La conservazione del documento digitale

di Gianni Penzo Doria* - 03.04.06

(Vedi anche La memoria digitale dell'Italia non si conserva in PDF e Nuove tecnologie per l'interoperabilità del documento informatico)

La conservazione del documento digitale è un'operazione complessa e rischiosa. Complessa perché continua nel tempo a fronte di una innumerevole serie di variabili, rischiosa perché ogni intervento finalizzato alla conservazione (copiatura, migrazione, addirittura anche il semplice accesso, etc.) mette intrinsecamente a repentaglio il documento stesso nella sua forma originaria. In più, il quadro normativo italiano risulta ancora instabile - siamo infatti in attesa della quinta redazione delle regole sulla archiviazione ottica sostitutiva - e a volte contraddittorio, al punto che non aiuta ad operare nella piena certezza giuridica.
Pare dunque necessario affrontare il tema in questa sede sotto due punti di vista. In primo luogo il documento che nasce digitale; in secondo luogo verificheremo lo stato dell'arte sul documento che nasce cartaceo e che viene trasformato in una copia digitale.

L'informatica ha messo in crisi uno dei concetti fondamentali della diplomatica, cioè la distinzione tra originale e copia. In ambiente digitale, infatti, si tratta di concetti assurdi, poiché un bit si replica sempre uguale a se stesso, nella indistinguibilità tra originale e copia. Soltanto i vari tipi di metadati possono eventualmente qualificare un documento in un contesto determinato, primi fra tutti quelli del contesto tecnologico e giuridico-amministrativo di produzione. Di conseguenza, per conservare nel tempo e nello spazio un documento che nasce digitale bisogna conservare nel tempo e nello spazio una serie di informazioni relative al documento, con lo scopo di mantenerne nel tempo gli elementi necessari per rilevare la sua eventuale autenticità, vero problema del documento informatico.
Quali informazioni? Ad esempio, le informazioni relative al sistema operativo, al tracciato di un database, alla versione del software utilizzata, alla unità organizzativa responsabile, al responsabile del procedimento amministrativo, all'autore, all'indice di classificazione, al numero di protocollo, etc., in una parola quelle ignorate dal legislatore in questi ultimi dieci anni. Infatti, le regole sull'archiviazione ottica italiane si sono concentrate sul modo di conservare (e di considerare) il documento come un oggetto informatico completo in se stesso. Invece, la vera sfida della conservazione in ambiente digitale sarà vinta quando sarà possibile conservare gli strumenti per riprodurre in forma autentica la copia di un documento digitale, visto che sussiste, allo stato dell'arte e secondo quando appurato dal progetto Interpares (www.interpares.org), l'impossibilità di conservare il documento originale, se non in copia autentica frutto di una serie continua e inevitabile di migrazioni.
Il primo ostacolo sotto il profilo probatorio di un documento nato digitale è dunque la rimozione dal suo contesto di produzione, cioè la copiatura su un supporto esterno senza il mantenimento della descrizione archivistica, dei metadati relativi al protocollo, alla classificazione, al fascicolo. Per comprendere meglio questo passaggio cruciale, utilizziamo un esempio semplice e disarmante al tempo stesso. Se con un atto di pirateria qualcuno rimuovesse da un computer o dal un sito web tutte le directory e ricopiasse tutti i files nella radice, cioè aggregando tutti i files in C:\ o nel dominio, il sistema funzionerebbe ugualmente?
Si noti che nessuno ha distrutto un solo documento o alterato un solo file. Sono state invece distrutte le evidenze sul modo in cui quella memoria si è sedimentata, cioè il corretto ordine per funzionare e per essere intelligibile. Allo stesso modo, se qualcuno togliesse dai fascicoli tutti i documenti presenti in un archivio e li riponesse sopra un tavolo, anche in ordine di protocollo, si riuscirebbe comunque ad essere efficienti nell'azione amministrativa? Certamente no, perché ora risulterebbe rimosso il legame che univa quei documenti al loro contesto di produzione ed esecuzione (C:\Windows; C:\Documenti), così come le "cartelle d'archivio" evidenziavano il complesso dei documenti relativi a un procedimento e conservati in un fascicolo rendendone riconoscibile l'argomento, la funzione procedimentale, il vincolo tra di loro. Questo permetteva alle carte di generare un'informazione o, più semplicemente, di far esercitare il diritto di accesso con pienezza giuridica su tutto il fascicolo e non sul singolo documento, così come previsto dall'art. 5 del DPR 352/1992.
Per evidenziare questi vincoli, indispensabili per mantenere la intelligibilità del contesto di produzione del documento e quindi di conseguenza del documento stesso, gli archivisti utilizzano due strumenti in particolare: il titolario di classificazione e il repertorio dei fascicoli.
Ma serve ancora la classificazione archivistica nell'era dell'informatica? Sì. Anzi, proprio l'informatica ha acuito l'esigenza di strumenti altamente professionali come i titolari di classificazione e i repertori dei fascicoli, la cui funzione è fornire il contesto giuridico-procedimentale di produzione di un documento. Una sequenza occasionale di bit non assume in sé alcun significato; serve invece una sequenza organizzata di bit, in modo tale da poter produrre un significato, ovvero il byte. Tanti bit sparsi qua e là nelle memorie del computer non costituiscono informazioni, anche se rappresentano, in quanto "dati", una componente essenziale dell'informazione.
Trasferito questo concetto in ambiente documentale, potremmo dire che il singolo documento slegato dal contesto rappresenta un bit, che diventa invece un byte quando è ordinato e collegato agli altri bit, secondo una sequenza logica e necessaria. Una sorta, dunque, di vincolo informatico.
Riassumendo potremmo dire che un bit sta ad un byte come un docu­mento sta ad un fascicolo e formulare così la seguente equazione:

bit : byte = documento : fascicolo

A voler essere rigorosi, andrebbe invero precisato che il byte è già di per sé una sequenza ordinata di bit e che, pertanto, non potrebbe ipotizzarsi una sequenza disordinata. L'informatica è dunque ordine ferreo. Proprio come l'archi­vi­stica. E allora non si capisce come mai quando si tratta di applicare la prima alla seconda, l'ordine ferreo debba essere solo informatico.
Il secondo ostacolo è la firma digitale. Essa infatti, oltre ad essere una firma che firma non è - quanto piuttosto un sigillo, un marchio, etc. - non può strutturalmente essere conservata nel tempo. Non cinque o sei anni, ma cinque decenni oppure sei secoli. Insomma, la firma digitale non è in grado di essere "tramandata" nel tempo perché tecnicamente non migra assieme al documento. La migrazione, infatti, verso sistemi informatici diversi da quelli del contesto di produzione (ad es. un file MS Word 5.5 su DOS passato a Word XP) comporta la variazione del numero di bit. Al contrario, il valore probatorio della firma digitale si basa proprio sul mantenimento e sulla inalterabilità della sequenza di bit originaria, requisito impossibile da conservare in ambiente digitale.

Il CNIPA ha istituito un Gruppo di lavoro sulla cosiddetta "dematerializzazione". Ben lontani da questioni nominalistiche, va purtroppo rilevato che la parola scelta è scientificamente e strategicamente fuorviante. Sotto il profilo scientifico, il documento informatico è, al pari del documento cartaceo, una cosa contenente dei segni, cioè una "res signata". Pertanto, essa ha una sua materialità evidente, che anzi gli permette strutturalmente e ontologicamente di essere un documento, proprio in quanto entità materiale.
Sotto il profilo strategico quella denominazione fa evocare il mito della eliminazione della carta, del cosiddetto "paperless office". Questo mito, abbandonato da tempo nei paesi tecnologicamente più evoluti, come gli Stati Uniti e il Canada, continua a far credere ai burocrati italiani che sia possibile eliminare la carta, addirittura bruciarla. Tutto il lessico utilizzato in questi ultimi tempi come slogan attuativo della dematerializzazione è sinonimo della termodistruzione della carta, utilizzando anche immagini tutto sommato poco rassicuranti. Domanda retorica: sareste preoccupati se qualcuno dematerializzasse un documento che vi riguarda e poi ne distruggesse l'unico esemplare esistente?
Infine alcune considerazioni tecniche. È stato scientificamente dimostrato che la firma digitale non è idonea ad essere conservata nel tempo. Perché allora il legislatore italiano continua a utilizzare questo strumento per l'archiviazione ottica sostitutiva? Perché anche per l'estensione della validità di un documento e del suo certificato il legislatore continua a proporre l'associazione di un'ulteriore (e periodica) firma digitale, cioè di una marca temporale? Risulta allora evidente che la sottoscrizione di un accordo con Adobe per l'utilizzo del formato PDF per la firma digitale, senza alcun accenno alla conservazione nel formato PDF/a, fa emergere l'assenza di una politica nazionale in materia di conservazione dei documenti in ambiente digitale. Mentre gli studi internazionali di settore si concentrano sul problema del mantenimento dell'autenticità di un documento informatico, il legislatore italiano si limita a risolvere il problema solo nella prospettiva di un decennio. E dopo? A cosa serve conservare un documento o, peggio, il contenuto informativo di un documento, senza essere in grado di dimostrarne l'autenticità? E quali sono gli elementi digitali da conservare per dimostrare nel tempo l'autenticità di un documento?
Non essendo quindi adatta alla conservazione nel tempo, la firma digitale va utilizzata per la gestione. Non dunque per la conservazione della memoria storica di un ente pubblico, non insomma per la long term preservation, ma per il records management privo nel medio termine di un valore probatorio da mantenere. Via libera quindi all'utilizzo della firma digitale per la produzione e per la gestione di documenti a conservazione limitata e comunque per quei documenti per i quali esistano altre fonti di prova, desumibili "aliunde". Nel primo caso si potrà utilizzare la firma digitale per documenti contabili (fatture, mandati, reversali), compresi i rapporti con la tesoreria, evitando di far passare ore a dirigenti e amministratori a perfezionarli con la firma autografa. Nel secondo caso va preliminarmente effettuata un'accurata analisi diplomatistica e archivistica del contesto di produzione documentaria. Questo lavoro di rigorosa e puntuale analisi manca nel 90% delle amministrazioni pubbliche. Resta quindi ancora molto lavoro da fare da parte di archivisti, diplomatisti, scienziati dell'amministrazione, sociologi dell'organizzazione e informatici per condividere strumenti come i titolari e soprattutto i massimari di selezione, integrandoli con la tabella dei procedimenti amministrativi e poter finalmente giungere alla eliminazione naturale e legale (la vera "dematerializzazione") dei documenti dichiarati inutili ai fini della conservazione.

* Archivio centrale dell'Università di Padova