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Firma digitale

Fatturazione elettronica obbligatoria: un percorso possibile

di Fabio Annovazzi*  - 06.12.07

Vedi anche:
Solo fatture elettroniche per i pagamenti della PA? (M. Cammarata)
Fatturazione elettronica obbligatoria: a chi conviene?
(F.Annovazzi - B. Santacroce )

Non sarà semplice per le PMI mettersi in regola con l’obbligo della fatturazione elettronica verso la PA. È utile fare un po’ di chiarezza. Di qui a qualche settimana, con l’approvazione della legge finanziaria, l’obbligatorietà della fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione sarà legge.

Il dibattito si è spostato dal “se” sia opportuno utilizzare la leva dell’obbligatorietà per fare decollare la fatturazione elettronica, al tema, molto più delicato, del “come” rendere possibile alle centinaia di migliaia di piccole e medie aziende italiane di mettersi in regola con la legge ad un costo accettabile.
Per affrontare correttamente il problema conviene chiarire che per “fatturazione elettronica” si possono intendere tre cose distinte, che portano benefici distinti a soggetti distinti.

Il punto di vista del legislatore è chiarissimo: per “fatturazione elettronica” la legge italiana intende una fattura cui è stato apposto un “sigillo” particolare (la firma elettronica qualificata), che rende legale conservare il documento su supporto elettronico anziché su supporto cartaceo.
La “fattura elettronica” così intesa può essere trasmessa in modo elettronico, ma può anche essere “materializzata” (cioè stampata, inviata per posta, e conservata su carta dal destinatario) se quest’ultimo non vuole ricevere fatture elettroniche.

Chi emette la fattura elettronica è invece sempre obbligato ad archiviarla su supporto elettronico.
Il vantaggio della fatturazione elettronica “ex-lege” non sta solo nella riduzione dei costi di archiviazione da parte dell’azienda, ma anche e soprattutto nella possibilità di migliorare sensibilmente l’efficacia della attività di ispezione e controllo dell’Amministrazione Fiscale, rendendo nel contempo (cioè che dovrebbe fare piacere anche al contribuente) le ispezioni più veloci e meno “invasive”.

La seconda definizione semantica di fatturazione elettronica è “trasmissione di una fattura per via elettronica”. Se è provvista di “sigillo” varrà anche come fattura elettronica “ex-lege” e ricevente e destinatario dovranno conservarla su supporto elettronico.
Se non è provvista del “sigillo” della firma si tratterà – secondo la legge italiana – di una “fattura cartacea trasmessa per via elettronica”, e andrà materializzata sia dal mittente che dal destinatario.

La trasmissione elettronica della fattura permetterà al mittente di risparmiare sulle spese di invio (francobollo, busta,…) e di avere il vantaggio del recapito immediato e della immediata conferma dell’avvenuta ricezione della fattura. Questo risparmio (valutabile in 0,50-1,00 euro a fattura) è generalmente più importante di quello associato alla dematerializzazione dell’archivio (che si stima in qualche decina di centesimi di euro a pagina).
Il destinatario della fattura, per parte sua, non avrà grande vantaggio a riceverla per via elettronica a meno che la fattura sia elaborabile dal suo sistema informatico.

E siamo arrivati alla terza (e più importante in termini di risparmio) definizione della fatturazione elettronica: la fattura elettronica strutturata. Per “fattura elettronica strutturata” s’intende una fattura inviata in formato “elaborabile” (txt, XML, EDI) che può essere utilizzata per alimentare automaticamente il sistema gestionale del ricevente. Se non è accompagnata dal “sigillo” della firma, anche la fattura elettronica strutturata per il legislatore è “fattura cartacea trasmessa per via elettronica”.

Gli studi che valutano il risparmio potenziale della fatturazione elettronica in decine di euro per fattura (o, più precisamente, per ciclo di acquisto), per un totale che si stima pari al 6% medio del totale dei costi delle aziende e al 2-4% del PIL del nostro paese, fanno infatti riferimento ai benefici derivanti dallo scambio di “fatture elettroniche strutturate”.

Caricare direttamente i dati della fattura sul gestionale consente (una volta che il gestionale dell’azienda è stato predisposto) di riconciliare automaticamente gli ordini con bolle di consegna e fatture, arrivando al così detto straight through processing, dove l’intervento umano serve solo per gestire situazioni anomale.
Le fatture elettroniche strutturate promettono anche di rendere più efficienti i pagamenti associati alle fatture.
Naturalmente è necessario che la fattura elettronica strutturata prodotta dall’emittente sia “leggibile” dal sistema gestionale del ricevente. I due sistemi devono “parlare la stessa lingua” (usare lo stesso standard), oppure in mezzo ci deve essere un pezzo di software in grado di fare la traduzione.

Si noti che, in un certo senso, è fattura elettronica strutturata anche una fattura inviata in formato immagine e accompagnata da un file con i “dati indice” necessari per caricare automaticamente il file immagine della fattura in un sistema di gestione documentale.
Infatti una fattura trasmessa come semplice file PDF allegato ad una mail non può essere caricata nell’archivio elettronico del ricevente, salvo copiarsi a mano i campi necessari per indicizzare la fattura.

Poiché il legislatore esige che la fattura elettronica archiviata sia ricercabile tramite un certo numero di “indici” previsti dalla legge (partita IVA, data emissione, numero,…) in pratica la fattura elettronica “ex-lege” deve essere accompagnata da un file strutturato (che ovviamente non occorre che contenga tutte le informazioni di una fattura XML o EDI).

Torniamo adesso alle PMI e a come potranno fare per inviare fatture elettroniche “ex-lege” alla PA.
Il regolamento attuativo chiarirà molte cose, ma è meglio prendersi per tempo. Infatti la legge prevede che “a decorrere dal termine di tre mesi dalla data di entrata in vigore del regolamento di attuazione, le amministrazioni e gli enti di cui al comma 41 non potranno accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea".

I modi possibili per emettere fatture elettroniche ed inviarle alla PA sono tre:

1. Utilizzare un portale web e caricarvi, più o meno manualmente, le fatture
2. Appoggiarsi ad un centro di scanning, che riceve le fatture per posta, provvede a leggerle tramite software OCR (Optical Character Recognition), ad apporvi il sigillo, ad archiviarle ed a trasmetterle alla PA
3. Generare i file fattura dal proprio gestionale e (direttamente o facendo ricorso ad una terza parte fidata) apporvi il sigillo, archiviarli e trasmetterli alla PA.

La soluzione del portale web funziona, ma è interessante solo per le aziende che debbono inviare poche fatture. Il grande vantaggio è che, se si appoggia - come ad esempio avviene in Finlandia – su un sistema di “autentificazione forte” come l`e-banking, il portale web consente di accertare con un elevato margine di sicurezza l’identità di chi invia la fattura (e quindi la “origine e autenticità” del documento).

Il centro di scanning rappresenta il sistema meno intrusivo per la PMI. Basta prendere le fatture, metterle in una busta pre-indirizzata e il gioco è fatto.
In Danimarca (il primo paese ad imporre l’obbligo della fatturazione elettronica verso la PA) senza i centri di scanning molte piccole aziende non sarebbero state in grado di generare fatture elettroniche.

Si è già accennato, in un precedente articolo, ai limiti dei centri di scanning come strumento per diffondere la fatturazione elettronica anche nel mondo B2B, e non vale la pena ritornarci.
È invece il caso di rilevare un punto diverso, il fatto che in Danimarca la legge non richiede l’apposizione di “sigilli” sulla fattura elettronica. Il centro di scanning si limita a “leggere” la fattura cartacea e a produrre un file strutturato nel formato richiesto dalla PA.

In Italia la norma richiede la trasmissione di una fattura elettronica “ex-lege”. Nel nostro ordinamento il centro di scanning deve apporre una firma qualificata (in nome e per conto del mittente della fattura) sul file generato in output dal processo di scanning e archiviare la fattura su supporto elettronico come previsto dalla normativa.

A tale scopo deve esserci un contratto fra il mittente della fattura e il centro di scanning (in Danimarca questa complessità ulteriore non c’è: il mittente compra una busta pre-indirizzata il cui costo include il servizio di scanning).
Per apporre il “sigillo” della firma, il centro di scanning deve essere certo della “origine ed autenticità” della fattura cartacea che gli arriva per posta (in quanto la fattura viene “emessa” a tutti gli effetti dal centro di scanning e non più dal mittente).

Ciò pone due problemi non banali: bisogna utilizzare un sistema che consenta al centro di scanning di validare la correttezza dell’origine delle fatture ricevute via posta e bisogna trovare un modo per ridurre a zero o quasi il tasso di errore nella interpretazione dei dati (oggi circa il 5%).
Un’operazione di scanning errata, che ad esempio non leggesse correttamente il numero di partita IVA (o prendesse per buona una fattura “spam” non inviata dal mittente) porterebbe alla conseguenza di “fare emettere” la fattura al soggetto sbagliato.
Si tratta di problemi risolvibili, ma che devono essere tenuti in considerazione.

Per generare i file fattura direttamente dal gestionale è necessario trovare un modo per “estrarre”, assieme ad un file immagine della fattura, anche un file contenente gli indici richiesti dalla legge. Visto che ci siamo, sarebbe opportuno riuscire anche ad estrarre gli altri dati di cui il destinatario ha bisogno per alimentare un processo di straight through processing.

Lo strumento deve anche selezionare automaticamente le fatture che vanno trasmesse per via elettronica da quelle che vanno ancora spedite per posta, e verificare che la trasmissione sia avvenuta con successo.
Si tratta di problematiche che si risolvono con pacchetti “ad hoc” (generalmente sviluppati dai vendor dei software gestionali) che generano il file fattura direttamente dal gestionale, o con pacchetti software “add-on” generici, che estraggono i dati dallo spool di stampa delle fatture, senza “toccare” il gestionale.

In entrambi i casi, poiché si tratta di moduli standard che richiedono un limitato sforzo di personalizzazione, è possibile pensare ad una loro diffusione massiva, se le aziende ci si mettono per tempo.
In secondo luogo è necessario trovare un modo per apporre la firma alle fatture (che solo così risultano realmente “emesse” secondo la legge), archiviarle secondo quanto previsto dalla legge e gestire l’interfaccia (formati, protocolli, regole di identificazione,…) con il “Sistema di interscambio” della PA.

Qui parliamo invece di problematiche non semplicissime da risolvere con un semplice tool da parte della singola PMI, anche perché molti dubbi verranno chiariti solo con il decreto attuativo.
L’approccio migliore è di affidarne la gestione a operatori specializzati, che ricevono i file fattura sulla propria infrastruttura informatica, e si prendono carico della corretta effettuazione di tutti gli adempimenti di legge.

Questo approccio consente di disaccoppiare (anche in termini temporali) il problema di come ”attrezzare” le PMI a generare file suscettibili di essere trasformati in fatture elettroniche dal problema (che ovviamente potrà essere completamente risolto solo a valle della emissione del decreto attuativo) di come ottemperare agli adempimenti di legge.
Quello di cui il mercato ha bisogno subito è di una offerta di servizi di fatturazione elettronica “ex-lege” realmente ritagliata sulle esigenze delle PMI.

(Continua)
  

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