Gran Bretagna, Italia, Francia. Potrebbe essere questo l'ordine d'arrivo di un'ipotetica competizione internazionale che mettesse a confronto i tre paesi rispetto alla diffusione nelle pubbliche amministrazioni delle nuove tecnologie di gestione documentale. Una competizione che vedrebbe: la Gran Bretagna, partire prima di tutti e portare avanti con rigore e puntualità i suoi progetti; l'Italia, partire con leggero ritardo rispetto al concorrente britannico, recuperare velocemente terreno, mettendo in campo molto entusiasmo, ed arrivare al traguardo con il fiato corto; la Francia, partire per ultima, impiegare molte energie nell'organizzazione della sua complessa ma efficiente struttura burocratica, recuperare un po' di terreno rispetto ai concorrenti, senza però insidiare mai le posizioni di testa. Bisognerebbe citare anche un quarto paese che, però, non sarebbe stato ammesso alla competizione: la Germania.

L'assetto federale della Germania, infatti, non permette una comparazione precisa con gli altri stati che hanno un assetto istituzionale più o meno centralista. E se è vero, che la Gran Bretagna è formata da quattro stati indipendenti (Inghilterra, Scozia, Galles, Ulster), è anche vero che l'autonomia di cui questi godono, almeno dal punto di vista amministrativo, è limitata rispetto a quella dei Länder tedeschi. In Germania, ogni Land amministra le procedure in piena autonomia rispetto al governo federale. Ne consegue che le modalità di gestione documentale sono tante quanti i Länder e limitare l'analisi alle sole procedure elaborate dalle istituzioni federali non permette un adeguato confronto con le realtà dei tre paesi presi in esame. Questa la ragione per cui la Bundesrepublik non è stata ammessa alla competizione o, per dirla fuori metafora, non è stata coinvolta nell'analisi comparativa.

E' dunque evidente che un assetto istituzionale di tipo federale garantisce sicuramente dei vantaggi in termini di autonomia, ma tende a provocare una certa entropia amministrativa. A soffrirne, fra l'altro, sono i sistemi informativi che si trovano ad affrontare importanti difficoltà di riconciliazione, dovendo standardizzare dati e processi sia rispetto alla significatività sia rispetto ai formati.
In questo caso la Gran Bretagna può essere presa ad esempio, essendo riuscita ad accordare un ampio margine d'autonomia alle realtà locali pur preservando l'integrità dei flussi informativi a livello nazionale. Un esempio non solo per i paesi come l'Italia, che hanno intrapreso una riforma "federalista" dello Stato, ma anche per l'Unione europea, i cui governi hanno una crescente necessità di scambiarsi dati fra loro, avvalendosi o meno del tramite di Bruxelles.

Il merito più importante della Gran Bretagna, e di conseguenza la ragione del suo vantaggio competitivo, è di aver posto molta cura ed intelligenza nella definizione degli standard documentali. Storicamente è il Public Record Office (PRO) che si è curato di questa importante opera. Compito del PRO è standardizzare la rappresentazione delle informazioni di natura amministrativa, stabilire i termini e le modalità di conservazione dei documenti e, più recentemente, definire i formati elettronici per la trasmissione ed il salvataggio dei dati. Al lavoro del PRO si aggiunge quello dell'Office of Governmet Commerce (OGC)  che cura la definizione di una serie di standard funzionali ed infrastrutturali, utili alla realizzazione dei sistemi informatizzati per la gestione documentale.
Grazie al lavoro svolto dal PRO e dall'OGC la Gran Bretagna ha potuto dotarsi di sistemi quali la firma digitale, l'e-procurement o il fisco telematico in tempi relativamente brevi, dovendo affrontare minori difficoltà rispetto a Francia ed Italia.

La situazione italiana era, ed in parte ancora è, speculare a quella britannica. Mentre in Gran Bretagna, infatti, lo sviluppo di sistemi elettronici di gestione documentale ha rappresentato un'evoluzione naturale utile a suppotare procedure già standardizzate, in Italia l'introduzione dell'informatica ha rappresentato un'occasione per mettere ordine, un'occasione che il più delle volte è stata colta. Bisogna dare atto al legislatore ed ai suoi suggeritori tecnici, ai governi che si sono succeduti e a molti amministratori di aver conseguito importanti risultati, migliorando l'efficienza dell'apparato burocratico anche grazie all'introduzione delle nuove tecnologie. In questo senso, ad esempio, il Sistema informativo della Ragioneria generale dello Stato ha permesso di rendere più efficiente la procedura di formazione del bilancio mentre il Sistema anagrafe tributaria è stato uno strumento indispensabile per la lotta all'evasione. Se l'Italia è entrata nel club dell'Euro, lo si deve, in parte, anche all'esistenza di questi sistemi.

A fronte di questi ed altri successi bisogna però registrare anche alcune esperienze che procedono in modo incerto rischiando di farci perdere in competitività nel contesto europeo. Esemplare è il caso della firma digitale. L'Italia è stato il primo paese europeo ad introdurre nella legislazione, ormai nel lontano 1997, il concetto di documento elettronico e di firma digitale. Sono trascorsi cinque anni; quattordici società private hanno compiuto importanti investimenti e sono pronte a vendere certificati avanzati di firma digitale, ma la diffusione dello strumento stenta a decollare sia presso le amministrazioni pubbliche che sul mercato.

Altro caso eclatante è quello della carta d'identità elettronica. Se ne parla ormai da anni, si è molto discusso sull'opportunità di registrarvi le impronte digitali, sono state compiute le opportune sperimentazioni, ma il numero di italiani che ne possiede una è ridottissimo e le sue potenzialità tecnologiche rischiano di essere sfruttate solo marginalmente.
Veniamo alla Francia. L'apparato burocratico francese è forse il più efficiente del mondo ma è anche molto pesante. Questi due aspetti contingenti non hanno favorito la diffusione delle tecnologie di gestione documentale all'interno della pubblica amministrazione. Infatti, da una parte non si è sentita, come in Italia, l'urgenza di introdurre efficienza, dall'altra il gigantismo dell'apparato statale, opposto alla snellezza organizzativa britannica, ha rallentato la diffusione di tecnologie integrate per la gestione documentale.

Solo di recente si è percepita l'urgenza di modernizzare l'apparato burocratico in un quadro comune di sviluppo tecnologico e per assolvere questa missione è stata creata l'Agence pour les Technologies de l'Information et de la Communication dans l'Administration.
Al momento i progetti più importanti e di maggiore visibilità li sta portando avanti il Ministère de l'Economie, des Finances et de l'Industrie (MINEFI). Fra questi, da citare una soluzione di fisco telematico all'avanguardia che si avvale della firma digitale. Bisogna però precisare che la firma digitale per accedere ed interagire con i servizi del MINEFI non è utilizzabile in altri contesti. Sostanzialmente, si tratta di un dispositivo di firma la cui commercializzazione è autorizzata dal MINEFI per accedere ai servizi telematici del solo MINEFI.