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La fattura elettronica oggi in Italia

L'amministrazione finanziaria nel corso degli anni ha ammesso la validità della trasmissione delle fatture in modalità che per semplicità possiamo definire" elettronica":
a) trasmissione dei dati costituenti la fattura con sistemi computerizzati collegati con un calcolatore centrale tramite un apparato di trasmissione via cavo telefonico, con collegamenti elettronici e con sistemi informatici anche se messi a disposizione da un terzo soggetto;
b) trasmissione della fattura mediante il servizio di posta elettronica;
c) trasmissione della fattura mediante l'impiego congiunto del telefax e di un supporto informatico.

L'amministrazione finanziaria infatti, pur non potendosi disconoscere che il legislatore nella formulazione del citato primo comma dell'art 21 del DPR 633 del 1972 ha usato termini che riflettono soprattutto modalità di trasmissione di documenti (consegna o spedizione) tradizionalmente ipotizzabili, ammette la trasmissione della fattura in "modalità elettronica", a condizione che i dati relativi alle operazioni rilevanti ai fini dell'IVA siano:
- materializzati in documenti aventi lo stesso contenuto per l'emittente e per il ricevente
- siano comunicati, nei prescritti termini, dall'emittente al ricevente, senza preclusione delle diverse tecnologie a tal fine utilizzabili.
In sostanza, è possibile oggi in Italia la sola trasmissione (e non l'archiviazione ) delle fatture in formato elettronico, purché vengano stampate su carta e siano comunicate nei prescritti termini dall'emittente al ricevente.

La direttiva 2001/115/CE

Un ulteriore impulso al diffondersi della dematerializzazione elettronica delle fatture, viene dalla direttiva 2001/115/CE del Consiglio del 20 dicembre 2001  che modifica la direttiva 77/388/CEE al fine di semplificare, modernizzare e armonizzare le modalità di fatturazione previste in materia di imposta sul valore aggiunto. Il recepimento formale è previsto entro un anno dalla legge-delega 3 febbraio 2003, n. 14 (vedi Gli "effetti diretti" delle direttive comunitarie di L. Margherita).

La direttiva 2001/115/CE, regolando la dematerializzazione delle fatture, ha voluto introdurre, con effetto dal 1. gennaio 2004, un nuovo sistema di trasmissione che tenga conto dell'evoluzione delle tecnologie e dei nuovi metodi di fatturazione e che favorisca il commercio elettronico. Definendo in modo particolarmente ampio e generico la trasmissione ed archiviazione elettronica delle fatture come la trasmissione o la messa a disposizione del destinatario e l'archiviazione effettuate mediante attrezzature elettroniche di trattamento (inclusa la compressione numerica) e di memorizzazione dei dati, e utilizzando fili, radio, mezzi ottici o altri mezzi elettromagnetici, la direttiva prevede che, oltre all'accordo del destinatario, la trasmissione debba garantire due condizioni essenziali:
a) l'autenticità della loro origine: il destinatario deve avere la certezza che la fattura provenga dalla persona che l'ha emessa;
b) l'integrità del loro contenuto: nulla nel documento-fattura deve modificarsi nel transito, sia intenzionalmente che accidentalmente.

A tutela di queste due condizioni, la normativa richiede che le fatture siano garantite o da una firma elettronica avanzata ai sensi dell'art. 2,2 della direttiva 1999/93/CE oppure da sistemi di trasmissione EDI (secondo le disposizioni dell'art. 2 della raccomandazione della Commissione 1994/820/CE), qualora gli accordi per quest'ultima prevedano l'uso di procedure che garantiscano l'autenticità della loro origine e l'integrità del loro contenuto.

Gli Stati membri possono tuttavia esigere che la firma elettronica avanzata sia:
- basata su un certificato qualificato (direttiva 1999/93/CE - Allegati I e II )
- creata mediante un dispositivo per la creazione di una firma sicura (direttiva 1999/93/CE - Allegato III - di fatto la nostra firma digitale);
Nessun ulteriore obbligo o formalità potrà essere imposto ai soggetti passivi dagli Stati membri, salvo la facoltà, fino al 31 dicembre 2005, di introdurre una notificazione preventiva.

Agli Stati membri è solo possibile stabilire particolari condizioni per quanto riguarda l'accettazione di fatture trasmesse elettronicamente da un Paese terzo con il quale non esista alcuno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza in materia di recupero dei crediti, di reciproca assistenza fra le autorità competenti degli Stati membri nel settore delle imposte dirette e indirette  e di cooperazione amministrativa nel settore IVA.

Con riferimento all'archiviazione elettronica delle fatture, la direttiva prevede:
a) il soggetto passivo può stabilire il luogo di archiviazione, mentre agli Stati membri è consentito esigere la comunicazione, del luogo di archiviazione quando esso si trovi fuori dal loro territorio ed esigere l'archiviazione elettronica all'interno del territorio nazionale quando questa non è stata effettuata tramite un mezzo elettronico che garantisca un accesso completo ed in linea ai dati in questione;
b) l'autenticità dell'origine delle fatture e l'integrità del loro contenuto, nonché la loro leggibilità, devono essere garantite durante tutto il periodo di archiviazione;
c) gli Stati Membri stabiliscono il periodo per il quale i soggetti passivi devono provvedere all'archiviazione delle fatture relative alla cessione di beni o alla prestazione di servizi effettuate sul loro territorio, nonché di quelle ricevute dai soggetti passivi stabiliti sul loro territorio;
d) qualora le fatture siano archiviate per via elettronica, gli Stati membri possono esigere altresì l'archiviazione dei dati che garantiscono l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto di ciascuna fattura;

Inoltre:
e) gli Stati membri possono imporre condizioni specifiche che vietano o limitano l'archiviazione delle fatture in un paese con il quale non esiste alcun strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza in materia di recupero dei crediti, nel settore delle imposte dirette e indirette e di cooperazione amministrativa nel settore IVA ;
f) gli Stati membri possono prevedere, alle condizioni da essi fissate, l'obbligo di archiviare fatture ricevute da persone che non sono soggetti passivi.

Conclusioni

Considerando gli enormi vantaggi connessi alla dematerializzazione delle fatture, tutte le analisi sono concordi nel ritenere per i prossimi anni una rapida diffusione di sistemi di e-invoicing, in particolar modo in Italia, dove le dimensioni ridotte delle aziende hanno generato enormi costi nella gestione delle fatture e dove la dematerializzazione delle fatture è praticamente sconosciuta.

In Europa vengono scambiati annualmente circa 16 miliardi di fatture, in Italia circa 1,8 miliardi. Gli operatori che offriranno servizi di gestione elettronica delle fatture che da subito si troveranno in una posizione di vantaggio competitivo saranno sicuramente quelli multidisciplinari, in cui sia presente un operatore con una lunga tradizione nelle acquisizioni tramite scanner di documenti, di data management e di "postalizzazione" e smistamento della corrispondenza. 

Inizialmente, infatti, non tutti i partner commerciali di un'azienda saranno disponibili ad emettere e/o ricevere le fatture in formato elettronico, ed in questo contesto un operatore che riesca comunque a garantire la gestione elettronica delle fatture si troverà in una posizione di notevole vantaggio.
Il ruolo delle banche non sarà certo quello di gestire direttamente o indirettamente un servizio di fatturazione elettronico (affidando la gestione dell'intero archivio elettronico delle fatture ad una banca, diventerà praticamente impossibile chiudere i rapporti bancari), ma quello di accordarsi con più "hub" ed offrire i loro servizi, lasciando la completa libertà alle aziende nel decidere quali operatori scegliere. Naturalmente, sarà un'occasione per il sistema bancario di implementare innovative soluzioni di finanziamento alle imprese, quale per esempio il factoring on line e l'anticipo on line.