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Vedi anche:
Solo
fatture elettroniche per i pagamenti della PA? (M.
Cammarata)
Fatturazione elettronica
obbligatoria: a chi conviene? (F.Annovazzi - B. Santacroce )
Non sarà semplice per le PMI mettersi in regola con l’obbligo della
fatturazione elettronica verso la PA. È utile fare un po’ di chiarezza. Di
qui a qualche settimana, con l’approvazione della legge finanziaria,
l’obbligatorietà della fatturazione elettronica verso la Pubblica
Amministrazione sarà legge.
Il dibattito si è spostato dal “se” sia opportuno utilizzare la leva
dell’obbligatorietà per fare decollare la fatturazione elettronica, al tema,
molto più delicato, del “come” rendere possibile alle centinaia di migliaia
di piccole e medie aziende italiane di mettersi in regola con la legge ad un
costo accettabile.
Per affrontare correttamente il problema conviene chiarire che per
“fatturazione elettronica” si possono intendere tre cose distinte, che
portano benefici distinti a soggetti distinti.
Il punto di vista del legislatore è chiarissimo: per “fatturazione
elettronica” la legge italiana intende una fattura cui è stato apposto un
“sigillo” particolare (la firma elettronica qualificata), che rende legale
conservare il documento su supporto elettronico anziché su supporto cartaceo.
La “fattura elettronica” così intesa può essere trasmessa in modo
elettronico, ma può anche essere “materializzata” (cioè stampata, inviata
per posta, e conservata su carta dal destinatario) se quest’ultimo non vuole
ricevere fatture elettroniche.
Chi emette la fattura elettronica è invece sempre obbligato ad archiviarla
su supporto elettronico.
Il vantaggio della fatturazione elettronica “ex-lege” non sta solo nella
riduzione dei costi di archiviazione da parte dell’azienda, ma anche e
soprattutto nella possibilità di migliorare sensibilmente l’efficacia della
attività di ispezione e controllo dell’Amministrazione Fiscale, rendendo nel
contempo (cioè che dovrebbe fare piacere anche al contribuente) le ispezioni
più veloci e meno “invasive”.
La seconda definizione semantica di fatturazione elettronica è
“trasmissione di una fattura per via elettronica”. Se è provvista di
“sigillo” varrà anche come fattura elettronica “ex-lege” e ricevente e
destinatario dovranno conservarla su supporto elettronico.
Se non è provvista del “sigillo” della firma si tratterà – secondo la
legge italiana – di una “fattura cartacea trasmessa per via elettronica”,
e andrà materializzata sia dal mittente che dal destinatario.
La trasmissione elettronica della fattura permetterà al mittente di
risparmiare sulle spese di invio (francobollo, busta,…) e di avere il
vantaggio del recapito immediato e della immediata conferma dell’avvenuta
ricezione della fattura. Questo risparmio (valutabile in 0,50-1,00 euro a
fattura) è generalmente più importante di quello associato alla
dematerializzazione dell’archivio (che si stima in qualche decina di centesimi
di euro a pagina).
Il destinatario della fattura, per parte sua, non avrà grande vantaggio a
riceverla per via elettronica a meno che la fattura sia elaborabile dal suo
sistema informatico.
E siamo arrivati alla terza (e più importante in termini di risparmio)
definizione della fatturazione elettronica: la fattura elettronica strutturata.
Per “fattura elettronica strutturata” s’intende una fattura inviata in
formato “elaborabile” (txt, XML, EDI) che può essere utilizzata per
alimentare automaticamente il sistema gestionale del ricevente. Se non è
accompagnata dal “sigillo” della firma, anche la fattura elettronica
strutturata per il legislatore è “fattura cartacea trasmessa per via
elettronica”.
Gli studi che valutano il risparmio potenziale della fatturazione elettronica
in decine di euro per fattura (o, più precisamente, per ciclo di acquisto), per
un totale che si stima pari al 6% medio del totale dei costi delle aziende e al
2-4% del PIL del nostro paese, fanno infatti riferimento ai benefici derivanti
dallo scambio di “fatture elettroniche strutturate”.
Caricare direttamente i dati della fattura sul gestionale consente (una volta
che il gestionale dell’azienda è stato predisposto) di riconciliare
automaticamente gli ordini con bolle di consegna e fatture, arrivando al così
detto straight through processing, dove l’intervento umano serve solo
per gestire situazioni anomale.
Le fatture elettroniche strutturate promettono anche di rendere più
efficienti i pagamenti associati alle fatture.
Naturalmente è necessario che la fattura elettronica strutturata prodotta
dall’emittente sia “leggibile” dal sistema gestionale del ricevente. I due
sistemi devono “parlare la stessa lingua” (usare lo stesso standard), oppure
in mezzo ci deve essere un pezzo di software in grado di fare la traduzione.
Si noti che, in un certo senso, è fattura elettronica strutturata anche una
fattura inviata in formato immagine e accompagnata da un file con i “dati
indice” necessari per caricare automaticamente il file immagine della fattura
in un sistema di gestione documentale.
Infatti una fattura trasmessa come semplice file PDF allegato ad una mail non
può essere caricata nell’archivio elettronico del ricevente, salvo copiarsi a
mano i campi necessari per indicizzare la fattura.
Poiché il legislatore esige che la fattura elettronica archiviata sia
ricercabile tramite un certo numero di “indici” previsti dalla legge
(partita IVA, data emissione, numero,…) in pratica la fattura elettronica
“ex-lege” deve essere accompagnata da un file strutturato (che ovviamente
non occorre che contenga tutte le informazioni di una fattura XML o EDI).
Torniamo adesso alle PMI e a come potranno fare per inviare fatture
elettroniche “ex-lege” alla PA.
Il regolamento attuativo chiarirà molte cose, ma è meglio prendersi per tempo.
Infatti la legge prevede che “a decorrere dal termine di tre mesi dalla data
di entrata in vigore del regolamento di attuazione, le amministrazioni e gli
enti di cui al comma 41 non potranno accettare le fatture emesse o trasmesse in
forma cartacea".
I modi possibili per emettere fatture elettroniche ed inviarle alla PA sono tre:
1. Utilizzare un portale web e caricarvi, più o meno manualmente, le fatture
2. Appoggiarsi ad un centro di scanning, che riceve le fatture per posta,
provvede a leggerle tramite software OCR (Optical Character Recognition), ad
apporvi il sigillo, ad archiviarle ed a trasmetterle alla PA
3. Generare i file fattura dal proprio gestionale e (direttamente o facendo
ricorso ad una terza parte fidata) apporvi il sigillo, archiviarli e
trasmetterli alla PA.
La soluzione del portale web funziona, ma è interessante solo per le aziende
che debbono inviare poche fatture. Il grande vantaggio è che, se si appoggia -
come ad esempio avviene in Finlandia – su un sistema di “autentificazione
forte” come l`e-banking, il portale web consente di accertare con un elevato
margine di sicurezza l’identità di chi invia la fattura (e quindi la
“origine e autenticità” del documento).
Il centro di scanning rappresenta il sistema meno intrusivo per la PMI. Basta
prendere le fatture, metterle in una busta pre-indirizzata e il gioco è fatto.
In Danimarca (il primo paese ad imporre l’obbligo della fatturazione
elettronica verso la PA) senza i centri di scanning molte piccole aziende non
sarebbero state in grado di generare fatture elettroniche.
Si è già accennato, in un precedente articolo, ai limiti dei centri di
scanning come strumento per diffondere la fatturazione elettronica anche nel
mondo B2B, e non vale la pena ritornarci.
È invece il caso di rilevare un punto diverso, il fatto che in Danimarca la
legge non richiede l’apposizione di “sigilli” sulla fattura elettronica.
Il centro di scanning si limita a “leggere” la fattura cartacea e a produrre
un file strutturato nel formato richiesto dalla PA.
In Italia la norma richiede la trasmissione di una fattura elettronica “ex-lege”.
Nel nostro ordinamento il centro di scanning deve apporre una firma qualificata
(in nome e per conto del mittente della fattura) sul file generato in output dal
processo di scanning e archiviare la fattura su supporto elettronico come
previsto dalla normativa.
A tale scopo deve esserci un contratto fra il mittente della fattura e il
centro di scanning (in Danimarca questa complessità ulteriore non c’è: il
mittente compra una busta pre-indirizzata il cui costo include il servizio di
scanning).
Per apporre il “sigillo” della firma, il centro di scanning deve essere
certo della “origine ed autenticità” della fattura cartacea che gli arriva
per posta (in quanto la fattura viene “emessa” a tutti gli effetti dal
centro di scanning e non più dal mittente).
Ciò pone due problemi non banali: bisogna utilizzare un sistema che consenta
al centro di scanning di validare la correttezza dell’origine delle fatture
ricevute via posta e bisogna trovare un modo per ridurre a zero o quasi il tasso
di errore nella interpretazione dei dati (oggi circa il 5%).
Un’operazione di scanning errata, che ad esempio non leggesse correttamente il
numero di partita IVA (o prendesse per buona una fattura “spam” non inviata
dal mittente) porterebbe alla conseguenza di “fare emettere” la fattura al
soggetto sbagliato.
Si tratta di problemi risolvibili, ma che devono essere tenuti in
considerazione.
Per generare i file fattura direttamente dal gestionale è necessario trovare
un modo per “estrarre”, assieme ad un file immagine della fattura, anche un
file contenente gli indici richiesti dalla legge. Visto che ci siamo, sarebbe
opportuno riuscire anche ad estrarre gli altri dati di cui il destinatario ha
bisogno per alimentare un processo di straight through processing.
Lo strumento deve anche selezionare automaticamente le fatture che vanno
trasmesse per via elettronica da quelle che vanno ancora spedite per posta, e
verificare che la trasmissione sia avvenuta con successo.
Si tratta di problematiche che si risolvono con pacchetti “ad hoc”
(generalmente sviluppati dai vendor dei software gestionali) che generano il
file fattura direttamente dal gestionale, o con pacchetti software “add-on”
generici, che estraggono i dati dallo spool di stampa delle fatture, senza
“toccare” il gestionale.
In entrambi i casi, poiché si tratta di moduli standard che richiedono un
limitato sforzo di personalizzazione, è possibile pensare ad una loro
diffusione massiva, se le aziende ci si mettono per tempo.
In secondo luogo è necessario trovare un modo per apporre la firma alle fatture
(che solo così risultano realmente “emesse” secondo la legge), archiviarle
secondo quanto previsto dalla legge e gestire l’interfaccia (formati,
protocolli, regole di identificazione,…) con il
“Sistema di interscambio” della PA.
Qui parliamo invece di problematiche non semplicissime da risolvere con un
semplice tool da parte della singola PMI, anche perché molti dubbi verranno
chiariti solo con il decreto attuativo.
L’approccio migliore è di affidarne la gestione a operatori specializzati,
che ricevono i file fattura sulla propria infrastruttura informatica, e si
prendono carico della corretta effettuazione di tutti gli adempimenti di legge.
Questo approccio consente di disaccoppiare (anche in termini temporali) il
problema di come ”attrezzare” le PMI a generare file suscettibili di essere
trasformati in fatture elettroniche dal problema (che ovviamente potrà essere
completamente risolto solo a valle della emissione del decreto attuativo) di
come ottemperare agli adempimenti di legge.
Quello di cui il mercato ha bisogno subito è di una offerta di servizi di
fatturazione elettronica “ex-lege” realmente ritagliata sulle esigenze delle
PMI.
(Continua)
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