Garante per la protezione
dei dati personali

Comunicato stampa
13.03.98

In relazione alle prossime scadenze relative alla notificazione dei trattamenti dei dati personali, il Garante richiama nuovamente l'attenzione su alcuni aspetti già evidenziati in precedenti comunicati stampa. In particolare ricorda che:

1. numerosi trattamenti non sono soggetti a notificazione, e tra essi quelli:

• posti in essere da piccoli imprenditori, artigiani, liberi professionisti iscritti in albi o elenchi professionali;

• effettuati da associazioni, fondazioni, comitati anche a carattere politico, sindacale, religioso, ecc., da organismi del volontariato, dagli amministratori dei condomini;

• relative alle ordinarie attività delle aziende finalizzate all'adempimento di obblighi contabili, retributivi, previdenziali, assistenziali e fiscali;

• necessari per l'assolvimento di un compito previsto da norme giuridiche o che riguardano dati contenuti o provenienti da documenti pubblici accessibili a chiunque;

• svolti per la gestione del protocollo o per la tenuta di rubriche utilizzate per ragioni d'ufficio.

2. La lista completa degli esoneri, nonché delle ulteriori ipotesi che permettono una forma semplificata, è inclusa nella legge n. 675/1996 ed è riportata anche nel modello di notificazione approvato dal Garante, che indica tutti i relativi presupposti.

3. La notificazione non riguarda singoli archivi o banche dati, ma il complesso delle attività di raccolta e di elaborazione delle informazioni. Di regola ciascun ente, impresa, pubblica amministrazione, ecc. può quindi effettuare una sola notificazione, che non è soggetta a scadenze temporali, e non va rinnovata qualora restino immutati i suoi elementi essenziali indicati nel modello. Di conseguenza, nelle notificazioni dei trattamenti automatizzati per le quali è previsto il termine del 31 marzo 1998 possono essere ricompresi per opportuna economicità anche i trattamenti non automatizzati per i quali è fissato il termine al 30 giugno 1998.

4. Se si notificano più trattamenti correlati tra loro, non è necessario notificare anche i trattamenti oggetto di esonero. Tuttavia, se ritenuto opportuno o nei casi dubbi, tali trattamenti possono essere notificati.

5. Nei casi in cui sia obbligatoria, la notificazione va effettuata utilizzando il supporto magnetico o il modello cartaceo (accompagnati da istruzioni analitiche) approvati dal Garante e distribuiti gratuitamente presso tutti gli uffici postali.

6. Per stabilire se può operare un caso di esonero o di semplificazione, occorre fare riferimento unicamente a quanto previsto dalla legge n. 675/1996. Alcune voci che figurano nel modello di notificazione coincidono con casi di esonero (es.: "finalità amministrativo-contabili"), ma sono state indicate per casi particolari (ad esempio, per il titolare che intenda utilizzare anche per scopi di marketing i dati trattati per scopi contabili e fiscali).

7. Il Garante ha inoltre stipulato convenzioni con vari soggetti per favorire la diffusione dei modelli via Internet o attraverso quotidiani, pubblici esercizi ed associazioni, anche di categoria. In ogni caso il supporto o il modulo possono essere ritirati gratuitamente presso gli uffici del Garante siti in Roma, Via della Chiesa Nuova, n. 8.

8. Nel caso di notificazione su supporto magnetico si deve:

• procedere all'installazione usando Windows;

• compilare le successive videate seguendo le istruzioni;

• inserire un dischetto vuoto e salvare su esso i dati immessi;

• procedere alla stampa della notificazione e sottoscriverla;

• spedire il dischetto, la notificazione stampata e sottoscritta, nonché la ricevuta del versamento per i diritti di segreteria di £ 15.000 su c/c postale n. 97204002, in un plico raccomandato con ricevuta di ritorno indirizzato al "Garante per la protezione dei dati personali - Via della Chiesa Nuova, 8 00186 ROMA". Il plico può essere eventualmente consegnato a mano. Non sono possibile forme diverse di versamento dei diritti di segreteria.

9. Nel caso di notificazione su modello cartaceo si devono compilare i riquadri necessari, sottoscrivere il modello e spedirlo o consegnarlo come indicato nel punto precedente. Per le notificazioni su modello cartaceo, i diritti di segreteria ammontano a £ 25.000.

10. Le organizzazioni complesse articolate in un numero particolarmente elevato di sedi, filiali, agenzie, sportelli e simili, nei quali sono custoditi i dati personali oggetto di trattamento, possono compilare il riquadro b) ("luoghi ove sono custoditi i dati") indicando la circostanza e individuando un loro preciso ufficio presso il quale l'elenco delle sedi, delle filiali, delle agenzie, ecc. è tenuto costantemente aggiornato e disponibile agli interessati e al Garante.

Il Garante resta comunque a disposizione per ogni eventuale chiarimento in merito, anche via telefono (06/6889.2134/6/7/8 oppure 681861) o via telefax (06/6889.2139).

13.3.1998