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Firma digitale

Verso la maturità del documento informatico?

di Manlio Cammarata - 14.02.08

Sono in arrivo nuove regole tecniche per la formazione e la conservazione dei documenti informatici. Sul sito del Ministro per le riforme e le innovazioni nella pubblica amministrazione è stata pubblicata una "Proposta di regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici". Un po' nascosta, purtroppo, perché meriterebbe maggiore rilievo: da molto tempo non si vedeva su un sito istituzionale una bozza di normativa  pubblicata con lo scopo di ricevere proposte di modifiche o integrazioni (che possono essere inviate all'indirizzo segr.dematerializzazione@governo.it).
Ricordiamo che proprio dopo una discussione pubblica prese forma definitiva il primo regolamento sulla firma digitale (DPR 513/97), ancora oggi un esempio di chiarezza e coerenza.

La "Commissione per la gestione del flusso documentale e dematerializzazione", istituita nel novembre del 2007dal ministro Nicolais e presieduta dal professor Pierluigi Ridolfi, ha scelto di seguire la stessa strada: c'è da sperare che diventi una regola, soprattutto nei casi in cui l'innovazione normativa deve seguire l'innovazione tecnologica. E questa, come si sa, si alimenta del contributo in rete della comunità dei tecnologi, che non può essere lasciata ai margini dello sviluppo delle norme che interessano il progresso tecnico (ferma restando la distinzione tra norma giuridica e norma tecnica e la necessità che la norma giuridica sia formulata dai giuristi).

Ma vediamo il testo della proposta che, solo dopo l'emanazione di ulteriori "guide tecniche" da parte del CNIPA (previste all'art. 11), sostituirà la deliberazione CNIPA 11/04. Con una differenza importante: le regole oggi in vigore riguardano solo la conservazione del documento informatico, mentre le nuove considerano la formazione del documento prima ancora della conservazione. Finalmente il legislatore prende in considerazione l'intero "ciclo di vita" del documento informatico, introducendo quell'ottica "di sistema" che di fatto manca nel testo-base, il codice dell'amministrazione digitale (CAD).

La conseguenza più significativa di questa impostazione è che la conservazione dei documenti informatici non è più regolata come una serie di passaggi obbligati, ma proprio come "sistema", con la previsione specifica della "certificazione di processo": non c'è nulla di sostanzialmente nuovo in tutto questo, ma la chiarezza con la quale è scritta la proposta normativa renderà meno probabili interpretazioni stravaganti come quella della "risoluzione" del Ministero dell'economia, della quale abbiamo parlato nel numero scorso (Per dematerializzare si deve materializzare il dematerializzato).

Tra i punti più interessanti, va citata la previsione del primo comma dell'art. 7, nel quale si prescrive che "Il formato di conservazione è un formato standard aperto, compreso tra quelli riconosciuti dagli organismi nazionali e internazionali preposti alla relativa normazione". Questa disposizione si aggiunge a quelle dell'art. 6, che impongono la conservazione, nell'ambito del sistema, la conservazione, "a) delle informazioni di contesto generate nelle fasi di gestione e di conservazione; b) la conservazione del software di gestione e conservazione, degli strumenti di ricerca, dei titolari, dei piani di conservazione dei documenti, dei manuali di gestione e dei manuali operativi, degli indici e dei repertori formati e utilizzati nei sistemi di gestione dei documenti".

Sempre nell'ambito del sistema di conservazione, deve essere presente la documentazione "a) del software di gestione e conservazione; b) del sistema di sicurezza; c) delle responsabilità per tutte le fasi di gestione del sistema documentario; d) delle operazioni di conservazione dei documenti".
In questo modo si assicura, entro limiti ragionevoli, la consultabilità nel tempo dei documenti e del loro contesto, comprese "le caratteristiche rappresentative degli atti, fatti e dati giuridicamente rilevanti" (art. 7, c. 2). Così dovrebbero essere superate anche alcune perplessità espresse dagli archivisti sulle attuali regole tecniche (vedi La conservazione del documento digitale di Gianni Penzo Doria).

Anche se in generale le procedure sono sostanzialmente le stesse previste dalla normativa in vigore, la nuova formulazione delle regole sembra un primo segno di  "maturità" del documento informatico. Ma il quadro sarà chiaro con le "guide tecniche" che dovranno essere scritte dal CNIPA: solo allora si potrà verificare se la semplificazione che traspare dalla bozza sarà sostanziale. In ogni caso sarà necessario rivedere, nella stessa ottica, l'intero quadro normativo: definizioni semplici e coerenti, coordinamento tra le normative emanate da enti diversi, ritorno alla completa equiparazione tra documento cartaceo e documento informatico, in tutti i casi in cui è possibile.

In particolare, e anche nella prospettiva della conservazione dei documenti informatici, è necessario che siano riviste le disposizioni che "uccidono" il documento informatico alla scadenza del certificato di sottoscrizione: con le norme attuali c'è il rischio fondato che, a distanza di pochi anni dalla "chiusura" del documento, non si possano verificare come valide le firme digitali dei soggetti che hanno concorso alla formazione e alla conservazione del documento stesso. Le conseguenze giuridiche di questa situazione potrebbero essere, in alcuni casi, molto gravi.

La strada da percorrere è ancora lunga.

 

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