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Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione
Schema di deliberazione
Allegato al verbale dell'Adunanza del 17 ottobre 2001
Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti
su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli
originali - articolo 6, commi 1 e 2, del Testo unico delle disposizioni
legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui
al decreto del Presidente della Repubblica 29 dicembre 2000, n. 445
L'AUTORITÀ
VISTO l'articolo 6, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica 29
dicembre 2000, n. 445, il quale prevede che le pubbliche amministrazioni ed i
privati hanno facoltà di sostituire, a tutti gli effetti, i documenti dei
propri archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti di
cui per legge o regolamento è prescritta la conservazione, con la loro
riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro mezzo
idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali;
VISTO l'articolo 6, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica del 29
dicembre 2000, n. 445, il quale prevede che gli obblighi di conservazione ed
esibizione dei documenti di cui al comma 1 si intendono soddisfatti, ai fini sia
amministrativi sia probatori, anche se realizzati su supporto ottico quando le
procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate dall'Autorità
per l'informatica nella pubblica amministrazione;
VISTA la propria deliberazione n. 24 del 30 luglio 1998, con la quale, in
attuazione dell'articolo 2, comma 15, della legge 24 dicembre 1993, n. 537, sono
state dettate le regole tecniche per l'uso dei supporti ottici;
RITENUTO di sostituire integralmente la deliberazione n. 24 del 30 luglio 1998
con altra finalizzata a dettare regole tecniche che soddisfino le esigenze
connesse all'evoluzione tecnologica e nel contempo realizzino modalità
semplificate ed uniformi per la conservazione e l'esibizione dei documenti su
supporto ottico,
DELIBERA
Le disposizioni della presente deliberazione si applicano, in sostituzione
della deliberazione n. 24 del 30 luglio 1998, dal giorno successivo alla sua
pubblicazione nella Gazzetta ufficiale della Repubblica italiana.
Art. 1 Definizioni
1. Ai fini della presente deliberazione si intende per:
a) DOCUMENTO: rappresentazione in formato analogico o digitale di atti, fatti e
dati intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione
elettronica;
b) DOCUMENTO ANALOGICO: documento formato utilizzando una grandezza fisica che
assume valori continui, come i documenti cartacei (tracce continue su carta), le
lastre mediche (immagini continue su film), i nastri audio (magnetizzazioni
continue su nastro magnetico). Si distingue in documento originale e copia;
c) DOCUMENTO ANALOGICO ORIGINALE: documento analogico che può essere unico
oppure non unico se, in questo secondo caso sia possibile risalire al suo
contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la
conservazione, anche se in possesso di terzi;
d) DOCUMENTO DIGITALE: testi, immagini, dati strutturati, disegni, programmi,
filmati rappresentati tramite una grandezza fisica che assume valori binari,
ottenuti attraverso un processo di elaborazione elettronica di cui sia
identificabile l'origine;
e) DOCUMENTO INFORMATICO: documento digitale sottoscritto con firma digitale ai
sensi dell'articolo 8 del Testo unico approvato con decreto del Presidente della
Repubblica 29 dicembre 2000, n. 445 e del decreto del Presidente del Consiglio
dei Ministri 8 febbraio 1999 e successive modificazioni;
f) SUPPORTO OTTICO DI MEMORIZZAZIONE: mezzo fisico previsto per la conservazione
di documenti digitali mediante l'impiego della tecnologia laser (quali, ad
esempio, dischi ottici, magneto-ottici, DVD);
g) MEMORIZZAZIONE: processo di trasposizione in formato digitale su un qualsiasi
idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici
o digitali, anche informatici;
h) ARCHIVIAZIONE DIGITALE: processo di memorizzazione, su un qualsiasi idoneo
supporto, di documenti digitali, anche informatici, univocamente identificati
mediante un codice di riferimento, antecedente all'eventuale processo di
conservazione;
i) DOCUMENTO ARCHIVIATO: documento digitale, anche informatico, sottoposto al
processo di archiviazione digitale;
l) CONSERVAZIONE DIGITALE: processo effettuato con le modalità di cui agli
articoli 3 e 4;
m) DOCUMENTO CONSERVATO: documento sottoposto al processo di conservazione;
n) ESIBIZIONE: operazione che consente di visualizzare un documento conservato e
di ottenerne copia;
o) RIVERSAMENTO DIRETTO: processo che trasferisce uno o più documenti
conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, non alterando la
loro rappresentazione digitale. Per tale processo non sono previste particolari
modalità;
p) RIVERSAMENTO SOSTITUTIVO: processo che trasferisce uno o più documenti
conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, modificando la
loro rappresentazione digitale. Per tale processo sono previste le modalità
descritte nell'articolo 3, comma 2, e nell'articolo 4, comma 4, della presente
deliberazione;
q) RIFERIMENTO TEMPORALE: informazione, contenente la data e l'ora in cui viene
ultimato il processo di conservazione, che viene associata ad uno o più
documenti digitali, anche informatici. L'operazione di associazione deve
rispettare le procedure di sicurezza definite e documentate, a seconda della
tipologia dei documenti da conservare, dal responsabile della conservazione o
stabilite dagli organismi competenti;
r) PUBBLICO UFFICIALE: il notaio, ad eccezione di quanto previsto dall'articolo
5, comma 4 e dei casi per i quali possono essere chiamate in causa le altre
figure previste dall'articolo 18, comma 2, del Testo unico approvato con decreto
del Presidente della Repubblica 29 dicembre 2000, n. 445.
Art. 2 Obblighi di conservazione
1. Gli obblighi di conservazione dei documenti, previsti dalla legislazione
vigente sia per le pubbliche amministrazioni sia per i privati, sono
soddisfatti, fatto salvo quanto indicato dall'articolo 7, qualora il processo
di conservazione venga effettuato con le modalità di cui agli articoli 3 e 4.
2. Tenuto conto dell'evoluzione tecnologica e di quanto disciplinato dal
decreto del Presidente della Repubblica 29 dicembre 2000, n. 445, è data
facoltà alle pubbliche amministrazioni e ai privati, ove non ostino altre
motivazioni, di utilizzare, nel processo di conservazione, un qualsiasi supporto
di memorizzazione, anche non ottico, comunque idoneo a garantire la conformità
dei documenti agli originali, nel rispetto delle modalità previste dalla
presente deliberazione.
3. I documenti digitali, anche informatici, possono essere archiviati
digitalmente prima di essere sottoposti al processo di conservazione. Per
l'archiviazione digitale non sussistono gli obblighi di cui alla presente
deliberazione.
Art. 3 Conservazione di documenti digitali
1. Il processo di conservazione di documenti digitali, anche informatici,
avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e termina con l'apposizione,
sull'insieme dei documenti, del riferimento temporale e della firma digitale
da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto
svolgimento del processo.
2. Il processo di riversamento sostitutivo di documenti digitali conservati
avviene mediante memorizzazione su altro supporto ottico e termina con l'apposizione
sull'insieme dei documenti del riferimento temporale e della firma digitale da
parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento
del processo. Qualora il processo riguardi documenti informatici, è inoltre
richiesta l'apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da
parte di un pubblico ufficiale, per attestare la conformità di quanto riversato
al documento d'origine.
Art. 4 Conservazione di documenti analogici
1. Il processo di conservazione di documenti analogici avviene mediante
memorizzazione della relativa immagine direttamente sui supporti ottici e
termina con l'apposizione, sull'insieme dei documenti, del riferimento
temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione
che attesta così il corretto svolgimento del processo.
2. Il processo di conservazione di documenti analogici originali unici si
conclude con l'ulteriore apposizione del riferimento temporale e della firma
digitale da parte di un pubblico ufficiale per attestare la conformità di
quanto memorizzato al documento d'origine.
3. La distruzione di documenti analogici è consentita soltanto dopo il
completamento della procedura di conservazione. Le pubbliche amministrazioni
sono tenute ad informare della decisione, almeno sei mesi prima, il
soprintendente archivistico competente.
4. Il processo di riversamento sostitutivo di documenti analogici conservati
avviene mediante memorizzazione su altro supporto ottico. Il responsabile della
conservazione, al termine del riversamento, ne attesta il corretto svolgimento
con l'apposizione del riferimento temporale e della firma digitale sull'insieme
dei documenti. Qualora il processo riguardi documenti originali unici di cui al
comma 2, è richiesta l'ulteriore apposizione del riferimento temporale e
della firma digitale da parte di un pubblico ufficiale per attestare la
conformità di quanto riversato al documento d'origine.
Art. 5 Responsabile della conservazione
1. Il responsabile del procedimento di conservazione:
a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in
funzione della tipologia dei documenti (analogici o digitali) da conservare,
della quale tiene evidenza. Organizza conseguentemente il contenuto dei supporti
ottici e gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità che ne
garantiscono la corretta conservazione, anche per consentire l'esibizione di
ciascun documento conservato;
b) archivia e rende disponibili, con l'impiego di procedure elaborative,
relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti
informazioni:
1) descrizione del contenuto;
2) estremi identificativi del responsabile della conservazione;
3) estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile
della conservazione, con l'indicazione dei compiti alle stesse assegnate;
4) indicazione delle copie di sicurezza;
c) mantiene e rende accessibile un archivio del software utilizzato nelle
eventuali diverse versioni;
d) verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi di gestione;
e) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema
preposto al processo di conservazione e delle copie di sicurezza dei supporti di
memorizzazione;
f) richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il
suo intervento, assicurando allo stesso l'assistenza e le risorse necessarie
per l'espletamento delle attività al medesimo attribuite;
g) definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per
l'apposizione del riferimento temporale;
h) verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l'effettiva
leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al
riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti.
2. Il responsabile del procedimento di conservazione può delegare, in tutto
o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che,
per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle
operazioni ad esse delegate. 3. Il procedimento di conservazione può essere
affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali
sono tenuti ad osservare le disposizioni contenute nella presente deliberazione.
4. Nelle amministrazioni pubbliche il ruolo di pubblico ufficiale è svolto
dal dirigente dell'ufficio responsabile della conservazione dei documenti o da
altri dallo stesso formalmente designati, fatta eccezione per quanto previsto
dall'articolo 3, comma 2, e dall'articolo 4, commi 2 e 4.
Art. 6 Obbligo di esibizione
1. Il documento conservato deve essere reso leggibile in qualunque momento
presso il sistema di conservazione e disponibile, a richiesta, su supporto
cartaceo.
2. Il documento conservato può essere esibito anche per via telematica.
3. Qualora un documento conservato venga esibito su supporto cartaceo fuori dall'ambiente
in cui è installato il sistema di conservazione, deve esserne dichiarata la
conformità da parte di un pubblico ufficiale se si tratti di documenti per la
cui conservazione è previsto il suo intervento.
Art. 7 Procedure operative
1. Ad ogni soggetto pubblico o privato che intenda avvalersi del processo di
conservazione dei documenti è consentita l'adozione di accorgimenti e
procedure integrative, nel rispetto delle norme stabilite nella presente
deliberazione.
2. Le pubbliche amministrazioni comunicano preliminarmente all'Autorità
per l'informatica nella pubblica amministrazione le procedure integrative che
intendono adottare ai sensi del comma 1.
Art. 8 Sistemi di conservazione preesistenti
1. Le regole tecniche dettate con le deliberazioni n. 15 del 28 luglio 1994 e
n. 24 del 30 luglio 1998 continuano ad applicarsi ai sistemi di conservazione
ottica già esistenti o in corso di acquisizione al momento della pubblicazione
della presente deliberazione.
2. I documenti conservati in osservanza delle regole tecniche indicate al
comma 1 possono essere riversati in un sistema di conservazione tenuto in
conformità alle regole tecniche dettate con la presente deliberazione.
Art. 9 Revisione
1. Le disposizioni della presente deliberazione sono adeguate alle esigenze
dettate dall'evoluzione delle conoscenze tecnologiche e sulla base dell'esperienza
maturata, entro un anno dalla data di pubblicazione e successivamente con
cadenza biennale.
Il Presidente: ZULIANI
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