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Sono in arrivo nuove regole tecniche per la formazione e la conservazione dei
documenti informatici. Sul sito del Ministro per le riforme e le innovazioni nella pubblica
amministrazione è stata pubblicata una "Proposta di regole tecniche in
materia di formazione e conservazione di documenti informatici". Un po'
nascosta, purtroppo, perché meriterebbe maggiore rilievo: da molto tempo non si
vedeva su un sito istituzionale una bozza di normativa pubblicata con lo
scopo di ricevere proposte di modifiche o integrazioni (che possono essere
inviate all'indirizzo segr.dematerializzazione@governo.it).
Ricordiamo che proprio dopo una discussione pubblica prese forma definitiva il
primo regolamento sulla firma digitale (DPR 513/97), ancora oggi un esempio di
chiarezza e coerenza. La "Commissione per la gestione del flusso
documentale e dematerializzazione", istituita nel novembre del 2007dal
ministro Nicolais e presieduta dal professor Pierluigi Ridolfi, ha scelto di
seguire la stessa strada: c'è da sperare che diventi una regola, soprattutto
nei casi in cui l'innovazione normativa deve seguire l'innovazione tecnologica.
E questa, come si sa, si alimenta del contributo in rete della comunità dei
tecnologi, che non può essere lasciata ai margini dello sviluppo delle norme
che interessano il progresso tecnico (ferma restando la distinzione tra norma
giuridica e norma tecnica e la necessità che la norma giuridica sia formulata
dai giuristi). Ma vediamo il testo della proposta che, solo dopo l'emanazione di
ulteriori "guide tecniche" da parte del CNIPA (previste all'art. 11),
sostituirà la deliberazione
CNIPA 11/04. Con una differenza importante: le regole oggi in vigore
riguardano solo la conservazione del documento informatico, mentre le nuove
considerano la formazione del documento prima ancora della conservazione.
Finalmente il legislatore prende in considerazione l'intero "ciclo di
vita" del documento informatico, introducendo quell'ottica "di
sistema" che di fatto manca nel testo-base, il codice dell'amministrazione
digitale (CAD). La conseguenza più significativa di questa impostazione è
che la conservazione dei documenti informatici non è più regolata come una
serie di passaggi obbligati, ma proprio come "sistema", con la
previsione specifica della "certificazione di processo": non c'è
nulla di sostanzialmente nuovo in tutto questo, ma la chiarezza con la quale è
scritta la proposta normativa renderà meno probabili interpretazioni
stravaganti come quella della "risoluzione" del Ministero
dell'economia, della quale abbiamo parlato nel numero scorso (Per dematerializzare si deve
materializzare il dematerializzato). Tra i punti più interessanti, va
citata la previsione del primo comma dell'art. 7, nel quale si prescrive che
"Il formato di conservazione è un formato standard aperto, compreso tra
quelli riconosciuti dagli organismi nazionali e internazionali preposti alla
relativa normazione". Questa disposizione si aggiunge a quelle dell'art. 6,
che impongono la conservazione, nell'ambito del sistema, la conservazione,
"a) delle informazioni di contesto generate nelle fasi di gestione e di
conservazione; b) la conservazione del software di gestione e conservazione,
degli strumenti di ricerca, dei titolari, dei piani di conservazione dei
documenti, dei manuali di gestione e dei manuali operativi, degli indici e dei
repertori formati e utilizzati nei sistemi di gestione dei documenti". Sempre
nell'ambito del sistema di conservazione, deve essere presente la documentazione
"a) del software di gestione e conservazione; b) del sistema di sicurezza;
c) delle responsabilità per tutte le fasi di gestione del sistema documentario;
d) delle operazioni di conservazione dei documenti".
In questo modo si assicura, entro limiti ragionevoli, la consultabilità nel
tempo dei documenti e del loro contesto, comprese "le caratteristiche
rappresentative degli atti, fatti e dati giuridicamente rilevanti" (art. 7,
c. 2). Così dovrebbero essere superate anche alcune perplessità espresse dagli
archivisti sulle attuali regole tecniche (vedi La conservazione del documento
digitale di Gianni Penzo Doria). Anche se in generale le procedure sono
sostanzialmente le stesse previste dalla normativa in vigore, la nuova
formulazione delle regole sembra un primo segno di "maturità"
del documento informatico. Ma il quadro sarà chiaro con le "guide
tecniche" che dovranno essere scritte dal CNIPA: solo allora si potrà
verificare se la semplificazione che traspare dalla bozza sarà sostanziale. In
ogni caso sarà necessario rivedere, nella stessa ottica, l'intero quadro
normativo: definizioni semplici e coerenti, coordinamento tra le normative
emanate da enti diversi, ritorno alla completa equiparazione tra documento
cartaceo e documento informatico, in tutti i casi in cui è possibile. In
particolare, e anche nella prospettiva della conservazione dei documenti
informatici, è necessario che siano riviste le disposizioni che
"uccidono" il documento informatico alla scadenza del certificato di
sottoscrizione: con le norme attuali c'è il rischio fondato che, a distanza di
pochi anni dalla "chiusura" del documento, non si possano verificare
come valide le firme digitali dei soggetti che hanno concorso alla formazione e
alla conservazione del documento stesso. Le conseguenze giuridiche di questa
situazione potrebbero essere, in alcuni casi, molto gravi. La strada da
percorrere è ancora lunga.
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