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Il modello OAIS per la visione d'insieme dei documenti

La conservazione è una delle fasi più critiche del ciclo di vita del documento informatico amministrativo. Nel 2013 il legislatore ha dettato le regole tecniche, ispirandosi al modello OAIS (ISO 14721:2012), prima timidamente e poi grazie all'intervento dell'AgID in modo chiaro e definitivo.

Nelle Linee guida sulla conservazione dei documenti informatici, versione 1.0 del 2015, l'agenzia ha sottolineato che Il processo di conservazione deve adottare il modello standard ISO 14721:2012 OAIS - Open Archival Information System, che definisce concetti e funzionalità degli archivi digitali.

Proprio su questo tema è importante porsi qualche domanda: quale sia la consapevolezza su questo modello e quanto sia stato adottato a livello normativo; per non parlare di una visione, di una piattaforma normativa che possa utilizzare al meglio le potenzialità dell'era digitale.

Il DPCM del 3 dicembre 2013 Regole tecniche sistemi di conservazione" introduce le regole tecniche per la corretta conservazione dei documenti informatici, ma non menziona tutto il modello OAIS. Se andiamo a leggere con maggiore attenzione notiamo che la parte dedicata al consumatore, consumer nel testo inglese (una delle tre figure centrali del modello OAIS con il produttore e il conservatore) non è menzionata se non nella figura di utente, termine che non coincide con quello inglese di consumer.

L'utente (user) indica più propriamente qualcuno che usa lo strumento, così come spiegato nello stesso DPCM nell'art. 3, comma 1: "persona, ente o sistema che interagisce con i servizi di un sistema di gestione informatica dei documenti e/o di un sistema per la conservazione dei documenti informatici, al fine di fruire delle informazioni di interesse".

Non bisogna essere esperti di lingua inglese per comprendere che utente non è consumer. Anzi, il secondo, nelle varie definizioni che il modello OAIS propone, definisce il consumer invece come una figura esterna al sistema produttivo, un soggetto appartenente a quella che viene chiamata comunità di riferimento o designata. Parlare di consumer vuol dire porre l'attenzione su altri aspetti dell'archivio digitale per esempio sulla disponibilità dei dati e documenti conservati, sulla opportunità che la comunità designata, cioè l'insieme dei consumer, possano accedervi ed avere le competenze per comprendere il contenuto conservato.

Sempre AgID nel manuale menzionato considera la comunità di riferimento come uno degli elementi fondamentali del processo di conservazione. Lo fa perché il consumer è l'utente, di fatto colui che accede all'archivio e che ha le competenze per comprendere il contenuto dei documenti. Ma nel DPCM, come abbiamo visto, viene presentato come colui che interagisce con gli strumenti informatici e non vi è una particolare attenzione al tema. Tutto il dettato normativo è rivolto più all'aspetto informatico; il modello OAIS viene reinterpretato dal legislatore solo nella infrastruttura di versamento e conservazione, mentre la parte dedicata all'accesso viene solo menzionata.

E tutto questo lascia un po' l'amaro in bocca, perché è chiaro che si sta perdendo una grande occasione, quella cioè di integrare le norme sulla trasparenza della PA con quelle del ciclo di vita del documento informatico. Ma in realtà non ne fanno parte? Il ciclo di vita di un documento non è dalla formazione alla opportunità di essere letto e consultato dai cittadini? Senza per questo sminuire tutte le funzioni più strettamente archivistiche che una conservazione a norma deve soddisfare.

Si potrebbe dire che la mancata attenzione alle logiche del concetto di comunità designata ha indebolito l'efficacia di norme orientate alla massima trasparenza della pubblica amministrazione. Pensiamo all'attuale decreto legislativo 25 maggio 2016, n. 97, detto anche (Freedom of Information Act, secondo la tradizione anglosassone) che rischia di essere solo un bel principio sulla carta se non si integra con il sistema di accesso dell'OAIS.

La comunità designata, come aggregazione di cittadini che può avere conoscenze e competenze per leggere e comprendere gli atti e i documenti amministrativi, è uno strumento da valutare nel processo di conservazione, considerandola come uno dei pilastri del sistema della trasparenza.
Sempre di più la società civile sottolinea il deficit democratico nel rapporto tra cittadino e pubblica amministrazione, allora perché non adottare tutto il modello OAIS, comprese quelle parti che potrebbero perfettamente integrarsi con altre norme tese a valorizzare la trasparenza?

Gli strumenti digitali per comunicare all'esterno, per facilitare l'accesso e la conoscenza dei documenti della PA ci sono e consentono di colmare il deficit comunicativo tra cittadino e l'organizzazione che dovrebbe supportarlo nella realizzazione della sua persona, così come inteso nel dettato costituzionale.

Si spera che nelle nuove regole tecniche l'AgID completi il modello proposto e suggerisca una visione d'insieme delle infrastrutture tecnologiche della PA.

* Consulente ICT