Decreto del Presidente della Repubblica 4 aprile 2002

Regolamento recante criteri e modalità per l'espletamento da parte delle amministrazioni pubbliche di procedure telematiche di acquisto per l'approvvigionamento
di beni e servizi

IL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA

VISTO l'articolo 58, comma 5, della legge 23 dicembre 2000, n. 388, recante disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato (legge finanziaria 2001);
VISTO l'articolo 24 della legge 24 novembre 2000, n. 340, recante disposizioni per la delegificazione e per la semplificazione dei procedimenti amministrativi - legge di semplificazione 1999;
VISTO l'articolo 17, comma 2, della legge 23 agosto 1988, n. 400, recante disciplina dell'attività di Governo e ordinamento della Presidenza del Consiglio dei Ministri;
VISTO il Regio decreto 18 novembre 1923, n. 2440, recante nuove disposizioni sull'amministrazione del patrimonio e sulla contabilità generale dello Stato;
VISTO il Regio decreto 23 maggio 1924, n. 827, recante il regolamento per l'amministrazione del patrimonio e per la contabilità generale dello Stato;
VISTA la legge 7 agosto 1990, n. 241, recante nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi;
VISTO il decreto legislativo 24 luglio 1992, n. 358, e successive modifiche ed integrazioni, recante testo unico delle disposizioni in materia di appalti pubblici di forniture, in attuazione delle direttive 77/62/CEE, 80/767/CEE e 88/295/CEE;
VISTO il decreto legislativo 17 marzo 1995, n. 157, e successive integrazioni e modificazioni, concernente l'attuazione della direttiva 92/50/CEE in materia di appalti pubblici di servizi;
VISTO il decreto del Presidente della Repubblica del 18 aprile 1994, n. 573, recante norme per la semplificazione dei procedimenti di aggiudicazione di pubbliche forniture di valore inferiore alla soglia di rilievo comunitario;
VISTO il decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, recante testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa.
VISTO il decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 8 febbraio 1999, recante le regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici.
VISTA la direttiva del Presidente del Consiglio dei ministri 28 ottobre 1999, in tema di gestione dei flussi documentali delle pubbliche amministrazioni ;
VISTA la legge 31 dicembre 1996, n. 675, concernente la tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;
VISTO il decreto del Presidente della Repubblica 28 luglio 1999, n. 318, recante norme per l'individuazione delle misure minime di sicurezza per il trattamento dei dati personali, a norma dell'articolo 15, comma 2, della legge 31 dicembre 1996, n. 675;
VISTO l'art. 26 della legge 23 dicembre 1999, n. 488, recante disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato, (legge finanziaria 2000);
VISTO il decreto del Presidente della Repubblica 20 agosto 2001, n. 384, recante regolamento di semplificazione dei procedimenti di spese in economia;
VISTA la legge costituzionale 18 ottobre 2001, n. 3, recante modifiche al titolo V della Costituzione;
VISTO il decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10, recante attuazione della direttiva 1999/93/CE relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche;
VISTA la preliminare deliberazione del Consiglio dei ministri, adottata nella riunione del 9 maggio 2001;
VISTO il parere dell'Autorità Garante per la protezione dei dati personali espresso nella riunione del 14 giugno 2001;
VISTE le osservazioni del Consiglio di Stato, formulate dalla Sezione consultiva per gli atti normativi nell'adunanza del 4 giugno 2001
UDITO il parere del Consiglio di Stato, espresso dalla Sezione consultiva per gli atti normativi nell'adunanza del 3 dicembre 2001;
VISTA la deliberazione del Consiglio dei ministri, adottata nella riunione del 1 marzo 2002;
VISTO il decreto del Presidente del Consiglio dei ministri del 9 agosto 2001 con cui sono state delegate al Ministro senza portafoglio Dott. Lucio Stanca le funzioni in materia di innovazione e di tecnologie;
SU PROPOSTA del Presidente del Consiglio dei ministri, del Ministro per l'innovazione e le tecnologie e del Ministro per la funzione pubblica, di concerto con il Ministro dell' economia e delle finanze,

Emana il seguente regolamento:

CAPO I - Norme comuni

Art. 1 (Definizioni)

1. Ai fini del presente regolamento si intendono:

a) per procedure telematiche di acquisto, le procedure di gara telematica e di mercato elettronico disciplinate ai Capi II e III;
b) per gare telematiche, le procedure di scelta del contraente disciplinate al Capo II ed attuate in via elettronica e telematica;
c) per mercato elettronico, le procedure di scelta del contraente attuate in via elettronica e telematica disciplinate al Capo III;
d) per sistemi informatici di negoziazione, le soluzioni e gli strumenti elettronici e telematici che consentono la presentazione delle offerte da parte degli utenti e la classificazione delle offerte stesse secondo metodologie e criteri predefiniti;
e) per amministrazioni, tutti i soggetti, gli enti e gli organismi tenuti all'applicazione delle normative nazionali e comunitarie in tema di appalti pubblici, con esclusione delle regioni, delle province, delle città metropolitane, dei comuni e delle comunità montane;
f) per gestore del sistema, il soggetto pubblico o privato di cui l'amministrazione può avvalersi, nel rispetto della normativa vigente in tema di scelta del contraente, per la gestione tecnica dei sistemi informatici di negoziazione;
g) per utente, il fornitore di beni o il prestatore di servizi abilitato ai sensi del presente regolamento a partecipare alle procedure telematiche di acquisto attraverso il processo di autorizzazione;
h) per unità ordinante, ogni soggetto abilitato nell'ambito dell'amministrazione pubblica di pertinenza ad impegnare l'amministrazione per l'acquisto di beni e servizi;
i) per sito, il punto di presenza sulle reti telematiche, dove sono resi disponibili i servizi e gli strumenti tecnologici necessari all'espletamento delle procedure telematiche di acquisto per l'approvvigionamento di beni e servizi;
l) per registrazioni di sistema, gli archivi elettronici contenenti gli atti, i dati, i documenti e le informazioni relative alle procedure telematiche di acquisto;
m) per processo di autorizzazione, la modalità informatica che consente all'utente la partecipazione alle procedure telematiche di acquisto;
n) per strumento di sottoscrizione, la firma digitale basata su di un certificato qualificato, rilasciato da un certificatore accreditato e generata mediante un dispositivo per la creazione di una firma sicura.

Art. 2 (Obiettivi ed ambito di applicazione)

1. Il regolamento disciplina lo svolgimento di procedure telematiche di acquisto che consentono alle amministrazioni di effettuare approvvigionamenti di beni e servizi attraverso sistemi automatizzati di scelta del contraente.

2. Le procedure telematiche di acquisto assicurano la parità di condizioni dei partecipanti, nel rispetto dei principi di trasparenza e di semplificazione delle procedure, nonché delle disposizioni, anche tecniche, di recepimento della normativa comunitaria sulle firme elettroniche e sulla documentazione amministrativa.

3. Le disposizioni del regolamento si applicano alle amministrazioni che, per gli approvvigionamenti di beni e servizi, anche d'importo inferiore alla soglia di rilievo comunitario, di volta in volta decidano, con provvedimento motivato e secondo le modalità richieste dai rispettivi ordinamenti, di effettuare gli stessi attraverso procedure telematiche di acquisto comunicando al gestore del sistema prescelto le informazioni ed i dati necessari. Rimane ferma la possibilità per le amministrazioni di effettuare gli approvvigionamenti di beni e servizi con le tradizionali procedure di scelta del contraente anche utilizzando, a supporto del procedimento, sistemi elettronici e telematici secondo le disposizioni della normativa vigente.

4. Le regioni, le province, le città metropolitane, i comuni e le comunità montane possono applicare le disposizioni del presente regolamento se così dispongano nell'ambito della propria autonomia e salvo che non aderiscano alle convenzioni stipulate ai sensi dell'articolo 26 della legge 23 dicembre 1999, n. 488, e successive modificazioni.
5. Le procedure di scelta del contraente previste dal regolamento possono essere adottate anche ai fini della stipula delle convenzioni di cui all'art. 26 della legge 23 dicembre 1999, n. 488.

Art. 3 (Principi organizzativi)

1. Le procedure telematiche di acquisto sono realizzate seguendo principi di sicurezza fissati dalle disposizioni contenute nei regolamenti emanati ai sensi dell'art. 15, comma 2, della legge 31 dicembre 1996, n. 675 e conformemente ai principi stabiliti dal comma 1 di detto articolo.

2. Il diritto di accesso ai documenti amministrativi si esercita con l'interrogazione delle registrazioni di sistema che contengono la documentazione in formato elettronico degli atti della procedura. L'invio al soggetto che vi abbia titolo di copia autentica della documentazione è effettuato dall'amministrazione secondo i principi e le modalità stabilite in tema di documentazione amministrativa. Sono escluse dal diritto di accesso le soluzioni tecniche ed i programmi per elaboratore utilizzati dall'amministrazione o dal gestore del sistema ove coperti da diritti di privativa intellettuale.

3. L'accesso delle amministrazioni o degli altri soggetti che vi abbiano diritto per espressa disposizione legislativa o regolamentare, è effettuato con le medesime modalità di cui al comma 2.

4. Le amministrazioni eseguono i trattamenti dei dati personali necessari alle finalità di cui al presente regolamento nel rispetto della disciplina in materia.

Art. 4 (Pubblicità, atti e comunicazioni)

1. Le procedure telematiche di acquisto sono precedute da specifiche fasi di abilitazione aperte al pubblico e regolate, con bandi conformi alla normativa nazionale e comunitaria, dai capi II e III del regolamento.

2. I bandi di abilitazione, gli avvisi di gara e di aggiudicazione nonché ogni altra comunicazione al pubblico sono altresì pubblicati sul sito della amministrazione procedente e, quando disponibile, sul sito individuato ai sensi dell'articolo 24, comma 1, della legge 24 novembre 2000, n. 340.

3. Alle comunicazioni ed alle trasmissioni di documenti tra gli utenti e le amministrazioni si applicano le disposizioni di cui all'art. 14 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445. Le comunicazioni, le richieste e gli inviti agli utenti si hanno per eseguiti con la spedizione effettuata alla casella di posta elettronica indicata dal destinatario nell'ambito della procedura telematica di acquisto.

4. Le forme di comunicazione previste dal presente articolo sono valide anche ai fini delle disposizioni contenute nella legge 7 agosto 1990, n. 241.

5. Le operazioni effettuate nell'ambito delle gare telematiche e dei sistemi informatici di negoziazione sono riferibili all'utente sulla base del processo di autorizzazione e si intendono compiute nell'ora e nel giorno risultanti dalle registrazioni di sistema. Le registrazioni di sistema sono effettuate ed archiviate, anche digitalmente, in conformità alle disposizioni tecniche e normative emanate ai sensi dell'art. 6 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445. Il tempo del sistema è sincronizzato sull'ora italiana riferita alla scala di tempo UTC (IEN), di cui al decreto del Ministro dell'industria, del commercio e dell'artigianato 30 novembre 1993, n. 591.

6. Le offerte, le dichiarazioni e gli atti risultanti dalle operazioni di cui al comma 5 sono comunque successivamente confermati con l'utilizzo dello strumento di sottoscrizione. Si applicano in ogni caso le disposizioni di cui all'articolo 9 del decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10, che ha sostituito il comma 2 dell'articolo 38 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445.

Art. 5 (Processo di autorizzazione )

1. Le amministrazioni individuano, secondo i propri ordinamenti, i soggetti abilitati che possono avvalersi delle procedure telematiche di acquisto, predisponendo i necessari processi di autorizzazione.

2. Il processo di autorizzazione è definito dalle amministrazioni nel rispetto delle modalità e dei criteri stabiliti nei bandi di abilitazione e per la durata ivi prevista. Allo scadere del periodo di validità dell'abilitazione, il sistema, in maniera automatica, revoca l'abilitazione concessa.

3. In ogni momento le amministrazioni, qualora ne ravvisino la necessità, possono chiedere agli utenti l'invio di attestazioni, autocertificazioni o di altra documentazione comprovante il permanere dei requisiti oggettivi o soggettivi, nonché delle eventuali qualifiche professionali o particolari iscrizioni ad albi o elenchi pubblici, che hanno determinato l'abilitazione dell'utente.

Art. 6 (Sistema informatico per le procedure telematiche di acquisto)

1. Il sistema per le procedure telematiche di acquisto è realizzato con modalità e soluzioni che impediscono di operare variazioni sui documenti, sulle registrazioni di sistema e sulle altre rappresentazioni informatiche e telematiche degli atti e delle operazioni compiute nell'ambito delle procedure.

2. Il sistema consente al gestore ed alle amministrazioni di controllare i principali parametri di funzionamento del sistema stesso, segnalando altresì le anomalie delle procedure e evidenziando le offerte che presentano carattere anormalmente basso.

Art. 7 (Gestore del sistema)

1. Il gestore del sistema è incaricato dall' amministrazione dei servizi di conduzione tecnica dei sistemi e delle applicazioni informatiche necessarie al funzionamento delle procedure telematiche di acquisto, assumendone ogni responsabilità e fornendo idonea garanzia bancaria o assicurativa anche per il rispetto dei principi stabiliti dall'art. 3, comma 1 .

2. Il gestore del sistema assume il ruolo di responsabile del trattamento dei dati e, su richiesta dell'amministrazione titolare del trattamento stesso, cura gli adempimenti, di competenza della medesima amministrazione, in ordine alla operatività dei processi di autorizzazione.

Art. 8 (Responsabile del procedimento)

1. Il responsabile del procedimento designato dall'amministrazione provvede alla risoluzione di tutte le questioni anche tecniche inerenti la procedura, compresa quella relativa alla abilitazione degli utenti.

2. Il responsabile del procedimento, verificata la regolarità della procedura e dell'offerta, appone la propria firma, anche digitale, sul verbale delle operazioni prodotto automaticamente dal sistema, nonché sul verbale di aggiudicazione, convalidando i risultati del procedimento.

3. L'amministrazione, ove espressamente previsto dalle disposizioni di legge regolanti l'attività negoziale delle pubbliche amministrazioni, nomina un ufficiale rogante. L'ufficiale rogante provvede a ricevere il verbale di aggiudicazione, apponendo la sua firma, anche digitale, su questo e sul verbale delle operazioni di gara convalidati dal responsabile del procedimento.

4. Nelle procedure di cui al presente decreto si fa luogo all'approvazione del contratto con strumenti telematici.

CAPO II - GARE TELEMATICHE

Art. 9 (Bando di abilitazione)

1. Le gare telematiche sono precedute, almeno 60 giorni prima dell'inizio delle procedure, dalla pubblicazione, a cura dell' amministrazione e nel rispetto della normativa nazionale e comunitaria, di un bando per l'abilitazione dei potenziali offerenti alla partecipazione alle gare stesse.

2. Nel bando di abilitazione le amministrazioni possono limitarsi ad indicare il volume globale degli appalti per ciascuna delle categorie di servizi e di beni che esse intendono aggiudicare nel periodo di validità dell'abilitazione, attraverso diversi sistemi informatici di negoziazione; possono altresì specificare le diverse classi per le quali gli utenti sono abilitati in relazione alle loro capacità tecniche, finanziarie ed economiche, al fine di garantire la massima partecipazione alle procedure telematiche di acquisto.

3. Il bando contiene in particolare i seguenti elementi:

a) i contenuti e le modalità di presentazione della domanda di abilitazione, con riferimento in particolare alla dichiarazione dell'indirizzo elettronico del richiedente, ai sensi dell'articolo 14, comma 1, del D.P.R 28 dicembre 2000, n. 445;
b) le categorie merceologiche dei beni e dei servizi e le eventuali classi di abilitazione degli utenti;
c) i criteri e le modalità, inclusa l'indicazione delle eventuali procedure telematiche utilizzate, per la presentazione e la valutazione delle domande di abilitazione con particolare riguardo alla dimostrazione della capacità economica e finanziaria dei richiedenti, della capacità tecnica e del possesso dei requisiti soggettivi ed oggettivi;
d) l'indicazione del sito nel quale le amministrazioni rendono contestualmente disponibili al pubblico le seguenti informazioni:

1) l'eventuale documentazione tecnica, informativa ed amministrativa relativa alla individuazione dei beni da fornire e dei servizi da prestare;
2) l'indirizzo di posta elettronica dell'amministrazione presso cui si possono richiedere informazioni complementari;
3) le procedure e le metodologie utilizzate per la classificazione delle offerte, per l'aggiudicazione nonché per la segnalazione delle offerte di carattere anormalmente basso ed eventuali altre anomalie;
4) i casi di sospensione della procedura a seguito di anomalie segnalate dal sistema;
5) le fattispecie automatiche di esclusione del singolo utente;
6) l'elencazione e la descrizione dei sistemi informatici di negoziazione che saranno utilizzati nei successivi avvisi di gara, con la descrizione, per ciascuno di essi, delle procedure, delle modalità e dei criteri di scelta del contraente;

e) l'indicazione del responsabile del procedimento;
f) la durata, non superiore a 24 mesi, dell'abilitazione degli utenti.
g) le garanzie che il fornitore dovrà rilasciare preventivamente per accedere al sistema informatico di negoziazione.

4. L'amministrazione delibera sulle domande di abilitazione nel termine di quindici giorni dalla ricezione, comunicando all'utente quanto previsto nel processo di autorizzazione, nonché le categorie e le classi per le quali risulta abilitato.

Art. 10 (Avviso di gara e invito)

1. L'avviso di gara è pubblicato nelle forme previste dall'articolo 4, comma 2, almeno trenta giorni prima della data fissata per l'inizio delle operazioni. Entro il termine previsto per la comunicazione degli inviti le amministrazioni deliberano anche sulle domande di abilitazione inoltrate nei termini previsti dall'avviso di gara. I requisiti previsti dall'avviso di gara sono identici a quelli previsti dal bando di abilitazione.

2. L'avviso di gara contiene in particolare le seguenti indicazioni:

a) la categoria di beni o di servizi e la classe che identifica, in conformità con le procedure di abilitazione, i soggetti abilitati;
b) le modalità, conformi a quelle previste dal bando di abilitazione per la medesima categoria e classe, di presentazione delle domande di abilitazione da parte di soggetti non precedentemente abilitati. Il termine di presentazione di tali domande non può essere inferiore a quindici giorni dalla data di pubblicazione dell'avviso;
c) la descrizione, anche mediante rinvio alla documentazione tecnica, del sistema informatico di negoziazione scelto tra quelli indicati nel bando di abilitazione nonché delle modalità e delle metodologie utilizzate per procedere alla valutazione e classificazione delle offerte;
d) i termini per la fornitura dei beni o l'esecuzione dei servizi, la qualità e quantità dei beni e dei servizi, il luogo della consegna o dell'esecuzione nonché di tutti gli altri elementi del contratto da concludere;
e) i criteri valutativi per provvedere all'aggiudicazione con particolare riguardo, nel caso di procedimento con il metodo dell'offerta economicamente più vantaggiosa, alle metodologie ed agli specifici parametri utilizzati per permetterne la valutazione;
f) le eventuali garanzie aggiuntive che l'utente dovrà rilasciare preventivamente per partecipare alla gara;
g) l'individuazione del responsabile del procedimento se diverso da quello indicato nel bando di abilitazione;

3. L'invito è trasmesso ai soggetti abilitati, almeno 10 giorni prima della data fissata per l'inizio delle procedure di gara, per mezzo della posta elettronica o di altri strumenti telematici indicati nel bando di abilitazione. Nell'invito vengono indicate le modalità per partecipare alla procedura, nonché il giorno e l'ora in cui è fissato l'inizio delle operazioni.

CAPO III - Acquisti di beni e servizi sotto la soglia di rilievo comunitario

Art. 11 (Mercato elettronico della pubblica amministrazione )

1. Le unità ordinanti delle amministrazioni avvalendosi del mercato elettronico possono effettuare acquisti di beni e servizi, al di sotto della soglia di rilievo comunitario, direttamente dai cataloghi predisposti dagli utenti selezionati attraverso un bando di abilitazione. Per gli acquisti di beni e servizi relativi a spese in economia si applicano le procedure previste dal D.P.R 20 agosto 2001, n. 384.
2. Il mercato elettronico consente altresì di richiedere ulteriori offerte agli utenti. Il sistema informatico di negoziazione provvede a valutare in maniera automatica le offerte ricevute, predisponendo una graduatoria sulla base dei criteri scelti dall'unità ordinante tra le opzioni proposte dal sistema stesso.
3. Le amministrazioni abilitano, al mercato elettronico, i fornitori di beni e servizi tramite uno o più bandi pubblicati in conformità della normativa vigente.
4. Il bando di abilitazione al mercato elettronico contiene in particolare:

a) le categorie merceologiche per settori di prodotti e servizi in cui è organizzato il mercato elettronico;
b) le specifiche tecniche, costruttive e di qualità dei beni, nonché i livelli dei servizi cui raffrontare i beni e servizi offerti ai fini dell'abilitazione dei fornitori;
c) le modalità ed i requisiti, soggettivi ed oggettivi, necessari per le domande di abilitazione ed i principi di valutazione delle stesse, nonché l'indicazione delle eventuali procedure automatiche per la loro valutazione;
d) la durata dell'abilitazione degli utenti a partecipare al mercato elettronico;
e) l'indicazione del sito nel quale, conformemente a quanto previsto dall'articolo 4, comma 2, sono rese disponibili al pubblico ulteriori informazioni con particolare riferimento ai mezzi telematici disponibili per la presentazione delle domande di abilitazione; agli strumenti informatici e telematici messi a disposizione degli utenti per la pubblicazione dei cataloghi e l'invio delle offerte; alle informazioni sul funzionamento del mercato elettronico; alle metodologie generali utilizzate dal sistema per le richieste automatiche di quotazione; alle fattispecie automatiche di esclusione del singolo utente; alle modalità ed ai criteri per la dimostrazione da parte degli offerenti del possesso dei requisiti soggettivi ed oggettivi e la loro permanenza, anche al momento alla conclusione del contratto; alle modalità con cui avverranno le comunicazioni; alle modalità con cui verranno pubblicati sul sito, se necessario, gli avvisi di aggiudicazione delle forniture di beni e servizi al di sotto della soglia di rilievo comunitario cui al D.P.R. 18 aprile 1994, n. 573.

5. Il Ministero dell'economia e delle finanze e il Dipartimento per l' innovazione e le tecnologie della Presidenza del Consiglio dei ministri, anche avvalendosi di proprie strutture e concessionarie, predispongono gli strumenti elettronici e telematici necessari alla realizzazione di un mercato elettronico della pubblica amministrazione, e curano l'esecuzione, anche attraverso l'affidamento a terzi, di tutti i servizi informatici, telematici, logistici e di consulenza necessari alla compiuta realizzazione del mercato stesso.

Art. 12 (Norma finale)

1. L'attuazione del presente regolamento non comporta in ogni caso nuovi o maggiori oneri a carico del bilancio dello Stato.