 del 13 luglio 2000;
Relatore il Prof. Ugo De Siervo;
Autorizza
il trattamento dei dati sensibili di cui all'articolo 22, comma
1, della legge n. 675/1996 da parte di associazioni, fondazioni, comitati ed
altri organismi di tipo associativo, alle condizioni di seguito indicate.
Ambito di applicazione e finalità del trattamento
La presente autorizzazione è rilasciata senza richiesta:
alle associazioni anche non riconosciute, ivi comprese le
confessioni religiose e le comunità religiose, salvo quanto previsto dall'art.
22, comma 1 bis, come introdotto dall'art. 5, comma 1 del decreto legislativo
n.135/1999, i partiti e i movimenti politici, le associazioni e le
organizzazioni sindacali, i patronati, le associazioni di categoria, le
organizzazioni assistenziali o di volontariato, nonché le federazioni e
confederazioni nelle quali tali soggetti sono riuniti in conformità, ove
esistenti, allo statuto, all'atto costitutivo o ad un contratto collettivo;
alle fondazioni, ai comitati e ad ogni altro ente, consorzio od
organismo senza scopo di lucro, dotati o meno di personalità giuridica, ivi
comprese le organizzazioni non lucrative di utilità sociale (Onlus);
alle cooperative sociali e alle società di mutuo soccorso di
cui, rispettivamente, alle leggi 8 novembre 1991, n. 381 e 15 aprile 1886, n.
3818.
L'autorizzazione è rilasciata altresì agli istituti scolastici
anche di tipo non associativo, limitatamente al trattamento dei dati idonei a
rivelare le convinzioni religiose e per le operazioni strettamente necessarie
per l'applicazione dell'articolo 310 del decreto legislativo 16 aprile 1994, n.
297.
L'autorizzazione è rilasciata per il perseguimento di scopi
determinati e legittimi individuati dall'atto costitutivo, dallo statuto o dal
contratto collettivo, ove esistenti, e in particolare per il perseguimento di
finalità culturali, religiose, politiche, sindacali, sportive o agonistiche di
tipo non professionistico, di istruzione anche con riguardo alla libertà di
scelta dell'insegnamento religioso, di formazione, di ricerca scientifica, di
patrocinio, di tutela dell'ambiente e delle cose d'interesse artistico e
storico, di salvaguardia dei diritti civili, nonché di beneficenza, assistenza
sociale o socio-sanitaria.
La presente autorizzazione è rilasciata, altresì, per far
valere o difendere un diritto anche da parte di un terzo in sede giudiziaria,
nonché in sede amministrativa o nelle procedure di arbitrato e di conciliazione
nei casi previsti dalla normativa comunitaria, dalle leggi, dai regolamenti o
dai contratti collettivi, sempreché il diritto da far valere o difendere sia di
rango pari a quello dell'interessato, e i dati siano trattati esclusivamente per
tale finalità e per il periodo strettamente necessario per il suo
perseguimento.
La presente autorizzazione è rilasciata inoltre per l'esercizio
del diritto di accesso ai documenti amministrativi, nei limiti di quanto
stabilito dalle leggi e dai regolamenti in materia.
Per i fini predetti, il trattamento dei dati sensibili può
riguardare anche la tenuta di registri e scritture contabili, di elenchi, di
indirizzari e di altri documenti necessari per la gestione amministrativa
dell'associazione, della fondazione, del comitato o del diverso organismo, o per
l'adempimento di obblighi fiscali, ovvero per la diffusione di riviste,
bollettini e simili.
Qualora i soggetti di cui alle lettere a), b) e c) si avvalgano
di persone giuridiche o di altri organismi con scopo di lucro per perseguire le
predette finalità, ovvero richiedano ad essi la fornitura di beni, prestazioni o
servizi, la presente autorizzazione è rilasciata anche ai medesimi organismi e
persone giuridiche.
N.B. il periodo sopra e quelli sotto erano nello stesso
paragrafo, ora sono in paragrafi diversi.
I soggetti di cui alle lettere a), b) e c), possono comunicare
alle persone giuridiche e agli organismi con scopo di lucro, titolari di un
autonomo trattamento, i soli dati sensibili strettamente indispensabili per le
attività di effettivo ausilio alle predette finalità, con particolare
riferimento alle generalità degli interessati e ad indirizzari, sulla base di un
atto scritto che individui con precisione le informazioni comunicate, le
modalità del successivo utilizzo e le particolari misure di sicurezza adottate.
La dichiarazione scritta di consenso degli interessati deve porre tale
circostanza in particolare evidenza, e deve recare la precisa menzione dei
titolari del trattamento e delle finalità da essi perseguite. Le persone
giuridiche e gli organismi con scopo di lucro, oltre a quanto previsto nei punti
3) e 5) in tema di pertinenza e di non eccedenza dei dati, possono trattare i
dati così acquisiti solo per scopi di ausilio alle finalità predette, ovvero per
scopi amministrativi e contabili.
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono.
Il trattamento può riguardare i dati sensibili attinenti:
agli associati, ai soci e, se strettamente indispensabile per
il perseguimento delle finalità di cui al punto 1), ai relativi familiari e
conviventi;
agli aderenti, ai sostenitori o sottoscrittori, nonché ai
soggetti che presentano richiesta di ammissione o di adesione o che hanno
contatti regolari con l'associazione, la fondazione o il diverso organismo;
ai soggetti che ricoprono cariche sociali o onorifiche;
ai beneficiari, agli assistiti e ai fruitori delle attività o
dei servizi prestati dall'associazione o dal diverso organismo, limitatamente ai
soggetti individuabili in base allo statuto o all'atto costitutivo, ove
esistenti;
agli studenti iscritti o che hanno presentato domanda di
iscrizione agli istituti di cui al punto 1) e, qualora si tratti di minori, ai
loro genitori o a chi ne esercita la potestà;
ai lavoratori dipendenti degli associati e dei soci,
limitatamente ai dati idonei a rivelare l'adesione a sindacati, associazioni od
organizzazioni a carattere sindacale e alle operazioni necessarie per adempiere
a specifici obblighi derivanti da contratti collettivi anche aziendali.
3) Categorie di dati oggetto di trattamento.
L'autorizzazione non riguarda i dati idonei a rivelare lo stato
di salute e la vita sessuale, ai quali si riferisce l'autorizzazione generale n.
2/1999.
Il trattamento può avere per oggetto gli altri dati sensibili
di cui all'articolo 22, comma 1, della legge 31 dicembre 1996, n. 675, idonei a
rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o
di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati,
associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o
sindacale.
Il trattamento può riguardare i dati e le operazioni
indispensabili per perseguire le finalità di cui al punto 1) o, comunque, per
adempiere ad obblighi derivanti dalla legge, dalla normativa comunitaria, dai
regolamenti o dai contratti collettivi.
A tal fine, anche mediante controlli periodici, deve essere
verificata costantemente la stretta pertinenza e la non eccedenza dei dati
rispetto ai predetti obblighi e finalità, in particolare per quanto riguarda i
dati che rivelano le opinioni e le intime convinzioni.
4) Modalità di trattamento.
Fermi restando gli obblighi previsti dagli artt. 9, 15, 17 e 28
della legge n. 675/1996 e dal d. P.R. n. 318/1999, concernenti i requisiti dei
dati personali, la sicurezza, i limiti posti ai trattamenti automatizzati volti
a definire il profilo o la personalità degli interessati, nonché il
trasferimento all'estero dei dati, il trattamento dei dati sensibili deve essere
effettuato unicamente con logiche e mediante forme di organizzazione dei dati
strettamente correlate alle finalità, agli scopi e agli obblighi di cui al punto
1).
Restano inoltre fermi gli obblighi di acquisire il consenso
scritto dell'interessato e di informare l'interessato medesimo, in conformità a
quanto previsto dagli articoli 10 e 22 della legge n. 675/1996.
5) Conservazione dei dati.
Nel quadro del rispetto dell'obbligo previsto dall'art. 9,
comma 1, lett. e) della legge n. 675/1996, i dati sensibili possono essere
conservati per un periodo non superiore a quello necessario per perseguire le
finalità e gli scopi di cui al punto 1), ovvero per adempiere agli obblighi ivi
menzionati.
Le verifiche di cui al punto 3) devono riguardare anche la
pertinenza e la non eccedenza dei dati rispetto all'attività svolta
dall'interessato o al rapporto che intercorre tra l'interessato e
l'associazione, la fondazione, il comitato o il diverso organismo, tenendo
presente il genere di prestazione, di beneficio o di servizio offerto
all'interessato e la posizione di quest'ultimo rispetto all'associazione, alla
fondazione, al comitato o al diverso organismo.
6) Comunicazione e diffusione dei dati.
I dati sensibili possono essere comunicati, e ove necessario
diffusi, solo se strettamente pertinenti alle finalità, agli scopi e agli
obblighi di cui al punto 1) e tenendo presenti le altre prescrizioni
sopraindicate.
7) Richieste di autorizzazione.
I titolari dei trattamenti che rientrano nell'ambito di
applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a presentare una
richiesta di autorizzazione a questa Autorità, qualora il trattamento che si
intende effettuare sia conforme alle prescrizioni suddette.
Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno
anche successivamente alla data di adozione del presente provvedimento, devono
intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento medesimo.
Il Garante non prenderà in considerazione richieste di
autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformità alle prescrizioni
del presente provvedimento, salvo che il loro accoglimento sia giustificato da
circostanze del tutto particolari o da situazioni eccezionali non considerate
nella presente autorizzazione.
8) Norme finali.
Restano fermi gli obblighi previsti dalla normativa
comunitaria, da norme di legge o di regolamento che stabiliscono divieti o
limiti in materia di trattamento di dati personali.
Restano inoltre ferme le norme volte a prevenire
discriminazioni, e in particolare le disposizioni contenute nel decreto-legge 26
aprile 1993, n. 122, convertito, con modificazioni, dalla legge 25 giugno 1993,
n. 205, in materia di discriminazione per motivi razziali, etnici, nazionali o
religiosi e di delitti di genocidio.
9) Efficacia temporale.
La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1°
ottobre 2000, fino al 30 settembre 2001.
La presente autorizzazione sarà pubblicata nella Gazzetta
Ufficiale della Repubblica italiana.
Roma, lì 20 settembre 2000
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