Il 1. gennaio 2004 entra in vigore la direttiva 2001/115/CE, che impone l'uso di sistemi EDI o della firma digitale per le fatture trasmesse per via telematica. La trasmissione elettronica delle fatture, o EIPP (Electronic Invoice Presentment and Payment, ovvero servizio di presentazione e pagamento elettronico delle fatture nei rapporti B2B) o EBPP (Electronic Bill Presentment and Payment, ovvero servizio di presentazione e pagamento elettronico delle fatture nei rapporti B2B), è un sistema che già da anni le grandi imprese utilizzano con sistemi EDI (Electronic Data Interchange) e solitamente in tracciato Edifact. Avendo però sia elevati costi di gestione che di mantenimento dei network proprietari, non hanno mai avuto una diffusione su larga scala nelle medie e piccole imprese.

Ma l'avvento di nuove e sempre più veloci tecnologie di connessione ad internet (ISDN, ADSL, HDSL, ecc.), il linguaggio XML (eXtensible Markup Language) che ha permesso lo scambio telematico, lo standard UBL (Universal Business Language) che ha definito le specifiche in base alle quali debbano essere redatti i documenti aziendali, il protocollo SSL e la firma digitale che garantiscono per tutte le fatture trasmesse ed archiviate l'autenticità della loro origine e l'integrità del loro contenuto, hanno permesso la realizzazione di sistemi di e-invoicing basati su tecnologie web-based a bassissimo costo e semplici nell'utilizzo, che riescono a trasferire alle piccole e medie imprese tutti i vantaggi (e non solo economici, come vedremo), connessi alla dematerializzazione elettronica delle fatture.

Il costo per il totale trattamento (dalla produzione alla distruzione) di una fattura cartacea per le imprese europee è stimato tra i 10 e i 50 euro. In particolare alcuni studi hanno individuato con maggiore precisione che è compreso tra 23 euro (studio Arthur D.Little del 2001) e 27 euro (studio BVA del 2002), con una maggiore incidenza del costo in capo al ricevente-cliente (secondo l'inchiesta condotta dalla BVA il costo è per 2/3 è imputabile al ricevente-cliente e per 1/3 all'emittente-fornitore).

Analizzando la composizione dei costi della fattura cartacea dal lato del fornitore, li possiamo riassumere in:
1) redazione della fattura: hardware, software, carta, ricontrollo dei dati inseriti, pre-data entry,data entry in contabilità ;
2) invio della fattura: bolli e buste, imbustare le fatture, affrancare le buste, postalizzare le buste;
3) archivio: archiviazione, classificazione, ricerche, duplicati, spazio per archivio, distruzione fatture;
4) gestione degli incassi: ricezione dei pagamenti, controllo e riconciliazione, solleciti di pagamento, data entry in contabilità;
5) richieste: spiegazioni telefoniche, invio copie di fatture;
6) dispute e controversie: errori di fatturazione, produrre ed inviare una nuova fattura, dispute e controversie;
7) gestione della tesoreria: pessima gestione della tesoreria, difficoltà nell'outsourcing della gestione della tesoreria.

Passando ad analizzare la composizione dei costi della fattura cartacea dal lato del cliente, li possiamo riassumere in :
1) ricevimento della fattura: ricezione delle buste, apertura delle buste;
2) controllo e smistamento: catalogare e smistare le fatture, riscontro con gli ordini, pre-data entry, data entry in contabilità;
3) archivio: archiviazione, classificazione, ricerche, duplicati, spazio per archivio, distruzione fatture;
4) gestione dei pagamenti: approvazione del pagamento, controllo e riconciliazione, data entry in contabilità;
5) richieste: spiegazioni telefoniche, invio copie ricevute di pagamento;
6) dispute e controversie: errori di fatturazione, richiesta di invio nuova fattura, dispute e controversie;
7) pessima gestione della tesoreria, difficoltà nell'outsourcing della gestione della tesoreria stessa.

La dematerializzazione elettronica delle fatture, oltre ad apportare alle imprese una drastica riduzione dei costi per il trattamento delle fatture stesse, interviene con una serie di vantaggi che possiamo riassumere in:

1) vantaggi economici:
- elimina l'acquisto di carta,buste e bolli;
- elimina il tempo destinato all'archiviazione ed alle successive ricerche;
- elimina i ritardi ed i disguidi dall'inoltro cartaceo delle fatture;
- riduce il tempo di trattamento della posta(fatture in arrivo e fatture in partenza) ;
- riduce le eccezioni, le dispute e il contenzioso derivanti da errori di fatturazione;
- elimina il costo di distruzione delle fatture;
- elimina il tempo per fornire ai clienti informazioni telefoniche sul contenuto delle fatture e copie di fatture;
- elimina i costi di formazione ed aggiornamento personale amministrativo;
- elimina il data entry manuale in contabilità delle fatture di vendita e di acquisto;
- elimina il data entry manuale in contabilità dei pagamenti ed incassi;

2) vantaggi commerciali:
- la possibilità di inserire in fattura messaggi promozionali, rende la fatturazione elettronica uno straordinario sistema di marketing one-to-one, di comunicazione mirata e di fidelizzazione della clientela (lancio di un nuovo prodotto, sconti particolari su determinati quantitativi di acquisti, ecc.);
- la possibilità di inserire in fattura allegati pubblicitari permette di aumentare ulteriormente i vantaggi economici derivanti dalla dematerializzazione elettronica delle fatture;
- la maggiore e migliore qualità nelle informazioni migliora la relazione cliente-fornitore;

3) vantaggi finanziari:
- riduzione dei mancati pagamenti;
- miglioramento della gestione della tesoreria;

4) vantaggi organizzativi:
- l'accesso on-line da parte di tutte le diverse aree aziendali alle fatture di acquisto e di vendita ed ai loro rispettivi contratti, ordini e ad ogni ulteriore comunicazione trasmessa e/o ricevuta;
- più semplice orientarsi verso il BPO (Business Process Outsourcing): esternalizzare i processi aziendali non strategici, quali la gestione del ciclo di fatturazione, la elaborazione dei dati contabili e la gestione anticipata della tesoreria, con tutti i vantaggi che ne derivano;

5) vantaggi logistici:
- eliminazione dei costi per spazi destinati agli archivi;

6) rapporti con il fisco:
- le amministrazioni finanziarie saranno agevolate nei controlli (in particolar modo i controlli incrociati), in quanto le fatture elettroniche possono essere controllate molto più velocemente e con sistemi di ricerca logica delle fatture cartacee;

7) rapporti con terzi:
- maggiore integrazione tra fatturazione, pagamenti-incassi elettronici e finanziamento nei rapporti con le banche;
- maggiore velocità nel controllare le fatture da parte dei sindaci.

Se fino a qualche tempo i vari operatori di EIPP (Electronic Invoice Presentment and Payment, ovvero servizio di presentazione e pagamento elettronico delle fatture) erano essenzialmente o "orientati al seller" (settore energia, rete commerciale di concessionari), oppure "orientati al buyer " (industria automobilistica, grandi distributori commerciali), nei modelli emergenti si sta diffondendo con estrema velocità ed interesse il modello "aggregatore o hub", in cui il servizio di trasmissione ed archiviazione elettronica delle fatture (ma anche l'outsourcing del processo di fatturazione) è offerto con tecnologia web-based da un operatore terzo, estremamente specializzato, in modalità ASP (Application Service Provider).

Prevedendo una rapida diffusione di questo modello molto economico, semplice e veloce nell'utilizzo, possiamo immaginare che si svilupperanno diversi "hub"e la gestione elettronica delle fatture e i sistemi di pagamento interbancari verranno implementati previo accordi tra i vari "hub" presenti sul mercato e le banche. In questo modo il sistema bancario potrà proporre diverse soluzioni di dematerializzazione elettronica delle fatture ai propri clienti, continuando a gestire i pagamenti e gli incassi elettronici.

Nella seconda parte di questo lavoro affronteremo sia l'attuale normativa fiscale nazionale che l'imminente attuazione della direttiva 2001/115/CE del Consiglio del 20 dicembre 2001 in tema di fattura elettronica,e analizzeremo quale sarà il ruolo del sistema bancario in tema di EIPP.

(Continua sul prossimo numero)