68. Dalla carta al CD-ROM e viceversa

Lavoro in una pubblica amministrazione e, nel settore dove opero, abbiamo una esigenza che mi accingo a illustrare brevemente e (spero) in modo comprensibile.
Il settore dove svolgo la mia attività è il settore tecnico che periodicamente redige dei progetti per la realizzazione (o modifica) di opere di tipo edile o impiantistico. Questi progetti poi vanno in "gara pubblica", per cui produciamo copie di tutto il "cartaceo" da consegnare ai vari fornitori che partecipano alla gara.
Abbiamo deciso (per praticità) di trasferire tutto ciò che era su supporto cartaceo su supporto informatico (CD).
Questa operazione ha però aperto alcuni problemi. Uno di questi è la firma digitale.
Mi spiego.
Mentre prima i documenti (redatti con Microsoft-Word) venivano stampati, firmati quindi fotocopiati e consegnati ai partecipanti alla gara, ora il problema è di firmare "digitalmente" (con appropriato kit formato da smart-card e software) il documento per poi "masterizzarlo " sul cd e consegnarlo.
E' necessario premettere che per i nostri fini la firma digitale ha solo lo scopo di attestare che i documenti sono stati redatti dai nostri tecnici, e non necessitano di validazione da parte dei fornitori, né tantomeno di criptazione, ma solo evitare contestazioni, in fase di gara, sulla assenza di firma.
La non modificabilità del contenuto dovrebbe essere garantita dal supporto informatico scelto: cd non riscrivibile e personalizzato (logo ente).
Primo quesito: Dobbiamo ovviamente permettere a chiunque di leggere i documenti, anche a chi, pur possedendo un PC, ma non un collegamento ad internet (e quindi al certificatore), non possa (e non debba) "validare" il documento, ma solo poterlo consultare ed eventualmente stampare.
In questo caso potrà leggere (penso di si) ed eventualmente stampare regolarmente il documento?
Ma... la stampa (in ogni caso) avrà un'attestazione che il documento è firmato digitalmente? E se è no (come immagino) esiste un modo di risolvere questo problema?
Secondo quesito: Il documento originale (quello sul cd) è comunque considerato (in questo caso, cioè per il fornitore non collegato ad internet) firmato legalmente?
Terzo quesito: alla luce di quanto detto sui fini della nostra firma digitale (e cioè che non necessita di validazione etc...), se decidessimo dopo aver "firmato" digitalmente il documento word di trasformarlo in formato PDF (per ovviare al problema dei campi variabili), il documento manterrebbe le caratteristiche di documento firmato digitalmente e quindi con valore legale?
Oppure bisogna "firmarlo" dopo averlo trasformato in PDF? (per le nostre esigenze organizzative sarebbe meglio prima firmarlo e poi convertirlo in PDF)? (Messaggio firmato)

Le domande appaiono confuse perché sono confuse le premesse. Allora cerchiamo di mettere le cose in ordine.
C'è un equivoco molto grave sulla non alterabilità del contenuto affidata a un CD "non riscrivibile e personalizzato": è proprio la firma digitale che attesta la provenienza e l'integrità del documento, il supporto è del tutto indifferente. Un documento firmato digitalmente rimane tale, e quindi perfettamente efficace, indipendentemente dal supporto su quale di volta in volta è registrato. Dunque anche un CD-ROM va bene, purché il documento non contenga macroistruzioni o codici che possano alterarne il contenuto senza che il software di verifica della firma segnali la presenza di alterazioni (si veda anche la FAQ n. 66).

Se poi il destinatario, verificata la firma sul documento in formato digitale, vuole stamparlo, sono affari suoi. Il documento efficace, ai fini di legge, è quello informatico. Solo se la copia cartacea deve essere opponibile a terzi, o prodotta in giudizio, occorre l'attestazione della rispondenza al documento stampato all'originale firmato digitalmente da parte di un pubblico ufficiale autorizzato .

Resta un problema: nessuna norma, almeno per ora, impone ai privati di accettare un documento informatico invece di un documento cartaceo.

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