Analisi comparativa della legislazione tra Francia, Gran Bretagna e Italia, alla luce delle innovazioni dell'e-procurement, dell'archiviazione e della firma digitale - Seconda parte

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In Gran Bretagna le regole per la tenuta della documentazione contabile e commerciale delle amministrazioni sono dettate dal Public Record Office (PRO), che a tale proposito ha pubblicato una vasta serie di standard e linee guida. Fra tali standard citiamo il Retention Scheduling: Accounting Records (1998), in cui il PRO indica in modo dettagliato le modalità di trattamento ed i termini di conservazione dei diversi documenti di natura contabile e commerciale.

Secondo un costume propriamente anglosassone, al di là delle prescrizioni regolamentari e degli standard elaborati dalle istituzioni competenti per materia, non si impone per legge l'esecuzione di dettagliate procedure o la predisposizione di specifica documentazione. Al contrario si lascia ad ogni agenzia e dipartimento un ampio margine d'autonomia organizzativa, pur volendo ricondurre le diverse soluzioni procedurali e le diverse rappresentazioni documentali all'interno di un quadro che sia riconciliabile con le esigenze del governo centrale.

Grazie all'indipendenza di cui godono ed alla conseguente agilità con cui le amministrazioni britanniche possono organizzarsi, le iniziative di sviluppo di sistemi informativi sono numerose e spesso molto avanzate in termini di soluzioni tecnologiche utilizzate. Inoltre, con l'accurata definizione di standard funzionali ed infrastrutturali e la tendenza ad adottare soluzioni tecnologiche modulari e scalabili si riesce a garantire l'interoperabilità fra i diversi sistemi.
Seguendo a questa strategia oggi la Gran Bretagna ha un'amministrazione pubblica che, al contrario di quanto avviene in altri paesi europei, dispone di sistemi informativi evoluti, integrati o integrabili e per di più capillarmente distribuiti.

Tale situazione sta permettendo al governo britannico di procedere con una certa speditezza sulla via dell'e-document, peraltro già intrapresa nell'ormai lontano 1995 con il progetto Electronic Records.
Oggi, grazie al lavoro svolto negli ultimi sette anni, la smaterializzazione delle procedure amministrative è un obiettivo prossimo ad essere conseguito. In un documento del Public Record Office: e-Government policy framework for Electronic records management - ver. 2.0 - luglio 2001 si afferma che entro l'anno 2004 la totalità dei dati e dei documenti prodotti dalle amministrazioni centrali dovrà essere gestito e conservato per mezzo di tecnologie informatiche.

Alla diffusione dei sistemi informativi di gestione documentale contribuisce una definizione sufficientemente chiara delle regole che disciplinano l'utilizzo dell'archiviazione sostitutiva e della firma digitale.
I dipartimenti e le agenzie governative che intendono riversare gli archivi cartacei su altri supporti seguono le specifiche operative indicate dal PRO, nel rispetto degli standard relativi ai formati ed alle infrastrutture così come indicato nel Management, Appraisal and Preservation of Electronic Records.
Con l'Electronic Communication Act 2000, che recepisce la direttiva 1999/93/CE, le autorità britanniche hanno sancito la validità legale della firma digitale.

Le società che intendano vendere certificati avanzati o semplici di firma digitale devono essere accreditate da un organo denominato T-scheme promosso dall'Alliance for Electronic Business (AEB) di cui fanno parte:
· Confederation of British Industry;
· Federation of Electronics Industry;
· Direct marketing Association;
· Computer Services and Software Industry
· E-centreuk (Association for Standard and Practices in Electronic Trade).

Il T-scheme assume la valenza di un organo di autoregolamentazione delle società che operano nel settore delle transazioni digitali a cui la legislazione britannica ha attribuito un ruolo che in altre realtà europee è stato affidato direttamente ad istituzioni pubbliche.
Le autorità di certificazione, che hanno ottenuto l'accredito dal T-scheme sono:
· TrustAssured della Royal Bank of Scotland Group;
· Certificate Factory della Trustis;
· OnSite della Ignite - British Telecom;
· Server Certificates della Ignite - British Telecom.

Nel giugno 2001, l'Office of Government Commerce (OGC) ha avviato un'impegnativa sperimentazione nel campo dell'e-procurement, facendo partire sette progetti pilota presso altrettante amministrazioni. A supporto di questi progetti è stato realizzato il sistema TenderTrust®, che ha permesso la smaterializzazione completa dei documenti contabili e commerciali prodotti nell'ambito delle procedure di acquisto. Per lo sviluppo del sistema l'OGC ha siglato un contratto con la Royal Bank of Scotland e la TrustMarque International Ltd.

La Royal Bank of Scotland, in quanto autorità di certificazione, ha fornito la soluzione di firma digitale, mentre la TrustMarque International Ltd ha sviluppato il sistema informatizzato per la trasmissione sicura dei dati. Tale infrastruttura ha permesso di aggiudicare le gare e di gestire i contratti senza l'utilizzo di documenti cartacei. I bandi e la documentazione di gara, le offerte dei fornitori e gli avvisi di aggiudicazione sono stati scambiati o pubblicati esclusivamente per via telematica. La lavorazione di ordini e fatture è stata realizzata attraverso appositi software per la compilazione e la successiva trasmissione ai fornitori, velocizzando le procedure di acquisizione e pagamento.

Il sistema informativo integrato per la gestione dell'e-procurement, di cui l'OGC si è dotato, ha messo a disposizione delle amministrazioni acquirenti un'interfaccia per tenere sotto controllo le proprie operazioni commerciali, attraverso appositi report su cui sono stati rappresentati dati e statistiche relative al volume ed al valore delle transazioni operate.
Le sperimentazioni avviate dall'OGC assumono una certa importanza, considerando che sono stati coinvolti, oltre alle sette amministrazioni, più di 200 fornitori di beni e servizi inseriti in un albo appositamente predisposto.

Il successo ottenuto nella realizzazione dei sette progetti pilota, con ogni probabilità, permetterà di rispettare l'obiettivo per cui si prevede di arrivare a gestire secondo il modello dello e-procurement la totalità delle procedure di gara entro la fine di quest'anno.
Nel 1984 il Governo inglese ha lanciato il suo primo sistema per la presentazione delle dichiarazioni fiscali on line. Al tempo, pur essendo disponibile ai soli operatori professionali, era il sistema europeo più evoluto, disponendo di una rete di oltre cinquantamila terminali diffusi su tutto il territorio nazionale. Oggi, attraverso un apposito portale internet, le imprese ed i cittadini non solo hanno la possibilità di compilare ed inviare la propria dichiarazione dei redditi, ma possono anche regolare i pagamenti a favore dell'erario tramite una procedura telematica.

Per gestire in sicurezza le transazioni si utilizza la tecnologia di cifratura delle trasmissioni SSL, mentre per l'autenticazione dell'identità è il dichiarante a scegliere fra due opzioni. Se dispone di un certificato di firma digitale, può scaricare il modello di dichiarazione, compilarlo ed inviarlo allegato ad una e-mail siglandolo elettronicamente. Se non dispone di un certificato di firma può registrarsi come utente del portale Inland Revenue ed attendere che gli vengano comunicate utenza e chiave di accesso. Una volta ricevuta l'utenza e la chiave di accesso potrà collegarsi al portale e compilare on line la sua dichiarazione.
Oltre alla denuncia dei redditi, i contribuenti inglesi possono presentare on line anche la dichiarazione VAT, relativa all'imposta sul valore aggiunto, ed effettuare i relativi versamenti.

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